公司文檔規(guī)章管理制度

公司文檔規(guī)章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔管理，確保公司各類文件資料的規(guī)范、完整、安全，提高工作效率，保障公司運(yùn)營的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文檔管理工作由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中管理，確保文檔的一致性和規(guī)范性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文檔管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理、保管和歸檔工作。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件資料的形成、傳遞、處理應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保信息的時(shí)效性和有效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保公司文檔的安全與保密。二、文檔分類與編號(hào)（一）文檔分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.人事文件：如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議等。5.技術(shù)文件：公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政文件：編號(hào)格式為“XZ年份序號(hào)”，其中“XZ”代表行政文件，年份為文件形成年份的后兩位數(shù)字，序號(hào)為該年份內(nèi)行政文件的順序號(hào)。2.人事文件：編號(hào)格式為“RS年份序號(hào)”，“RS”表示人事文件。3.財(cái)務(wù)文件：編號(hào)格式為“CW年份序號(hào)”，“CW”即財(cái)務(wù)文件。4.業(yè)務(wù)文件：編號(hào)格式為“YW年份項(xiàng)目編號(hào)序號(hào)”，“YW”為業(yè)務(wù)文件，項(xiàng)目編號(hào)根據(jù)具體業(yè)務(wù)項(xiàng)目確定，序號(hào)為該項(xiàng)目?jī)?nèi)文件的順序號(hào)。5.技術(shù)文件：編號(hào)格式為“JS年份技術(shù)類別編號(hào)序號(hào)”，“JS”代表技術(shù)文件，技術(shù)類別編號(hào)根據(jù)技術(shù)文件的具體類別劃分，序號(hào)為該類別內(nèi)文件的順序號(hào)。6.其他文件：編號(hào)格式為“QT年份序號(hào)”，“QT”表示其他文件。三、文檔的形成與收集（一）文件起草1.各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言準(zhǔn)確。涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，并征求相關(guān)部門意見。2.文件起草人應(yīng)確保文件格式符合公司規(guī)定，使用統(tǒng)一的字體、字號(hào)、排版等要求。（二）文件審核1.文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及格式的規(guī)范性。2.涉及重要事項(xiàng)、重大決策或與其他部門有密切關(guān)聯(lián)的文件，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過后，文件方可進(jìn)入簽發(fā)環(huán)節(jié)。（三）文件簽發(fā)1.根據(jù)文件性質(zhì)和審批權(quán)限，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。一般行政文件由公司總經(jīng)理或其授權(quán)的副總經(jīng)理簽發(fā)；人事、財(cái)務(wù)等重要文件需經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)。2.文件簽發(fā)人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性、合法性和有效性負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見和姓名、日期。（四）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整。2.文件收集人應(yīng)定期對(duì)本部門產(chǎn)生的文件進(jìn)行整理，按照分類要求進(jìn)行初步分類，并及時(shí)移交至公司行政部門。四、文檔的整理與歸檔（一）整理要求1.行政部門收到各部門移交的文件資料后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行進(jìn)一步整理。2.對(duì)每份文件進(jìn)行核對(duì)，確保文件內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)紙張破損或字跡模糊的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔流程1.按照年度和類別，將整理好的文件資料分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、類別、編號(hào)范圍等信息。2.在檔案盒內(nèi)放置文件目錄，文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來源等詳細(xì)信息，便于查找和管理。3.將檔案盒存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，確保檔案存放整齊、有序。五、文檔的保管與借閱（一）保管責(zé)任1.公司行政部門負(fù)責(zé)公司文檔的集中保管，確保文檔的安全存放。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.各部門應(yīng)妥善保管本部門在日常工作中形成的文件資料，如有特殊情況需要委托行政部門代管的，應(yīng)辦理相關(guān)交接手續(xù)。（二）保管期限1.公司文檔的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限一般為15年，中期保管期限為510年，長(zhǎng)期保管期限為10年以上。具體保管期限參照公司文檔保管期限表執(zhí)行。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱公司文檔的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.一般文件的借閱由部門負(fù)責(zé)人審批；重要文件的借閱需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司機(jī)密的文件，必須經(jīng)總經(jīng)理審批。3.借閱人應(yīng)按照審批后的借閱期限及時(shí)歸還文件，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改或損壞文件。如因保管不善造成文件丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、文檔的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱公司文檔的，可直接到行政部門檔案查閱室進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，并做好查閱記錄。2.外部單位因工作需要查閱公司文檔的，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保文檔安全。（二）使用要求1.查閱人如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理人員同意，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.公司文檔僅供查閱人在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何目的。如需將文檔用于對(duì)外宣傳、出版等用途，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)。七、文檔的保密管理（一）保密范圍1.公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶資料等屬于保密范疇。2.涉及公司尚未公開的重大決策、業(yè)務(wù)計(jì)劃、人事變動(dòng)等文件資料也應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的文檔，應(yīng)在文件上加蓋“機(jī)密”、“秘密”等保密標(biāo)識(shí)，并按照保密級(jí)別進(jìn)行分類保管。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露公司文檔的內(nèi)容。未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位或個(gè)人提供保密文檔。3.在文檔的傳遞、使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密傳輸、專人送達(dá)等，確保文檔安全。（三）保密教育1.公司定期組織員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識(shí)和責(zé)任感。2.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行保密培訓(xùn)，使其了解公司的保密制度和要求，并簽訂保密協(xié)議。八、文檔的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無留存價(jià)值的文檔，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因，不再使用且無保存必要的文檔，也應(yīng)及時(shí)銷毀。（二）銷毀流程1.由行政部門檔案管理人員填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上需銷毀文件的清單。2.《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀文件時(shí)，應(yīng)至少有兩名工作人員在場(chǎng)監(jiān)督，確保文件被徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括