印章發(fā)放安全管理制度

印章發(fā)放安全管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司印章發(fā)放的安全管理，規(guī)范印章的發(fā)放流程，確保印章的使用安全、規(guī)范、有序，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)印章的發(fā)放管理，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等各類具有法律效力的印章。3.基本原則印章發(fā)放遵循“嚴(yán)格審批、安全規(guī)范、責(zé)任明確”的原則，確保印章發(fā)放過(guò)程可追溯，使用安全有保障。印章分類及管理職責(zé)1.印章分類公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力的重要印章，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，具有特定的法律效力。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)，常用于特定的財(cái)務(wù)文件或授權(quán)事項(xiàng)。部門章：各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知等的印發(fā)。2.管理職責(zé)人事部門負(fù)責(zé)制定和完善印章發(fā)放安全管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。審核印章申請(qǐng)，確保申請(qǐng)流程合規(guī)，申請(qǐng)人具備使用印章的資格和權(quán)限。負(fù)責(zé)印章的統(tǒng)一保管和發(fā)放，建立印章發(fā)放臺(tái)賬，記錄印章發(fā)放、回收等情況。定期組織印章使用安全培訓(xùn)，提高員工的印章安全意識(shí)。使用部門負(fù)責(zé)本部門印章使用需求的申請(qǐng)，明確印章使用的事項(xiàng)、用途、期限等。嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章，確保印章使用的真實(shí)性、合法性和安全性。妥善保管印章，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或丟失印章。如發(fā)現(xiàn)印章異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人事部門。審批部門根據(jù)公司規(guī)定和審批權(quán)限，對(duì)印章申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保印章發(fā)放符合公司利益和管理要求。對(duì)印章使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。印章申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程需使用印章的部門或個(gè)人填寫《印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)印章的種類、用途、使用范圍、使用期限等信息。將填寫完整的申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至人事部門。人事部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)流程是否合規(guī)、申請(qǐng)人是否具備相應(yīng)權(quán)限等。人事部門審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至審批部門進(jìn)行最終審批。審批部門根據(jù)公司規(guī)定和審批權(quán)限，對(duì)印章申請(qǐng)進(jìn)行審批，并簽署審批意見。2.審批權(quán)限公章：由公司法定代表人或其授權(quán)的高級(jí)管理人員審批。合同專用章：根據(jù)合同金額大小和重要程度，由相應(yīng)層級(jí)的管理人員審批。一般合同金額在[X]萬(wàn)元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批；合同金額在[X]萬(wàn)元以上的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同需經(jīng)總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。法定代表人章：根據(jù)具體使用事項(xiàng)，由法定代表人或其授權(quán)的人員審批。部門章：由部門負(fù)責(zé)人審批。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用印章，且無(wú)法按照正常審批流程進(jìn)行時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)電話或書面形式向?qū)徟块T說(shuō)明情況，經(jīng)同意后可先行使用印章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。印章發(fā)放1.發(fā)放流程經(jīng)審批通過(guò)的印章申請(qǐng)，由人事部門通知申請(qǐng)人到指定地點(diǎn)領(lǐng)取印章。領(lǐng)取印章時(shí)，申請(qǐng)人需攜帶有效身份證件，并在《印章領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。登記表應(yīng)詳細(xì)記錄印章領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人姓名、身份證號(hào)碼、印章種類、印章編號(hào)等信息。人事部門向申請(qǐng)人發(fā)放印章，并提供印章使用說(shuō)明和注意事項(xiàng)。同時(shí)，告知申請(qǐng)人印章使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還，如印章丟失或損壞應(yīng)立即報(bào)告。2.印章編號(hào)與備案每枚印章均應(yīng)賦予唯一的編號(hào)，以便于管理和追溯。印章編號(hào)應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行備案，備案信息包括印章編號(hào)、印章種類、啟用時(shí)間、使用部門等。人事部門應(yīng)建立印章檔案，將印章申請(qǐng)表、審批文件、領(lǐng)取登記表等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。印章使用1.