出納報(bào)銷費(fèi)用管理制度

出納報(bào)銷費(fèi)用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程，確保公司資金的合理使用和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：報(bào)銷費(fèi)用必須真實(shí)發(fā)生，嚴(yán)禁虛報(bào)、假報(bào)。2.合理性原則：費(fèi)用支出應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實(shí)際需要，具有合理性。3.合規(guī)性原則：報(bào)銷必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。4.及時(shí)性原則：?jiǎn)T工應(yīng)及時(shí)報(bào)銷費(fèi)用，避免逾期。二、費(fèi)用報(bào)銷的一般規(guī)定（一）報(bào)銷憑證要求1.所有費(fèi)用報(bào)銷必須取得合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。發(fā)票應(yīng)具備稅務(wù)監(jiān)制章、發(fā)票專用章，內(nèi)容完整，包括發(fā)票抬頭（必須為公司全稱）、日期、項(xiàng)目、金額、開票單位等。2.收據(jù)必須是財(cái)政部門監(jiān)制或稅務(wù)部門認(rèn)可的正規(guī)收據(jù)，且應(yīng)注明收款單位名稱、日期、項(xiàng)目、金額等。3.對(duì)于無法取得發(fā)票的特殊情況，需提供相關(guān)說明及審批文件，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核同意后方可報(bào)銷。（二）報(bào)銷審批流程1.費(fèi)用報(bào)銷人應(yīng)先填寫費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生日期、事由、金額、附件張數(shù)等信息，并在報(bào)銷單上簽字。2.將報(bào)銷單及相關(guān)原始憑證提交給部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，報(bào)銷單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證的合法性、合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核，審核無誤后簽字。4.財(cái)務(wù)審核通過后，報(bào)銷單根據(jù)金額大小提交給相應(yīng)層級(jí)的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較小的由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，金額較大的需經(jīng)總經(jīng)理審批。5.審批通過后的報(bào)銷單返回財(cái)務(wù)部門，出納根據(jù)報(bào)銷金額支付款項(xiàng)。（三）報(bào)銷時(shí)間規(guī)定1.員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)，特殊情況需提前向財(cái)務(wù)部門說明并經(jīng)同意。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到報(bào)銷單后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，如遇特殊情況可適當(dāng)延長(zhǎng)，但應(yīng)及時(shí)通知報(bào)銷人。3.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到報(bào)銷單后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，不得無故拖延。（四）報(bào)銷金額規(guī)定1.單次報(bào)銷金額在[X]元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單次報(bào)銷金額在[X]元以上（含[X]元）的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.對(duì)于超過預(yù)算的費(fèi)用報(bào)銷，需額外提供預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)及審批文件。三、各類費(fèi)用報(bào)銷細(xì)則（一）差旅費(fèi)1.定義：差旅費(fèi)是指員工因公務(wù)需要出差而發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。2.交通費(fèi)用員工應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定選擇合適的交通工具出行。乘坐飛機(jī)應(yīng)優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)艙，特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。乘坐火車時(shí)，原則上應(yīng)選擇硬座或硬臥，因工作需要乘坐軟臥的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。市內(nèi)交通費(fèi)用應(yīng)盡量選擇公共交通工具，如因特殊情況需要乘坐出租車的，應(yīng)在報(bào)銷單上注明事由。3.住宿費(fèi)用住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差地區(qū)的不同分為不同檔次，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：[詳細(xì)列出各地區(qū)的住宿標(biāo)準(zhǔn)金額]員工應(yīng)選擇符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的酒店住宿，并取得正規(guī)發(fā)票。如因特殊情況需要超出標(biāo)準(zhǔn)的，需提前經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.餐飲費(fèi)用餐飲補(bǔ)貼按照出差自然天數(shù)計(jì)算，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為：[具體金額]元/天。如有招待客戶等特殊情況發(fā)生的餐飲費(fèi)用，需單獨(dú)填寫招待費(fèi)報(bào)銷單，并注明招待事由、人數(shù)等信息。（二）業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.