公司禮品物料管理制度

公司禮品物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品物料的管理，規(guī)范禮品物料的采購、使用、庫存等流程，確保禮品物料的合理使用和有效管理，提升公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及禮品物料采購、使用、管理的部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品物料的采購、使用等活動必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.必要性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，合理確定禮品物料的種類和數(shù)量，避免浪費(fèi)。3.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格控制禮品物料的采購成本，確保在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行采購。4.高效性原則：優(yōu)化禮品物料的采購、使用、庫存等流程，提高工作效率。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)禮品物料的采購工作，包括供應(yīng)商的開發(fā)、選擇、采購合同的簽訂等。2.根據(jù)公司需求和預(yù)算，制定采購計劃，確保禮品物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中的相關(guān)問題。（二）行政部門1.負(fù)責(zé)禮品物料的驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作。2.建立禮品物料庫存臺賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.根據(jù)公司需求，合理安排禮品物料的發(fā)放，做好發(fā)放記錄。（三）使用部門1.根據(jù)工作需要，提前向行政部門提出禮品物料的使用申請。2.負(fù)責(zé)禮品物料的使用和管理，確保其合理、有效使用，避免浪費(fèi)。3.配合行政部門做好禮品物料的盤點(diǎn)工作。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)禮品物料采購費(fèi)用的審核和報銷工作。2.對禮品物料的成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、禮品物料采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)活動、客戶關(guān)系維護(hù)等實(shí)際需求，提前[X]個工作日填寫《禮品物料采購申請表》，詳細(xì)注明禮品物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門的采購申請后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行審核，制定月度禮品物料采購計劃，并提交至采購部門。3.采購部門根據(jù)月度采購計劃，結(jié)合市場供應(yīng)情況和預(yù)算安排，制定具體的采購實(shí)施方案。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄，并對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面。2.對于新開發(fā)的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明、業(yè)績案例等資料，確保其具備良好的合作條件。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作策略。如供應(yīng)商出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，應(yīng)及時與其溝通協(xié)商，要求其整改或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購的禮品物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等詳細(xì)信息。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時間和方式組織生產(chǎn)和發(fā)貨。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保貨物按時、按質(zhì)、按量到達(dá)。4.貨物到達(dá)公司后，采購部門應(yīng)通知行政部門進(jìn)行驗(yàn)收。四、禮品物料驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)依據(jù)采購合同、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件，對采購的禮品物料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品物料的規(guī)格、數(shù)量、外觀、質(zhì)量等方面。2.對于有質(zhì)量要求的禮品物料，應(yīng)按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，可通過抽樣檢驗(yàn)、全檢等方式確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。（二）驗(yàn)收流程1.貨物到達(dá)公司后，采購部門應(yīng)及時通知行政部門。行政部門安排驗(yàn)收人員對貨物進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)仔細(xì)核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，檢查貨物的外觀是否完好，有無破損、變形等情況。3.對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的禮品物料，驗(yàn)收人員應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與采購部門溝通，并要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的處理措施。4.驗(yàn)收合格的禮品物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在《禮品物料驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的禮品物料，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商退換貨等事宜。五、禮品物料庫存管理（一）入庫管理1.行政部門驗(yàn)收合格的禮品物料，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)根據(jù)《禮品物料驗(yàn)收單》，將禮品物料準(zhǔn)確無誤地存放至相應(yīng)的倉庫區(qū)域，并更新庫存臺賬。2.庫存臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄禮品物料的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保賬實(shí)相符。（二）庫存保管1.行政部門應(yīng)根據(jù)禮品物料的性質(zhì)、特點(diǎn)等，合理安排倉庫存儲空間，確保禮品物料的安全存放。2.對于易損、易變質(zhì)的禮品物料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如防潮、防蟲、防火等，以保證其質(zhì)量不受影響。3.定期對庫存禮品物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次，由行政部門組織，各使用部門配合。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《禮品物料盤點(diǎn)報告》，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（三）出庫管理1.使用部門因工作需要領(lǐng)用禮品物料時，應(yīng)填寫《禮品物料領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用禮品物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)庫存情況和審批意見，對《禮品物料領(lǐng)用申請表》進(jìn)行審核。審核通過后，辦理出庫手續(xù)，并更新庫存臺賬。3.出庫人員應(yīng)按照審批后的《禮品物料領(lǐng)用申請表》發(fā)放禮品物料，確保發(fā)放數(shù)量準(zhǔn)確無誤。領(lǐng)用人員應(yīng)在《禮品物料領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。六、禮品物料使用管理（一）使用申請各使用部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，提前向行政部門提交禮品物料使用申請。申請應(yīng)明確禮品物料的用途、預(yù)計使用時間、數(shù)量等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照申請用途合理使用禮品物料，不得擅自改變其用途或挪作他用。2.在禮品物料使用過程中，應(yīng)注意節(jié)約，避免浪費(fèi)。如因特殊原因需要增加使用數(shù)量或變更使用用途，應(yīng)重新提交申請并獲得批準(zhǔn)。3.對于貴重禮品物料或有特殊要求的禮品物料，使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理和使用，確保其安全和有效使用。（三）使用記錄使用部門應(yīng)建立禮品物料使用記錄，詳細(xì)記錄禮品物料的使用時間、地點(diǎn)、對象、用途等信息。使用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。七、禮品物料成本控制（一）預(yù)算控制1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，制定禮品物料采購預(yù)算，并將其納入公司年度預(yù)算管理體系。2.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制采購成本，確保采購費(fèi)用不超過預(yù)算額度。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。（二）成本分析與優(yōu)化1.財務(wù)部門定期對禮品物料的采購成本、使用成本等進(jìn)行分析，評估成本控制效果。2.根據(jù)成本分析結(jié)果，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商優(yōu)化采購價格，行政部門應(yīng)加強(qiáng)禮品物料的庫存管理和使用管理，降低庫存成本和浪費(fèi)現(xiàn)象，共同實(shí)現(xiàn)禮品物料成本的有效控制。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對禮品物料的采購、使用、庫存等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行到位。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.建立禮品物料管理考核機(jī)制，對采購部門、行政部門、使用部門等相關(guān)部門和人員的禮品物料管理工作進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括采購成本控