使用原則合法合規(guī)原則：印章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的要求，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。審批授權(quán)原則：印章使用前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)審批不得擅自使用印章。審批人應(yīng)明確授權(quán)使用印章的事項(xiàng)、范圍和期限。登記備案原則：每次印章使用都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用時(shí)間、使用部門、使用人、使用事項(xiàng)、審批人等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備核查。專人專管原則：印章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意交予他人代管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和安全意識(shí)，確保印章安全。2.使用流程填寫用印申請(qǐng)單：使用印章前，使用人應(yīng)填寫《用印申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、使用期限等信息，并簽字確認(rèn)。提交審批：將填寫好的用印申請(qǐng)單按照審批權(quán)限提交至相應(yīng)的審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)認(rèn)真審核用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性，簽署審批意見。用印登記：經(jīng)審批通過(guò)后，用印申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)至印章保管人員處。保管人員應(yīng)對(duì)用印申請(qǐng)單進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在《印章使用登記表》上進(jìn)行登記，并在用印文件上加蓋印章。用印文件存檔：用印完成后，保管人員應(yīng)將用印申請(qǐng)單、用印文件等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備查閱。3.特殊情況用印如遇文件內(nèi)容需要修改后再行用印的情況，使用人應(yīng)將修改后的文件重新提交審批，審批通過(guò)后方可用印。對(duì)于多頁(yè)文件需要加蓋騎縫章的，應(yīng)確保印章完整覆蓋文件各頁(yè)的騎縫處，以保證文件的完整性和真實(shí)性。涉及重大合同或重要文件的用印，應(yīng)在公司法律顧問(wèn)的指導(dǎo)下進(jìn)行，確保用印的合法性和有效性。印章保管1.保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。嚴(yán)格按照印章使用流程進(jìn)行操作，未經(jīng)審批不得擅自使用印章。定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人事部門，并按規(guī)定進(jìn)行處理。妥善保管印章使用登記記錄，不得擅自銷毀或涂改。2.保管場(chǎng)所要求印章應(yīng)存放在安全可靠的場(chǎng)所，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥，避免印章受潮生銹或損壞。3.印章交接印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)由人事部門負(fù)責(zé)監(jiān)交，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。交接雙方應(yīng)在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)，清單應(yīng)詳細(xì)記錄交接的印章種類、數(shù)量、編號(hào)、交接時(shí)間等信息。交接完成后，原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新保管人員。印章回收與銷毀1.回收條件因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，不再需要使用的印章應(yīng)及時(shí)回收。印章使用期限屆滿，或使用事項(xiàng)完成后，應(yīng)將印章交回人事部門。2.回收流程印章使用部門或個(gè)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將印章交回人事部門，并填寫《印章回收登記表》，注明回收印章的種類、編號(hào)、回收原因等信息。人事部門對(duì)回收的印章進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)印章完好無(wú)損后，辦理印章回收手續(xù)，并在印章回收登記表上簽字確認(rèn)。對(duì)于損壞的印章，人事部門應(yīng)進(jìn)行鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)處理。如確已無(wú)法使用，應(yīng)辦理報(bào)廢手續(xù)。3.銷毀規(guī)定對(duì)于回收后不再使用的印章，人事部門應(yīng)定期組織銷毀。銷毀印章應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用，如粉碎、熔化等。印章銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀印章的種類和數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。銷毀印章時(shí)，應(yīng)由人事部門會(huì)同相關(guān)部門人員進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程合規(guī)、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督人事部門定期對(duì)印章發(fā)放、使用、保管等情況進(jìn)行檢查，確保印章管理工作符合制度要求。檢查內(nèi)容包括印章使用登記記錄、審批文件、保管場(chǎng)所等。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門印章使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，并向人事部門報(bào)告。2.違規(guī)處理對(duì)于違反印章發(fā)放安全管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動(dòng)