工程投標(biāo)檔案管理制度

工程投標(biāo)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程投標(biāo)檔案的管理，確保投標(biāo)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高投標(biāo)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的各類工程投標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理，包括投標(biāo)文件的編制、審核、裝訂、存檔以及查閱等全過程。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：投標(biāo)檔案應(yīng)如實(shí)反映投標(biāo)過程和相關(guān)情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋投標(biāo)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括文件資料、往來信函、會(huì)議記錄等，保證檔案資料齊全。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行管理，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的投標(biāo)檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、投標(biāo)檔案管理職責(zé)（一）投標(biāo)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)投標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)文件資料的收集、整理和初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)招標(biāo)文件要求，組織編制投標(biāo)文件，保證投標(biāo)文件內(nèi)容符合規(guī)定和要求。3.在投標(biāo)過程中，及時(shí)與招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等溝通協(xié)調(diào)，妥善保存往來信函、會(huì)議紀(jì)要等資料，并提交至檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好投標(biāo)檔案的歸檔、查閱等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善投標(biāo)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)投標(biāo)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立投標(biāo)檔案目錄索引，方便查閱和檢索。4.對(duì)投標(biāo)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.根據(jù)公司規(guī)定，辦理投標(biāo)檔案的查閱、借閱手續(xù)，并做好登記工作。（三）其他部門職責(zé)1.涉及投標(biāo)項(xiàng)目的其他部門，應(yīng)按照本制度要求，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息，并配合做好檔案管理工作。2.協(xié)助投標(biāo)部門和檔案管理部門解決投標(biāo)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。三、投標(biāo)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)文件及相關(guān)補(bǔ)遺文件。2.投標(biāo)文件，包括商務(wù)部分、技術(shù)部分、價(jià)格部分等。3.資格證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明、人員資質(zhì)等。4.投標(biāo)過程中的往來信函、傳真、電子郵件等。5.開標(biāo)、評(píng)標(biāo)記錄及相關(guān)文件。6.與投標(biāo)項(xiàng)目有關(guān)的其他文件資料。（二）收集要求1.投標(biāo)部門應(yīng)在投標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將收集到的投標(biāo)檔案資料移交至檔案管理部門。2.移交的資料應(yīng)齊全、完整，如有缺失或損壞，應(yīng)注明原因并及時(shí)補(bǔ)充或修復(fù)。3.資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保清晰、有序。（三）整理方法1.分類：根據(jù)投標(biāo)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為招標(biāo)文件類、投標(biāo)文件類、資格證明文件類、往來信函類、開標(biāo)評(píng)標(biāo)文件類等。2.編號(hào)：為每一份檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制投標(biāo)檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。四、投標(biāo)檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按項(xiàng)目分類：以每個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目為單位，將該項(xiàng)目的所有檔案資料歸為一類。2.按文件類型分類：在每個(gè)項(xiàng)目檔案下，再按照招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、資格證明文件等文件類型進(jìn)行細(xì)分。（二）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目編號(hào)：采用[公司簡(jiǎn)稱][年份][項(xiàng)目序號(hào)]的格式，如[公司簡(jiǎn)稱]2023001，表示公司2023年的第一個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目。2.文件編號(hào)：在項(xiàng)目編號(hào)后加上文件類型代碼和順序號(hào)，如[公司簡(jiǎn)稱]2023001ZJ01，表示2023年第一個(gè)投標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)文件第1份文件。文件類型代碼如下：ZJ：招標(biāo)文件TB：投標(biāo)文件ZG：資格證明文件WL：往來信函KP：開標(biāo)評(píng)標(biāo)文件五、投標(biāo)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，按照檔案編號(hào)順序存放紙質(zhì)投標(biāo)檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.電子檔案：將投標(biāo)檔案的電子版本存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案編號(hào)對(duì)應(yīng)，便于查找和管理。（二）保管期限1.一般投標(biāo)項(xiàng)目檔案保管期限為[X]年，自項(xiàng)目結(jié)束之日起計(jì)算。2.對(duì)于重要項(xiàng)目或涉及重大利益的投標(biāo)項(xiàng)目檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)至[X]年。3.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、投標(biāo)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱投標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《投標(biāo)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《投標(biāo)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱投標(biāo)檔案，確因特殊情況需要借閱的，應(yīng)填寫《投標(biāo)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、投標(biāo)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的投標(biāo)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人泄露。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置等。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠及時(shí)、有效地保護(hù)檔案安全。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。八、投標(biāo)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.投標(biāo)檔案保管期限屆滿，且公司不再需要留存的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法繼續(xù)保存的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《投標(biāo)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。