公司外方保密管理制度

公司外方保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司對外方相關信息的保密管理，保護公司的商業(yè)秘密和外方的合法權益，確保公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習生以及因工作需要接觸公司外方保密信息的外部人員（如供應商、合作伙伴、顧問等）。（三）基本原則1.預防為主原則建立健全保密管理體系，加強對保密信息的源頭控制和過程管理，從制度、技術、人員等方面采取有效措施，預防保密信息的泄露。2.依法管理原則嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，依法進行保密管理，確保保密工作的合法性、規(guī)范性。3.最小化原則根據(jù)工作需要，嚴格限定接觸和知悉保密信息的人員范圍，確保保密信息僅在必要的范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)和使用，避免不必要的擴散。4.全程保密原則對保密信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲、使用、銷毀等全過程進行保密管理，確保保密措施貫穿始終。二、保密信息范圍（一）外方公司信息1.外方公司的商業(yè)秘密，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝、銷售策略、客戶名單、市場調(diào)研報告等。2.外方公司的財務信息，如財務報表、預算計劃、成本核算資料等。3.外方公司的技術信息，包括專利技術、專有技術、技術訣竅等。（二）合作項目信息1.與外方合作項目的合同文本、談判記錄、合作方案等。2.合作項目的進展情況、技術成果、業(yè)務數(shù)據(jù)等。（三）外方人員信息1.外方員工的個人信息，如姓名、聯(lián)系方式、工作經(jīng)歷等。2.外方人員在公司工作期間形成的工作成果、意見建議等。（四）其他保密信息1.公司與外方之間的往來文件、信函、郵件等。2.公司認為需要保密的其他涉及外方的信息。三、保密措施（一）物理隔離措施1.對涉及外方保密信息的辦公區(qū)域進行物理隔離，設置專門的保密工作室或區(qū)域，限制無關人員進入。2.在保密區(qū)域內(nèi)配備必要的安全設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備、保險柜等，確保保密信息的安全存儲。（二）文件管理措施1.對涉及外方保密信息的文件進行分類標識，明確保密等級，并按照相應的保密要求進行管理。2.建立文件借閱、審批、登記制度，嚴格控制文件的流轉(zhuǎn)范圍和使用期限，確保文件的安全回收。3.對外方保密文件的電子文檔進行加密存儲，并設置訪問權限，防止未經(jīng)授權的訪問和下載。（三）網(wǎng)絡安全措施1.加強公司網(wǎng)絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止外部網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對公司內(nèi)部網(wǎng)絡進行分段管理，嚴格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡訪問權限，確保外方保密信息不被非法獲取。3.要求員工在使用互聯(lián)網(wǎng)時遵守公司的網(wǎng)絡安全規(guī)定，不得在非工作時間內(nèi)通過公司網(wǎng)絡訪問與工作無關的網(wǎng)站，避免因網(wǎng)絡行為不當導致保密信息泄露。（四）人員管理措施1.對涉及外方保密信息的員工進行背景審查和保密培訓，確保員工具備必要的保密意識和技能。2.在員工入職時，與其簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務和違約責任。3.加強對員工的日常管理和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)員工有違反保密制度的行為及時進行糾正和處理。（五）對外交流管理措施1.在與外方進行交流合作時，嚴格控制交流的范圍和內(nèi)容，明確交流雙方的保密責任和義務。2.對外方來訪人員進行登記和管理，限制其活動范圍，確保其在公司期間遵守公司的保密制度。3.在對外提供涉及外方保密信息的資料時，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，確保資料的提供符合保密要求。四、保密信息的使用與披露（一）使用規(guī)定1.員工在工作中需要使用外方保密信息時，必須經(jīng)過授權，并嚴格按照授權范圍和用途使用，不得擅自擴大使用范圍或用于其他目的。2.使用外方保密信息時，應采取必要的保密措施，確保信息的安全，防止信息泄露。（二）披露規(guī)定1.未經(jīng)公司書面授權，員工不得向任何第三方披露外方保密信息。2.在因工作需要必須披露外方保密信息時，應按照公司的規(guī)定履行審批程序，并確保接收方具備相應的保密能力和條件，同時要求接收方簽訂保密協(xié)議。3.公司在對外披露外方保密信息時，應遵循法律法規(guī)的要求，確保披露行為的合法性和正當性。五、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立保密管理部門，負責對公司的保密工作進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督檢查。2.各部門應指定專人負責本部門的保密工作，并定期向保密管理部門匯報保密工作情況。（二）檢查方式1.定期檢查：保密管理部門定期對公司各部門的保密工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、保密措施的落實情況、保密文件的管理情況等。2.不定期抽查：保密管理部門不定期對公司各部門進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正保密工作中存在的問題。3.專項檢查：針對公司重大項目、重要活動等涉及外方保密信息的情況，進行專項保密檢查，確保保密工作萬無一失。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的違反保密制度的行為，保密管理部門應及時責令整改，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.對因違反保密制度給公司造成損失的，公司將依法追究相關人員的責任，并要求其承擔相應的賠償責任。六、保密培訓與教育（一）培訓計劃1.保密管理部門應制定年度保密培訓計劃，明確培訓的對象、內(nèi)容、時間、方式等。2.培訓計劃應根據(jù)公司的業(yè)務發(fā)展和保密工作的需要進行適時調(diào)整和完善。（二）培訓內(nèi)容1.國家有關保密法律法規(guī)和公司的保密制度。2.保密意識和保密技能培訓，如保密文件的管理、網(wǎng)絡安全知識、對外交流中的保密注意事項等。3.外方保密信息的特點和保密要求。（三）培訓方式1.集中培訓：定期組織全體員工進行集中保密培訓，邀請專業(yè)人士進行授課。2.專題培訓：針對不同崗位和業(yè)務需求，開展專題保密培訓，提高培訓的針對性和實效性。3.在線學習：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺，提供保密培訓課程，供員工自主學習。（四）培訓記錄1.對每次保密培訓進行詳細記錄，包括培訓時間、地點、內(nèi)容、參加人員等。2.培訓記錄應妥善保存，作為員工參加保密培訓的證明和公司保密工作檔案的重要組成部分。七、保密協(xié)議（一）簽訂范圍1.公司與涉及外方保密信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務。2.公司與因工作需要接觸外方保密信息的外部人員（如供應商、合作伙伴、顧問等）簽訂保密協(xié)議，確保其遵守公司的保密規(guī)定。（二）協(xié)議內(nèi)容1.保密信息的范圍和定義。2.保密義務和責任。3.保密期限。4.違約責任。5.爭議解決方式。（三）協(xié)議變更與解除1.在保密協(xié)議履行期間，如因公司業(yè)務調(diào)整、法律法規(guī)變化等原因需要變更協(xié)議內(nèi)容的，應及時與對方協(xié)商并簽訂補充協(xié)議。2.如因員工離職、外部人員終止合作等原因需要解除保密協(xié)議的，應按照協(xié)議約定辦理相關手續(xù)，并要求對方繼續(xù)履行保密義務。八、獎懲措施（一）獎勵1.對在保密工作中表現(xiàn)突出的員工，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金等。2.獎勵措施將根據(jù)員工的保密貢獻大小進行評定，以激勵員工積極參與保密工作。（二）懲罰1.對違反保密制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因員工違反保密