公司柜子鑰匙管理制度VIP

公司柜子鑰匙管理制度一、總則1.目的為加強公司柜子鑰匙的管理，確保公司財物安全，規(guī)范鑰匙的使用、保管、借用及歸還流程，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有配備柜子的部門及個人，包括但不限于文件柜、工具柜、保險柜等。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)公司柜子鑰匙的統(tǒng)一登記、編號、保管及配發(fā)工作。定期對柜子鑰匙的使用情況進(jìn)行檢查和盤點。負(fù)責(zé)處理鑰匙丟失、損壞等異常情況。使用部門負(fù)責(zé)本部門柜子鑰匙的日常使用和保管，確保鑰匙的安全。配合行政部門進(jìn)行鑰匙的盤點工作。如有鑰匙丟失、損壞等情況，及時向行政部門報告。使用人員嚴(yán)格按照規(guī)定使用和保管所負(fù)責(zé)的柜子鑰匙，不得私自轉(zhuǎn)借他人。在離職或崗位調(diào)動時，將鑰匙及時歸還行政部門。二、鑰匙的登記與編號1.登記內(nèi)容行政部門對新購置或配備的柜子進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括柜子所屬部門、柜子類型（如文件柜、工具柜、保險柜等）、柜子編號、鑰匙數(shù)量等。為每把鑰匙建立獨立的檔案，記錄鑰匙對應(yīng)的柜子信息、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人等。2.編號規(guī)則鑰匙編號采用統(tǒng)一的編碼方式，以便于識別和管理。編號格式為：柜子類型首字母縮寫+柜子編號+鑰匙序號。例如，文件柜編號為WJ001，其第一把鑰匙編號為WJ0011，第二把鑰匙編號為WJ0012，以此類推。保險柜編號為BG002，其鑰匙編號為BG0021。三、鑰匙的保管1.行政部門保管行政部門設(shè)立專門的鑰匙保管柜，用于存放公司各類柜子鑰匙。保管柜應(yīng)具備良好的防盜、防火、防潮性能。鑰匙保管柜由專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)定期對鑰匙進(jìn)行檢查，確保鑰匙的完整性和可用性。對于重要部門或特殊用途的柜子鑰匙，如保險柜鑰匙，應(yīng)采用雙人保管制度，分別由兩人持有不同部分的鑰匙，只有兩人同時在場才能開啟柜子。2.使用部門保管使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門柜子鑰匙的保管，并確保鑰匙存放在安全可靠的地方。保管人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得將鑰匙隨意放置或交予無關(guān)人員。如因工作需要，需將鑰匙帶出辦公區(qū)域，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人申請，并做好登記手續(xù)，確保鑰匙的安全。3.使用人員保管使用人員領(lǐng)取鑰匙后，應(yīng)立即將鑰匙妥善保管，不得隨意丟失或轉(zhuǎn)借他人。在使用鑰匙時，應(yīng)注意輕拿輕放，避免損壞鑰匙。如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或丟失跡象，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并配合行政部門進(jìn)行處理。四、鑰匙的借用1.借用范圍因工作需要，公司內(nèi)部人員可以借用柜子鑰匙，但必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。原則上不允許將鑰匙借給公司外部人員，如有特殊情況，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借用流程填寫申請表：借用人員需填寫《柜子鑰匙借用申請表》，詳細(xì)注明借用柜子的名稱、編號、借用原因、借用時間等信息。部門負(fù)責(zé)人審批：申請表經(jīng)借用人員所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)借用事由合理后，方可提交至行政部門。行政部門審批：行政部門對申請表進(jìn)行審核，核實借用人員身份及借用情況，如無異常，予以批準(zhǔn)，并在申請表上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取鑰匙：借用人員憑經(jīng)批準(zhǔn)的申請表到行政部門領(lǐng)取鑰匙，并在《鑰匙借用登記臺賬》上簽字確認(rèn)。3.借用期限鑰匙借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借用期限，借用人員應(yīng)提前向行政部門申請，并說明原因。行政部門根據(jù)實際情況進(jìn)行審批，如批準(zhǔn)延長借用期限，應(yīng)在《鑰匙借用登記臺賬》上注明新的歸還日期。4.歸還要求借用人員應(yīng)在規(guī)定的歸還期限內(nèi)將鑰匙歸還至行政部門。歸還時，行政部門管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查鑰匙的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或丟失情況，借用人員應(yīng)照價賠償。賠償金額按照鑰匙的重置成本計算，包括購買鑰匙的費用、更換鎖具的費用等。借用人員歸還鑰匙后，行政部門管理人員應(yīng)在《鑰匙借用登記臺賬》上記錄歸還時間，并由借用人員簽字確認(rèn)。