寶馬公司采購管理制度

寶馬公司采購管理制度總則目的本采購管理制度旨在規(guī)范寶馬公司（以下簡稱“公司”）的采購活動，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資和服務(wù)的及時供應，同時控制采購成本，保證采購質(zhì)量，防范采購風險，維護公司利益。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及物資采購、服務(wù)采購的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、行政部門等。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。4.誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行各自的責任和義務(wù)。采購組織與職責采購部門設(shè)置公司設(shè)立獨立的采購部門，負責公司各類物資和服務(wù)的采購工作。采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可下設(shè)不同的采購小組，分別負責不同品類物資的采購。采購部門職責1.制定和完善采購管理制度、流程和標準。2.開展市場調(diào)研，收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。3.根據(jù)公司需求，編制采購計劃，下達采購訂單。4.組織采購談判，簽訂采購合同。5.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。6.負責采購物資和服務(wù)的驗收工作。7.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。其他部門職責1.需求部門：負責提出物資和服務(wù)的采購需求，提供詳細的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求，參與采購過程中的技術(shù)評審和驗收工作。2.財務(wù)部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。3.質(zhì)量部門：負責對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，參與采購合同中質(zhì)量條款的制定和驗收標準的確定。采購流程采購需求提出1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目進度等，提前制定物資和服務(wù)需求計劃，并提交給采購部門。2.需求計劃應明確物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等詳細信息。采購計劃編制1.采購部門收到需求計劃后，進行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃。2.采購計劃應包括采購物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)：采購部門根據(jù)采購計劃，通過市場調(diào)研、供應商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，尋找潛在供應商，并對其進行初步篩選。2.供應商評估：采購部門組織相關(guān)部門對初步篩選的供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.供應商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應商，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資和服務(wù)的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等內(nèi)容。4.供應商管理：采購部門定期對供應商進行評估和考核，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作情況、評估結(jié)果等內(nèi)容。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予獎勵和優(yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，采取警告、暫停合作、終止合作等措施。采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購計劃和供應商選擇結(jié)果，向選定的供應商下達采購訂單。2.采購訂單應明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準等內(nèi)容，并要求供應商簽字確認。采購合同簽訂1.對于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資和服務(wù)的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應按照《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的要求簽訂，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資和服務(wù)的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。3.采購合同簽訂前，應提交財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。采購訂單執(zhí)行與跟蹤1.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求組織生產(chǎn)和供應。采購部門應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、質(zhì)量狀況、交貨情況等信息。2.如發(fā)現(xiàn)供應商存在問題或可能影響交貨的情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。采購驗收1.采購物資和服務(wù)到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)部門進行驗收。2.驗收人員應按照采購合同、訂單要求及相關(guān)質(zhì)量標準對采購物資和服務(wù)進行檢驗和驗收，填寫驗收報告。3.對于驗收合格的物資和服務(wù)，驗收人員應在驗收報告上簽字確認；對于驗收不合格的物資和服務(wù)，應及時通知供應商進行處理，并記錄處理情況。采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核付款申請單的真實性、合法性、準確性后，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。3.對于預付款項，采購部門應在簽訂采購合同后，按照合同約定的比例和時間申請支付預付款；對于貨到付款項，應在物資和服務(wù)驗收合格后，按照合同約定的時間申請支付貨款；對于分期付款項，應按照合同約定的分期時間和金額申請支付款項。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括但不限于供應商風險、市場風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。2.對于識別出的風險，采購部門應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。風險應對措施1.供應商風險應對：加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇資質(zhì)良好、信譽可靠的供應商；與供應商簽訂詳細的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，防范供應商違約風險；定期對供應商進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.市場風險應對：加強市場調(diào)研，及時了解市場動態(tài)和價格變化，合理安排采購計劃，避免因市場波動導致采購成本增加；與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭取更有利的采購價格和條款；采用套期保值等金融工具，降低市場價格波動風險。3.質(zhì)量風險應對：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，要求供應商提供質(zhì)量合格證明文件；加強采購物資和服務(wù)的檢驗和驗收工作，確保質(zhì)量符合要求；對于質(zhì)量不合格的物資和服務(wù)，及時要求供應商進行更換或處理，如給公司造成損失的，依法追究供應商的責任。4.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格按照法律法規(guī)和公司制度簽訂采購合同；在合同簽訂前，組織相關(guān)部門對合同條款進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理；建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；加強合同檔案管理，妥善保管采購合同及相關(guān)資料。5.付款風險應對：嚴格按照采購合同和公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)，確保付款的真實性、合法性、準確性；加強對供應商付款情況的跟蹤和管理，及時掌握供應商的財務(wù)狀況和信用情況，防范付款風險；對于逾期付款的供應商，按照合同約定采取相應的措施，如收取逾期利息、暫停合作等。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂和履行情況等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和檢查。外部監(jiān)督1.公司應積極配合政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供采購活動相關(guān)資料和信息。2.對于涉及重大采購項目或社會關(guān)注度較高的采購活動，公司可邀請外部專業(yè)機構(gòu)進行審計和監(jiān)督，確保采購活動的公開、公平、公正。采購績效評估評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理降低。2.采購質(zhì)量：評估采購物資和服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.采購效率：包括采購周期、訂單處理時間、交貨及時性等，評估采購工作的效率和響應速度。4.供應商管理：評估供應商的選擇、評估、考核等管理工作是否有效，供應商的合作滿意度。5.合規(guī)性：評估采購活動是否符合國家法律法規(guī)和公司制度要求。評估方法1.定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，如采購金額、采購數(shù)量、質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄等。2.采用定量分析和定性分析相結(jié)合的方法，對評估指標進行計算和分析。3.組織相關(guān)部門和人員對采購績效進行評價，聽取各方意見和建議。評估結(jié)果應用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對于績效優(yōu)秀的部門和人員，給予表彰和獎勵；對于績效不佳的部門和人員，進行批評教育和整改，情節(jié)嚴重的，給予相應的處罰。2.將采購績效評估結(jié)果作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據(jù)，