基金公司存貨管理制度

基金公司存貨管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)基金公司存貨管理，規(guī)范存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)等行為，保障公司資產(chǎn)安全，提高存貨運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基金公司總部及各分支機(jī)構(gòu)存貨的管理。存貨包括基金產(chǎn)品相關(guān)的各類(lèi)資產(chǎn)，如證券、票據(jù)、合同文件等，以及辦公物資、低值易耗品等。（三）基本原則1.合法性原則：存貨管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及監(jiān)管要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保存貨數(shù)量、價(jià)值記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，賬實(shí)相符。3.安全性原則：保障存貨的安全完整，防止損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。4.效益性原則：優(yōu)化存貨管理流程，降低成本，提高資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效益。二、存貨采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求、庫(kù)存狀況等因素，定期編制存貨采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行可行性研究和論證。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估和審核。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)優(yōu)先選擇名錄內(nèi)的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。如需新增供應(yīng)商，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)人員按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃和合同要求，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，遵循性價(jià)比最優(yōu)原則，確保采購(gòu)物資符合公司要求。3.對(duì)于重要物資的采購(gòu)，可采用招標(biāo)、詢價(jià)、談判等多種方式進(jìn)行，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退換貨等事宜。三、存貨驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收流程1.驗(yàn)收部門(mén)收到采購(gòu)部門(mén)的驗(yàn)收通知后，安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作。2.驗(yàn)收人員對(duì)照采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)憑證，對(duì)存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。3.對(duì)于實(shí)物資產(chǎn)，如證券等，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)和檢查；對(duì)于文件資料等，應(yīng)檢查其完整性和準(zhǔn)確性。（二）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.存貨的質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，以及采購(gòu)合同約定的質(zhì)量要求。2.存貨的數(shù)量應(yīng)與采購(gòu)合同、發(fā)票等憑證一致，誤差應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)。3.存貨的規(guī)格應(yīng)符合采購(gòu)合同要求，無(wú)明顯差異。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收過(guò)程和結(jié)果，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員等信息。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，一份交采購(gòu)部門(mén)作為付款依據(jù)，一份交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理，一份留存驗(yàn)收部門(mén)存檔。四、存貨保管管理（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.根據(jù)存貨的性質(zhì)和特點(diǎn)，設(shè)置專門(mén)的保管場(chǎng)所，確保存貨存放安全、有序。2.配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、文件柜、貨架、消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，保障存貨的質(zhì)量和安全。（二）存貨分類(lèi)存放1.按照存貨的類(lèi)別、品種、規(guī)格等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于管理和查找。2.對(duì)于不同性質(zhì)的存貨，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，如對(duì)易受潮的物資應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的地方，對(duì)易燃易爆物資應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊保管。（三）保管人員職責(zé)1.保管人員負(fù)責(zé)存貨的日常保管工作，確保存貨的安全完整。2.定期對(duì)存貨進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告存貨的損壞、丟失、變質(zhì)等情況。3.做好存貨保管場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生和安全防范工作，防止發(fā)生火災(zāi)、盜竊等事故。（四）庫(kù)存標(biāo)識(shí)與記錄1.在存貨保管場(chǎng)所設(shè)置明顯的庫(kù)存標(biāo)識(shí)，標(biāo)明存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。2.保管人員應(yīng)建立存貨保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄存貨的出入庫(kù)情況，包括日期、憑證號(hào)碼、摘要、數(shù)量、金額等內(nèi)容。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門(mén)的賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。五、存貨領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用存貨時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)存貨領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.領(lǐng)用申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，報(bào)公司管理層審批后，方可到保管部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.保管人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，對(duì)存貨進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)核對(duì)領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與申請(qǐng)表一致。2.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取存貨時(shí)，應(yīng)在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。保管人員應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，記錄存貨的減少情況。（三）領(lǐng)用審批權(quán)限1.對(duì)于日常辦公物資和低值易耗品的領(lǐng)用，按照公司內(nèi)部規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及金額較大或重要的存貨領(lǐng)用，如重大投資項(xiàng)目相關(guān)的資產(chǎn)領(lǐng)用，需經(jīng)公司高層管理人員審批。六、存貨盤(pán)點(diǎn)管理（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃制定1.財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)制定年度存貨盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員分工等內(nèi)容。2.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和存貨管理要求，合理安排盤(pán)點(diǎn)時(shí)間，確保盤(pán)點(diǎn)工作順利進(jìn)行。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，組織盤(pán)點(diǎn)人員對(duì)存貨進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)包括財(cái)務(wù)人員、保管人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)谋P(pán)點(diǎn)方法，如逐一盤(pán)點(diǎn)、抽樣盤(pán)點(diǎn)等，確保盤(pán)點(diǎn)結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真記錄盤(pán)點(diǎn)情況，填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)注明存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、實(shí)際狀況等信息。（三）盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)將盤(pán)點(diǎn)表匯總，與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。2.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗、丟失、被盜等情況的，按照規(guī)定程序進(jìn)行審批處理；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，調(diào)整庫(kù)存賬目，確保賬實(shí)相符。同時(shí)，針對(duì)盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，完善存貨管理制度。七、存貨處置管理（一）處置申請(qǐng)1.對(duì)于已無(wú)使用價(jià)值或不需用的存貨，相關(guān)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)存貨處置申請(qǐng)表，說(shuō)明處置原因、處置方式、預(yù)計(jì)處置金額等內(nèi)容。2.處置申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。（二）處置方式1.存貨處置方式包括出售、報(bào)廢、捐贈(zèng)等。2.對(duì)于可出售的存貨，應(yīng)通過(guò)公開(kāi)市場(chǎng)交易等方式進(jìn)行處置，確保處置價(jià)格合理、公正。3.對(duì)于已報(bào)廢的存貨，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理，如填寫(xiě)報(bào)廢清單、進(jìn)行資產(chǎn)核銷(xiāo)等。4.對(duì)于符合條件的存貨捐贈(zèng)，應(yīng)按照公司捐贈(zèng)管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）處置審批1.對(duì)于金額較小的存貨處置，可由公司管理層授權(quán)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于金額較大的存貨處置，需經(jīng)公司董事會(huì)或股東大會(huì)審批。（四）處置記錄1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)記錄存貨處置的相關(guān)信息，包括處置日期、處置方式、處置金額、審批情況等。2.處置記錄應(yīng)作為財(cái)務(wù)核算和資產(chǎn)管理的重要依據(jù)，確保存貨處置過(guò)程合規(guī)、準(zhǔn)確。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)存貨管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、庫(kù)存賬實(shí)相符情況等。2.對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)、保管部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)存貨進(jìn)行日常檢查，確保存貨管理工作正常開(kāi)展。2.日常檢查內(nèi)容包括存貨的存放狀況、保管設(shè)施的運(yùn)行情況、庫(kù)存標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性、庫(kù)存臺(tái)賬的記錄情況等。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.對(duì)于