關(guān)于銷售合同管理制度

關(guān)于銷售合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售合同的規(guī)范化管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高銷售業(yè)務(wù)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等全過程管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：銷售合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險防范原則：加強(qiáng)合同管理，有效防范合同風(fēng)險。二、合同簽訂管理（一）客戶資信調(diào)查1.銷售部門在與客戶洽談業(yè)務(wù)前，應(yīng)負(fù)責(zé)對客戶的資信狀況進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括客戶的基本信息、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄等。2.可通過查閱客戶營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照，實(shí)地考察客戶經(jīng)營場所，查詢客戶銀行信用記錄、涉訴情況等方式進(jìn)行資信調(diào)查。3.根據(jù)資信調(diào)查結(jié)果，對客戶進(jìn)行信用評級，分為A、B、C、D四級。A級為信用良好客戶，B級為信用一般客戶，C級為信用較差客戶，D級為信用極差客戶。（二）合同起草1.銷售合同由銷售部門負(fù)責(zé)起草。合同文本應(yīng)包含當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同條款應(yīng)明確、具體、清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的表述。對于特殊要求或特殊條款，應(yīng)在合同中特別注明。（三）合同審核1.銷售合同起草完成后，應(yīng)提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性等進(jìn)行審查。2.審核內(nèi)容包括合同主體是否適格、合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定、合同權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確等。3.法務(wù)部門應(yīng)在收到合同草案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。如合同存在問題，應(yīng)及時與銷售部門溝通修改。（四）合同審批1.經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同，按照公司審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括銷售部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門、總經(jīng)理等環(huán)節(jié)。2.銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對合同的業(yè)務(wù)合理性、可行性等進(jìn)行審核；分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從業(yè)務(wù)方向、風(fēng)險把控等方面進(jìn)行審批；財務(wù)部門應(yīng)審核合同的財務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期等；總經(jīng)理對合同進(jìn)行最終審批。3.各審批環(huán)節(jié)應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批，并簽署明確意見。如不同意合同簽訂，應(yīng)說明理由。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由銷售部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章。2.合同簽訂過程中，應(yīng)確保雙方當(dāng)事人在合同上簽字或蓋章，并注明簽訂日期。如合同有多頁，應(yīng)加蓋騎縫章。3.簽訂后的合同原件應(yīng)及時交至公司檔案室進(jìn)行存檔，同時銷售部門應(yīng)留存一份復(fù)印件，以便跟蹤合同履行情況。三、合同履行管理（一）合同交底1.銷售合同簽訂后，銷售部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底。合同交底內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方權(quán)利義務(wù)、履行期限、注意事項(xiàng)等。2.參與合同交底的人員應(yīng)包括銷售代表、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、售后服務(wù)人員等，確保相關(guān)人員對合同內(nèi)容有清晰的了解。（二）履行跟蹤1.銷售部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤記錄。跟蹤內(nèi)容包括合同執(zhí)行進(jìn)度、客戶付款情況、貨物交付情況等。2.定期與客戶溝通，了解合同履行過程中客戶的需求和意見，及時解決出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)客戶存在違約行為，應(yīng)及時采取措施并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。（三）貨物交付1.根據(jù)合同約定的交付時間、地點(diǎn)和方式，組織貨物的交付工作。交付貨物時，應(yīng)確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量與合同約定一致，并提供相關(guān)的交付憑證。2.如因特殊原因需要變更交付時間、地點(diǎn)或方式，應(yīng)提前與客戶溝通協(xié)商，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。（四）款項(xiàng)回收1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時跟蹤客戶款項(xiàng)回收情況。2.銷售部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門做好款項(xiàng)回收工作，對于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時與客戶溝通催款，并按照合同約定追究客戶的違約責(zé)任。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同一方應(yīng)及時向?qū)Ψ教岢鲎兏暾垺?.變更申請應(yīng)書面說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等，并附上相關(guān)證明材料。（二）變更審核1.變更申請?zhí)峤缓?，由銷售部門負(fù)責(zé)對變更事項(xiàng)進(jìn)行初步審核，審核通過后提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。2.法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對變更事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性等進(jìn)行審查，并出具審核意見。（三）變更審批1.經(jīng)法務(wù)部門審核通過的變更申請，按照公司審批流程進(jìn)行審批。審批流程與合同簽訂審批流程相同。2.各審批環(huán)節(jié)應(yīng)認(rèn)真審核變更事項(xiàng)，確保變更后的合同條款合法、合理、可行。（四）變更簽訂1.合同變更經(jīng)審批通過后，雙方應(yīng)簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時對原合同及相關(guān)文件進(jìn)行修改和更新，并按照合同存檔要求進(jìn)行存檔。五、合同解除與終止管理（一）解除與終止情形1.合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。2.因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的，當(dāng)事人可以解除合同。3.一方當(dāng)事人明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的，另一方當(dāng)事人可以解除合同。4.當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的，另一方當(dāng)事人可以解除合同。5.當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的，另一方當(dāng)事人可以解除合同。6.合同期滿或雙方約定的終止條件成就時，合同終止。（二）解除與終止申請1.符合合同解除或終止情形的，合同一方應(yīng)及時向?qū)Ψ教岢鼋獬蚪K止申請。申請應(yīng)書面說明解除或終止的原因、依據(jù)及相關(guān)事項(xiàng)安排等。2.銷售部門收到解除或終止申請后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，并提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。（三）審核與審批1.法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對解除或終止申請進(jìn)行審核，確保解除或終止行為符合法律法規(guī)規(guī)定及合同約定。2.審核通過后，按照公司審批流程進(jìn)行審批。審批流程與合同簽訂審批流程相同。（四）后續(xù)處理1.合同解除或終止后，雙方應(yīng)按照合同約定及法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行后續(xù)處理。如清理債權(quán)債務(wù)、返還財產(chǎn)、辦理交接手續(xù)等。2.銷售部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同解除或終止后的相關(guān)事宜進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保各項(xiàng)工作妥善處理。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.銷售部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、解除及終止等過程中，及時收集相關(guān)的合同文件、資料，包括合同文本、審批文件、往來信函、交付憑證、付款記錄等。2.確保收集的檔案資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，能夠全面反映合同的全過程。（二）檔案整理1.對收集到的合同檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號和歸檔。2.整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，對文件進(jìn)行排序、編目，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管在公司檔案室，檔案室應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲等保管條件。2.建立合同檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.定期對銷售合同進(jìn)行風(fēng)險識別，分析合同在簽訂、履行、變更、解除及終止等過程中可能存在的風(fēng)險因素。2.風(fēng)險因素包括但不限于合同主體資格風(fēng)險、合同條款風(fēng)險、信用風(fēng)險、市場風(fēng)險、法律風(fēng)險等。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。對于高風(fēng)險，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、制定專項(xiàng)應(yīng)對方案等措施；對于中風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)跟蹤管理，適時調(diào)整應(yīng)對措施；對于低風(fēng)險，可進(jìn)行一般關(guān)注。2.風(fēng)險應(yīng)對措施包括但不限于加強(qiáng)資信調(diào)查、完善合同條款、加強(qiáng)合同履行跟蹤、建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制等。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立合同管理監(jiān)督小組，定期對銷售合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除及終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合同檔案管理情況、風(fēng)險防范措施落實(shí)情況等。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價制度，對銷售部門及相關(guān)人員的