定義：業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指公司為開展業(yè)務(wù)活動(dòng)需要而發(fā)生的宴請(qǐng)、禮品贈(zèng)送等費(fèi)用。2.招待原則嚴(yán)格控制招待費(fèi)用支出，遵循必要性、合理性原則。招待活動(dòng)應(yīng)與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，不得用于個(gè)人消費(fèi)。3.審批流程業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷前需填寫招待費(fèi)申請(qǐng)表，詳細(xì)說明招待對(duì)象、事由、預(yù)計(jì)金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。招待費(fèi)報(bào)銷時(shí)，應(yīng)附上招待費(fèi)申請(qǐng)表、發(fā)票、消費(fèi)清單等相關(guān)憑證。4.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定單次招待費(fèi)用在[X]元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單次招待費(fèi)用在[X]元以上（含[X]元）的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。年度業(yè)務(wù)招待費(fèi)總額應(yīng)控制在公司年度預(yù)算范圍內(nèi)。（三）辦公用品及低值易耗品1.定義：辦公用品是指用于辦公的日常用品，如文具、紙張、文件夾等；低值易耗品是指價(jià)值較低、使用期限較短的物品，如辦公桌椅、文件柜等。2.采購(gòu)流程各部門根據(jù)實(shí)際需要填寫辦公用品及低值易耗品采購(gòu)申請(qǐng)單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等信息，并提交給行政部門。行政部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，匯總后統(tǒng)一采購(gòu)。采購(gòu)應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保物品質(zhì)量和價(jià)格合理。3.報(bào)銷規(guī)定辦公用品及低值易耗品采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并將發(fā)票、入庫(kù)單等相關(guān)憑證提交給財(cái)務(wù)部門。員工領(lǐng)用辦公用品及低值易耗品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)票金額及入庫(kù)、領(lǐng)用情況進(jìn)行報(bào)銷審核。（四）通訊費(fèi)1.定義：通訊費(fèi)是指員工因工作需要發(fā)生的手機(jī)話費(fèi)、固定電話話費(fèi)等費(fèi)用。2.補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)員工崗位級(jí)別制定通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，具體如下：[詳細(xì)列出各崗位級(jí)別的補(bǔ)貼金額]3.報(bào)銷方式員工可選擇憑發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷或按照補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取補(bǔ)貼。選擇實(shí)報(bào)實(shí)銷的，需提供正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明手機(jī)號(hào)碼或固定電話號(hào)碼。選擇領(lǐng)取補(bǔ)貼的，不再報(bào)銷通訊費(fèi)發(fā)票。補(bǔ)貼隨工資一并發(fā)放。（五）車輛費(fèi)用1.定義：車輛費(fèi)用是指公司車輛發(fā)生的加油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。2.車輛使用規(guī)定公司車輛由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。車輛使用應(yīng)填寫車輛使用登記表，注明使用時(shí)間、事由、行駛里程等信息。3.費(fèi)用報(bào)銷加油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)等憑正規(guī)發(fā)票報(bào)銷，發(fā)票上應(yīng)注明車牌號(hào)。車輛維修保養(yǎng)費(fèi)需提供維修清單、發(fā)票等相關(guān)憑證，并經(jīng)行政部門審核簽字。四、報(bào)銷支付方式（一）現(xiàn)金支付1.對(duì)于金額較小、符合現(xiàn)金支付規(guī)定的報(bào)銷費(fèi)用，出納可采用現(xiàn)金支付方式。2.現(xiàn)金支付時(shí)，報(bào)銷人應(yīng)在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)領(lǐng)取現(xiàn)金。（二）銀行轉(zhuǎn)賬1.對(duì)于金額較大或不符合現(xiàn)金支付規(guī)定的報(bào)銷費(fèi)用，出納應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。2.銀行轉(zhuǎn)賬時(shí)，報(bào)銷人應(yīng)提供本人銀行賬號(hào)信息，出納核對(duì)無誤后進(jìn)行轉(zhuǎn)賬操作。五、報(bào)銷監(jiān)督與檢查（一）財(cái)務(wù)部門監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，檢查報(bào)銷是否符合規(guī)定，憑證是否真實(shí)、合法、有效。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)憑證。（二）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，檢查報(bào)銷流程是否合規(guī)，費(fèi)用支出是否合理。2.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、違規(guī)處理（一）對(duì)虛報(bào)、假報(bào)費(fèi)用的處理1.一經(jīng)發(fā)現(xiàn)員工虛報(bào)、假報(bào)費(fèi)用，公司將追回虛報(bào)金額，并給予警告處分。2.情節(jié)嚴(yán)重的，將解除勞動(dòng)合同，并依法追究法律責(zé)任。