2025：合同審批、登記、歸檔業(yè)務流程

2025最新整理：合同審批、登記、歸檔業(yè)務流程一、合同審批流程（一）合同審批的提出合同審批是指在合同正式簽署前，對合同內(nèi)容、條款、合法性及風險進行審查和評估的過程。本流程旨在確保合同內(nèi)容的合規(guī)性、合法性及風險可控性，保障各方權益，維護公司利益。合同審批的申請合同審批的申請由合同起草部門或人員提出，需填寫《合同審批申請表》并附上完整的合同文本及相關資料。申請表中應明確合同的基本信息，包括但不限于合同名稱、合同編號、合同雙方當事人、合同金額、合同履行期限等。合同審批的初審初審由合同起草部門的負責人或指定人員負責，主要對合同的內(nèi)容進行初步審查，包括但不限于合同條款的合規(guī)性、術語的準確性、權利義務的明確性等。初審人員應根據(jù)相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，對合同文本進行詳細審核，并提出初審意見。合同審批的復審復審由公司法律合規(guī)部門負責，對合同的合法性、合規(guī)性及風險進行進一步評估。復審人員應依據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關法律法規(guī)，對合同內(nèi)容進行專業(yè)審查，并就合同中的潛在風險提出書面意見。對于重大、復雜的合同，復審人員可建議組織召開合同評審會議，邀請相關部門負責人及法律顧問共同參與評審。合同審批的批準合同審批的最終批準由公司分管領導或總經(jīng)理負責。批準人應綜合初審、復審意見及法律顧問的建議，對合同的整體內(nèi)容進行最終評估，并作出是否批準的決定。（二）合同審批的風險控制法律風險評估在合同審批過程中，應重點評估合同中的法律風險，包括但不限于合同條款的合法性、違約責任的明確性、爭議解決方式的可操作性等。法律合規(guī)部門應就合同中的法律風險提出明確的評估意見，并建議相應的風險防范措施。條款合理性審查合同審批人員應重點關注合同條款的合理性，確保合同內(nèi)容符合商業(yè)慣例，避免出現(xiàn)顯失公平或不合理的條款。對于涉及重大利益的條款，應進行充分的談判與協(xié)商，確保合同內(nèi)容公正、合理。利益沖突審查在合同審批過程中，應審查合同是否存在利益沖突或潛在的利益輸送情形。對于涉及關聯(lián)交易的合同，應嚴格按照關聯(lián)交易管理制度進行審查，確保關聯(lián)交易的公允性及合規(guī)性。二、合同登記流程（一）合同登記的定義合同登記是指在合同簽署后，對合同文本及相關信息進行系統(tǒng)化、規(guī)范化的記錄和存檔的過程。合同登記的目的是為了方便合同的管理和檢索，確保合同信息的完整性和準確性。合同登記的范圍所有正式簽署的合同均應納入合同登記范圍，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、合作協(xié)議等。對于重大合同或涉及公司核心利益的合同，應優(yōu)先登記。合同登記的方式合同登記可通過公司內(nèi)部的合同管理系統(tǒng)進行線上登記，也可通過紙質(zhì)登記的方式進行。線上登記具有高效、便捷、可追溯的優(yōu)勢，是公司推薦的登記方式。線下登記應同步錄入合同管理系統(tǒng)，以確保信息的完整性。合同登記的內(nèi)容合同登記應包括以下基本信息：合同名稱合同編號合同雙方當事人合同金額合同履行期限合同簽署地點合同簽署日期合同登記日期合同狀態(tài)（未履行、履行中、已履行）合同登記的責任人合同登記由合同起草部門負責，填寫《合同登記表》，并附上完整的合同文本及相關資料。登記人員應確保登記信息的真實、準確、完整，并及時將登記信息報送至合同管理部。（二）合同登記的注意事項信息的真實性登記人員應確保登記信息的真實、準確，不得故意隱瞞或虛構合同信息。對于登記信息中的錯誤或遺漏，應及時更正，并將更正情況報送至合同管理部。