工廠采購合同管理制度

工廠采購合同管理制度一、總則（一）目的為加強工廠采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范采購風險，維護工廠合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠所有采購合同的管理，包括原材料采購合同、設備采購合同、辦公用品采購合同等各類采購合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.公平公正原則：合同雙方應遵循公平、公正的原則，明確各自的權利和義務。3.誠實守信原則：雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定。4.效益優(yōu)先原則：在保證合同質量和交貨期的前提下，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。二、采購合同的簽訂（一）采購申請與審批1.各部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營需要提出采購申請，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間等。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。分管領導根據(jù)實際情況進行審批，對于金額較大或重要的采購申請，需報總經(jīng)理審批。（二）供應商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購申請，通過多種渠道選擇潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等?？赏ㄟ^實地考察、查閱資料、參考以往合作記錄等方式進行評估。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果等。對于合格的供應商，納入供應商名錄，作為今后采購的選擇對象。（三）合同談判與起草1.采購部門與選定的供應商進行合同談判，明確雙方的權利和義務、產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。2.根據(jù)談判結果，由采購部門起草采購合同文本。合同文本應使用規(guī)范的格式和語言，明確表述各項條款，避免模糊不清或歧義。（四）合同審核與簽訂1.采購合同文本起草完成后，提交法務部門審核。法務部門從法律角度對合同條款進行審查，確保合同合法合規(guī)，防范法律風險。2.采購部門根據(jù)法務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本經(jīng)采購部門負責人、分管領導審核簽字后，報總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過后，由授權代表與供應商簽訂采購合同。簽訂合同時，應確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由采購部門、財務部門、法務部門等留存。三、采購合同的履行（一）合同交底1.采購合同簽訂后，采購部門應組織相關人員進行合同交底。合同交底的內容包括合同的主要條款、雙方的權利和義務、履行要求、注意事項等。2.參與合同交底的人員應熟悉合同內容，明確各自在合同履行過程中的職責，確保合同順利履行。（二）交貨管理1.采購部門應按照合同約定的交貨時間和地點，及時與供應商溝通交貨事宜。要求供應商提前通知預計交貨時間，以便做好收貨準備。2.倉庫管理部門負責貨物的接收工作。在貨物到達時，應按照合同要求對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等進行驗收。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。3.對于驗收合格的貨物，倉庫管理部門應辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》?！度霂靻巍窇⒚髫浳锏拿Q、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商等信息。（三）付款管理1.財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款審核。審核內容包括合同條款、驗收單據(jù)、發(fā)票等。2.對于符合付款條件的，財務部門填寫《付款申請單》，經(jīng)財務負責人、分管領導審核簽字后，報總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過后，財務部門按照審批意見進行付款操作。付款后，應及時登記付款臺賬，記錄付款日期、金額、供應商等信息。（四）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應建立合同執(zhí)行跟蹤機制，定期對采購合同的履行情況進行跟蹤檢查。跟蹤內容包括交貨進度、質量狀況、付款情況等。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調，采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。對于重大問題，應及時向分管領導和總經(jīng)理匯報。四、采購合同的變更與解除（一）變更條件1.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法履行或部分無法履行的。2.由于市場行情發(fā)生重大變化，繼續(xù)履行合同將對一方造成重大損失的。3.合同雙方協(xié)商一致，同意變更合同條款的。（二）變更程序1.合同一方如需變更合同，應提前向對方發(fā)出書面變更通知，說明變更的內容、原因及要求。2.對方收到變更通知后，應在規(guī)定的時間內給予書面答復。如同意變更，雙方應簽訂書面變更協(xié)議，作為原合同的補充文件。如不同意變更，應說明理由。3.變更協(xié)議簽訂后，采購部門應及時將變更情況通知相關部門，如財務部門、倉庫管理部門等，確保各部門工作的協(xié)調一致。（三）解除條件1.合同雙方協(xié)商一致，同意解除合同的。2.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法履行，且雙方協(xié)商一致解除合同的。3.一方嚴重違反合同約定，給對方造成重大損失，對方有權解除合同的。（四）解除程序1.合同一方如需解除合同，應提前向對方發(fā)出書面解除通知，說明解除合同的原因及要求。2.對方收到解除通知后，應在規(guī)定的時間內給予書面答復。如同意解除，雙方應簽訂書面解除協(xié)議，明確解除合同的相關事宜，如結算方式、貨物處理等。3.解除協(xié)議簽訂后，采購部門應及時將解除情況通知相關部門，并按照解除協(xié)議的要求進行后續(xù)處理。五、采購合同的檔案管理（一）檔案收集1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關資料收集整理，包括合同審批表、談判記錄、驗收單據(jù)、發(fā)票等。2.對于合同履行過程中產(chǎn)生的補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等文件，也應一并收集整理。（二）檔案整理1.采購部門按照合同類別、時間順序等對收集的檔案資料進行整理。將合同文本及相關資料分類裝訂成冊，編制檔案目錄，便于查找和查閱。2.對檔案資料進行編號，建立電子檔案和紙質檔案，確保檔案資料的完整性和準確性。（三）檔案保管1.采購合同檔案由專門的檔案管理部門或人員負責保管。檔案保管地點應具備安全、防潮、防火、防蟲等條件。2.建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，方可借閱檔案。借閱期限屆滿后，借閱人應及時歸還檔案。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等。2.經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，查閱人可在指定地點查閱檔案。查閱過程中，應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料。3.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。復印后的檔案資料應與原件核對無誤，并注明復印日期和用途。六、采購合同的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立采購合同監(jiān)督機制，由審計部門、法務部門等對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等過程進行監(jiān)督檢查。2.審計部門定期對采購合同進行審計，檢查合同的簽訂程序是否合規(guī)、合同條款是否合理、合同履行情況是否良好等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.法務部門對采購合同的法律風險進行審查和防范，對合同糾紛提供法律支持和指導。（二）考核指標1.采購合同按時簽訂率：考核采購部門是否按照規(guī)定時間與供應商簽訂合同。2.采購合同履行率：考核采購合同是否按照約定的條款履行，包括交貨期、質量、付款等方面。3.采購成本控制率：考核采購部門是否在保證合同質量的前提下，有效控制采購成本。4.合同糾紛發(fā)生率：考核采購合同履行過程中發(fā)生的糾紛數(shù)量。（三）考核辦法1.制定采購合同考核辦法，明確各項考核指標的權重和評分標準。2.采購部門定期對采購合同的執(zhí)行情況進行自查自評，并將自查自評結果報考核部門。3.考核部門根據(jù)采購部門的自查自評結果，結合審計部門、法務部門等的監(jiān)督檢查情況，