工廠采購內(nèi)控管理制度VIP

工廠采購內(nèi)控管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工廠采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障工廠生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠所有采購活動，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資及服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和工廠內(nèi)部規(guī)章制度。2.效益性原則：在確保質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性，提高采購資金使用效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商有平等參與競爭的機(jī)會。4.歸口管理原則：采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門在采購中的職責(zé)和權(quán)限。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立采購決策委員會，由工廠高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項目、采購政策和采購預(yù)算等事項，對采購工作進(jìn)行決策和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部負(fù)責(zé)制定采購計劃，組織實(shí)施采購活動，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。收集市場采購信息，分析市場動態(tài)，為采購決策提供依據(jù)。2.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購合同的評審，協(xié)助采購部進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購驗收工作。（三）其他相關(guān)部門1.質(zhì)量控制部門：負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和驗收，確保采購物資符合質(zhì)量要求。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付采購款項，對采購活動進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督和核算。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)權(quán)限對采購申請進(jìn)行審批，對于重大采購申請需提交采購決策委員會審議。（二）采購計劃制定1.采購部根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。選擇符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行合作，與供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.供應(yīng)商評估采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。3.供應(yīng)商日常管理采購部與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)。要求供應(yīng)商定期提供產(chǎn)品質(zhì)量報告、價格變動情況等信息，以便采購部進(jìn)行采購決策。（四）采購實(shí)施1.采購方式選擇根據(jù)采購物資的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。對于符合招標(biāo)條件的采購項目，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和工廠內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購。2.采購談判采購部與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判過程中應(yīng)做好記錄，談判結(jié)果形成《采購談判紀(jì)要》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后作為采購合同的附件。3.采購合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購部起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和雙方約定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）采購驗收1.到貨通知采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時通知供應(yīng)商組織發(fā)貨，并跟蹤貨物運(yùn)輸情況。貨物到達(dá)工廠前，采購部應(yīng)通知質(zhì)量控制部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)制定質(zhì)量控制部門根據(jù)采購物資的質(zhì)量要求，制定驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量指標(biāo)、外觀要求等內(nèi)容。3.驗收實(shí)施質(zhì)量控制部門、需求部門等相關(guān)人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗收。驗收過程中應(yīng)做好記錄，包括驗收時間、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等信息。對于驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在《采購驗收單》上簽字確認(rèn)；對于驗收不合格的物資，應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理。（六）采購付款1.付款申請采購物資驗收合格后，采購部根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請表》，注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并提交財務(wù)部門審核?！陡犊钌暾埍怼窇?yīng)附采購合同、采購發(fā)票、采購驗收單等相關(guān)憑證。2.財務(wù)審核財務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、驗收結(jié)果的準(zhǔn)確性等。財務(wù)審核無誤后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定和審批意見辦理付款手續(xù)。對于采用預(yù)付款方式的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)在預(yù)付款前對供應(yīng)商進(jìn)行信用評估，確保預(yù)付款的安全。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險進(jìn)行評估和排序，確定重點(diǎn)風(fēng)險領(lǐng)域。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在合同中明確違約責(zé)任和賠償條款。加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商的履約能力，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)違約跡象時，及時采取措施，如暫停采購、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。2.質(zhì)量風(fēng)險嚴(yán)格選擇供應(yīng)商，確保供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量管理體系和生產(chǎn)能力。加強(qiáng)采購物資的檢驗和驗收工作，按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行嚴(yán)格檢驗，確保采購物資符合質(zhì)量要求。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和售后服務(wù)條款，要求供應(yīng)商對采購物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.價格風(fēng)險建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時了解市場價格動態(tài)，分析價格走勢。在采購談判中，充分利用市場信息，爭取有利的采購價格。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值等方式進(jìn)行價格風(fēng)險管理。4.合同風(fēng)險加強(qiáng)采購合同的管理，嚴(yán)格按照合同審批流程簽訂采購合同，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。定期對采購合同進(jìn)行審查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制，當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可通過法律途徑解決。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購活動進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購資金的管理和監(jiān)督，定期對采購付款情況進(jìn)行審計，確保采購資金的安全和合理使用。3.質(zhì)量控制部門應(yīng)加強(qiáng)對采購物資質(zhì)量的監(jiān)督，定期對采購物資的質(zhì)量情況進(jìn)行檢查，確保采購物資符合質(zhì)量要求。（二）審計監(jiān)督1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用效益等方面。2.審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果，提出審計意