信息的保密性合同登記信息屬于公司內(nèi)部機密，登記人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將合同信息泄露給未經(jīng)授權的人員。登記的及時性合同登記應在合同簽署后7個工作日內(nèi)完成，以確保合同信息的時效性及可追溯性。對于緊急合同或涉及公司重大利益的合同，應優(yōu)先登記。三、合同歸檔流程（一）合同歸檔的定義合同歸檔是指在合同履行完畢或終止后，對合同文本及相關資料進行系統(tǒng)化、規(guī)范化的整理和存檔的過程。合同歸檔的目的是為了便于公司內(nèi)部查閱、審計及法律糾紛的處理，確保合同檔案的完整性和安全性。合同歸檔的范圍所有已簽署并履行完畢或終止的合同均應納入合同歸檔范圍。對于未履行的合同，應在合同履行結束后及時歸檔。對于涉及公司重大利益或具有長期保存價值的合同，應特別標注，以便長期保存。合同歸檔的方式合同歸檔可通過公司內(nèi)部的合同管理系統(tǒng)進行線上歸檔，也可通過紙質(zhì)歸檔的方式進行。線上歸檔具有高效、便捷、可追溯的優(yōu)勢，是公司推薦的歸檔方式。線下歸檔應同步錄入合同管理系統(tǒng)，以確保信息的完整性。合同歸檔的內(nèi)容合同歸檔應包括以下資料：原始合同文本合同審批表合同登記表合同履行記錄合同終止協(xié)議（如有）其他相關資料（如談判記錄、變更協(xié)議等）合同歸檔的責任人合同歸檔由合同履行部門負責，填寫《合同歸檔表》，并附上完整的合同資料。歸檔人員應確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性，并及時將歸檔資料報送至公司檔案室。（二）合同歸檔的注意事項資料的完整性歸檔人員應確保合同歸檔資料的完整性，不得遺漏重要資料。對于缺失的資料，應及時補充，并將補充情況報送至檔案室。資料的安全性合同歸檔資料屬于公司重要檔案，歸檔人員應嚴格遵守檔案管理制度，確保合同資料的安全性，防止丟失或損壞。歸檔的及時性合同歸檔應在合同履行完畢或終止后15個工作日內(nèi)完成，以確保合同檔案的時效性及可查閱性。對于重大合同或涉及公司核心利益的合同，應優(yōu)先歸檔。四、合同審批、登記、歸檔的信息化管理隨著信息技術的不斷發(fā)展，合同管理的信息化已成為現(xiàn)代企業(yè)提升管理水平的重要手段。公司應積極推進合同管理的信息化建設，建立完善的合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同審批、登記、歸檔的全程信息化管理。合同管理系統(tǒng)的功能合同管理系統(tǒng)應具備以下功能：合同起草、審批、登記、歸檔的全流程管理合同信息的實時查詢和統(tǒng)計合同履行的動態(tài)監(jiān)控合同檔案的長期保存權限管理及安全性保障合同管理系統(tǒng)的使用合同管理系統(tǒng)應由公司合同管理部統(tǒng)一管理和維護，各部門及人員應嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)范使用合同管理系統(tǒng)，確保合同信息的準確性和完整性。合同管理系統(tǒng)的安全公司應制定嚴格的合同管理系統(tǒng)安全管理制度，確保合同信息的安全性，防止未經(jīng)授權的訪問或篡改。五、合同審批、登記、歸檔的監(jiān)督管理為確保合同審批、登記、歸檔業(yè)務流程的規(guī)范性和有效性，公司應建立完善的監(jiān)督管理機制，定期對合同管理進行檢查和評估。內(nèi)部審計公司審計部應定期對合同管理進行內(nèi)部審計，重點檢查合同審批、登記、歸檔的規(guī)范性、準確性及完整性。對發(fā)現(xiàn)的問題應及時整改，并追究相關責任人的責任。外部審計對于涉及公司核心利益或重大合同，公司可聘請外部審計機構進行審計，確保合同管理的合規(guī)性和透明性。責任追究對于因合同管理不規(guī)范導致公司利益受損的，公司將依法依規(guī)追究相關責任人的責任，情節(jié)嚴重的將移交司