五、鑰匙的配發(fā)1.新員工入職新員工入職時，所在部門應(yīng)及時向行政部門提交《新員工柜子鑰匙配發(fā)申請表》，注明新員工需要使用的柜子類型、編號等信息。行政部門根據(jù)申請表為新員工配發(fā)相應(yīng)的柜子鑰匙，并在《鑰匙配發(fā)登記臺賬》上記錄配發(fā)時間、領(lǐng)取人等信息。新員工領(lǐng)取鑰匙后，應(yīng)在《鑰匙領(lǐng)取確認(rèn)單》上簽字確認(rèn)。2.崗位調(diào)動員工崗位發(fā)生調(diào)動時，原部門應(yīng)將該員工所使用的柜子鑰匙收回，并交至行政部門。新部門應(yīng)向行政部門提交《崗位調(diào)動員工柜子鑰匙配發(fā)申請表》，注明新員工需要使用的柜子類型、編號等信息。行政部門根據(jù)申請表為崗位調(diào)動員工配發(fā)相應(yīng)的柜子鑰匙，并在《鑰匙配發(fā)登記臺賬》上記錄配發(fā)時間、領(lǐng)取人等信息。崗位調(diào)動員工領(lǐng)取鑰匙后，應(yīng)在《鑰匙領(lǐng)取確認(rèn)單》上簽字確認(rèn)。3.離職員工離職員工在辦理離職手續(xù)時，所在部門應(yīng)督促其將所使用的柜子鑰匙歸還至行政部門。離職員工歸還鑰匙后，行政部門管理人員應(yīng)在《鑰匙歸還登記臺賬》上記錄歸還時間，并由離職員工簽字確認(rèn)。行政部門對收回的鑰匙進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或丟失情況，應(yīng)按照本制度相關(guān)規(guī)定處理。六、鑰匙的更換1.鑰匙損壞使用人員發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞后，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告。部門負(fù)責(zé)人核實情況后，填寫《鑰匙更換申請表》，注明損壞鑰匙對應(yīng)的柜子信息、損壞原因等。《鑰匙更換申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門。行政部門審核通過后，安排更換鑰匙，并在《鑰匙更換登記臺賬》上記錄更換時間、新鑰匙編號等信息。更換鑰匙所需費用由公司承擔(dān)，如因使用人員個人原因?qū)е妈€匙損壞，費用由使用人員自行承擔(dān)。2.鎖具更換如因安全原因或其他特殊情況需要更換柜子鎖具，使用部門應(yīng)填寫《鎖具更換申請表》，詳細(xì)說明更換原因、柜子信息等?！舵i具更換申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至行政部門。行政部門審核通過后，安排更換鎖具，并重新編號鑰匙。更換鎖具所需費用由公司承擔(dān)，行政部門應(yīng)做好費用記錄和報銷工作。3.鑰匙丟失使用人員發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失后，應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報告，并填寫《鑰匙丟失報告表》，注明丟失鑰匙對應(yīng)的柜子信息、丟失時間、地點等。部門負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)及時通知行政部門。行政部門根據(jù)實際情況進(jìn)行處理，如更換鎖具、重新配制鑰匙等。因鑰匙丟失給公司造成損失的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求責(zé)任人照價賠償。賠償金額按照本制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、鑰匙的盤點1.定期盤點行政部門應(yīng)定期對公司柜子鑰匙進(jìn)行盤點，盤點周期為[X]個月。盤點時，行政部門管理人員應(yīng)根據(jù)《鑰匙登記臺賬》逐一核對鑰匙數(shù)量、編號、使用情況等信息，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和處理。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門有權(quán)對柜子鑰匙的管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查內(nèi)容包括鑰匙的保管情況、借用歸還記錄、盤點情況等。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時整改，并將整改情況報告給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。八、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，私自轉(zhuǎn)借、丟失、損壞柜子鑰匙的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并要求其立即改正。多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過、降職、降薪等處分，直至解除勞動合同。2.因鑰匙管理不善給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額按照公司實際損失計算。3.對于在鑰匙管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵，以激勵員工積極做好鑰匙管理工作。九、附則