學(xué)院合同內(nèi)控管理制度

學(xué)院合同內(nèi)控管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)學(xué)院合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院與校內(nèi)外單位或個(gè)人簽訂的各類合同，包括但不限于教學(xué)科研合作合同、培訓(xùn)合同、技術(shù)服務(wù)合同、物資采購(gòu)合同、租賃合同、建設(shè)工程合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：注重合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估與防控，確保學(xué)院利益不受損害。4.統(tǒng)一管理原則：學(xué)院合同實(shí)行歸口管理，明確各部門職責(zé)，規(guī)范工作流程。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同歸口管理部門學(xué)院設(shè)立合同管理辦公室，作為合同歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂與解釋，合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的指導(dǎo)與監(jiān)督，合同文本的審核與歸檔等工作。（二）業(yè)務(wù)承辦部門1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的前期調(diào)研、洽談、起草合同文本等工作。2.按照合同約定組織實(shí)施項(xiàng)目，及時(shí)處理合同履行過程中的問題。3.配合合同歸口管理部門做好合同審核、備案、歸檔等工作。（三）法務(wù)部門1.為合同簽訂、履行提供法律咨詢和法律風(fēng)險(xiǎn)防控建議。2.對(duì)重大、復(fù)雜合同進(jìn)行合法性審查，參與合同糾紛的處理。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同中涉及的財(cái)務(wù)條款，確保財(cái)務(wù)收支合規(guī)。2.按照合同約定辦理款項(xiàng)收付，監(jiān)控合同執(zhí)行中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（五）審計(jì)部門對(duì)合同簽訂、履行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)承辦部門根據(jù)工作需要，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、金額、對(duì)方單位基本情況、預(yù)計(jì)簽訂時(shí)間等信息。2.合同立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同立項(xiàng)需經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)或黨委會(huì)審議通過。（二）合同起草1.業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)合同文本的起草工作。合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確，符合法律法規(guī)和學(xué)院要求。2.涉及多個(gè)部門的合同，由牽頭部門會(huì)同相關(guān)部門共同起草。（三）合同審核1.業(yè)務(wù)承辦部門將起草好的合同文本提交合同歸口管理部門進(jìn)行形式審核，審核內(nèi)容包括合同格式、條款完整性、簽字蓋章等。2.合同歸口管理部門審核通過后，將合同文本送法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，送財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核，送審計(jì)部門進(jìn)行審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)出具審核意見，業(yè)務(wù)承辦部門根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。（四）合同審批1.經(jīng)審核修改后的合同文本，按照學(xué)院審批流程進(jìn)行審批。一般合同由分管院領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同需經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)或黨委會(huì)審議通過。2.審批通過的合同，由業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)打印、編號(hào)，并加蓋學(xué)院公章。（五）合同簽訂1.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。2.合同簽訂過程中，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)確保對(duì)方單位主體資格合法、資信狀況良好，合同條款符合雙方約定。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同歸口管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并報(bào)合同歸口管理部門備案。（二）履行情況跟蹤1.業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)合同履行的具體實(shí)施，按照履行計(jì)劃及時(shí)推進(jìn)工作，定期向合同歸口管理部門匯報(bào)合同履行情況。2.合同歸口管理部門對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。（三）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.合同變更申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同變更需經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)或黨委會(huì)審議通過。3.合同變更申請(qǐng)獲批后，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)與對(duì)方單位協(xié)商簽訂變更協(xié)議，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批和簽訂。（四）終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)，填寫《合同終止申請(qǐng)表》，說明合同終止原因、履行情況等。2.合同終止申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同終止后，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)及時(shí)清理合同資料，辦理款項(xiàng)結(jié)算、資產(chǎn)交接等手續(xù)，并將相關(guān)情況報(bào)合同歸口管理部門備案。（五）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告合同歸口管理部門，并積極與對(duì)方單位協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，按照學(xué)院糾紛處理流程，提交法務(wù)部門處理。必要時(shí)，可通過仲裁或訴訟方式解決。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，整理成冊(cè)。2.合同履行過程中產(chǎn)生的變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、終止申請(qǐng)等資料，也應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）檔案整理合同歸口管理部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號(hào)，確保檔案資料整齊有序。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案安全。2.建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。（四）檔案查閱1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同歸口管理部門查閱。2.涉及對(duì)外提供合同檔案的，應(yīng)按照學(xué)院保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保學(xué)院信息安全。六、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同歸口管理部門定期對(duì)合同簽訂、履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同審批流程是否規(guī)范、合同條款是否得到有效執(zhí)行、合同風(fēng)險(xiǎn)防控措施是否落實(shí)等。2.審計(jì)部門不定期對(duì)合同進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)承辦部門和相關(guān)責(zé)任人的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、風(fēng)險(xiǎn)防控效果、檔案管理情況等。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為部門和個(gè)人績(jī)效評(píng)定、評(píng)先評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)承辦部門未按規(guī)定履行合同管理職責(zé)，導(dǎo)致合同簽訂失誤、履行不當(dāng)、出現(xiàn)糾紛等，給學(xué)院造成損失的，由業(yè)務(wù)承辦部門承擔(dān)主要責(zé)任。2.因合同歸口管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致合同存在問題的，由相關(guān)審核部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行批