辦公用房維修管理制度

辦公用房維修管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用房的維修管理，確保辦公用房的安全、正常使用，提高使用效率，降低維修成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有辦公用房及附屬設(shè)施的維修管理。（三）基本原則1.確保安全原則：維修工作應(yīng)首先保障辦公用房及人員的安全，消除安全隱患。2.及時(shí)高效原則：對(duì)出現(xiàn)的維修問題應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，盡快組織維修，減少對(duì)正常辦公的影響。3.節(jié)約成本原則：在保證維修質(zhì)量的前提下，合理控制維修費(fèi)用，降低維修成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在辦公用房維修管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定辦公用房維修管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃辦公用房維修項(xiàng)目，編制年度維修預(yù)算。3.組織實(shí)施辦公用房的日常巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并記錄維修問題。4.負(fù)責(zé)維修項(xiàng)目的立項(xiàng)審批，選擇維修供應(yīng)商，簽訂維修合同。5.對(duì)維修項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用進(jìn)行全程監(jiān)督和管理。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公用房的日常維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向行政管理部門報(bào)告。2.配合行政管理部門進(jìn)行維修項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)勘查、驗(yàn)收等工作。3.監(jiān)督本部門辦公用房維修項(xiàng)目的實(shí)施情況，提出意見和建議。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公用房維修預(yù)算，監(jiān)督維修費(fèi)用的支出。2.對(duì)維修項(xiàng)目的費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合規(guī)。（四）維修人員1.按照維修計(jì)劃和要求，按時(shí)完成辦公用房的維修任務(wù)。2.遵守維修操作規(guī)程，確保維修質(zhì)量，做好維修記錄。3.負(fù)責(zé)維修工具和設(shè)備的保管和維護(hù)，節(jié)約維修材料。三、維修分類及流程（一）日常維修1.定義：指辦公用房日常使用過程中出現(xiàn)的一般性故障或損壞，如門窗損壞、水電設(shè)施故障、墻面地面小面積破損等。2.流程使用部門發(fā)現(xiàn)問題后，填寫《辦公用房維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)描述問題情況，提交至行政管理部門。行政管理部門收到申請(qǐng)表后，及時(shí)安排維修人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，確定維修方案和預(yù)算。維修方案和預(yù)算經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后，安排維修人員進(jìn)行維修。維修人員維修完成后，填寫《辦公用房維修驗(yàn)收單》，由使用部門和行政管理部門共同驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，維修費(fèi)用按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。（二）定期維修1.定義：指根據(jù)辦公用房的使用年限、使用情況等，定期進(jìn)行的預(yù)防性維修工作，如房屋結(jié)構(gòu)檢查、水電線路檢測(cè)、門窗五金件更換等。2.流程行政管理部門每年年底制定下一年度的定期維修計(jì)劃，明確維修項(xiàng)目、維修時(shí)間、維修預(yù)算等。定期維修計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由行政管理部門組織實(shí)施。維修人員按照維修計(jì)劃進(jìn)行維修，并做好維修記錄。維修完成后，由行政管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算和報(bào)銷。（三）重大維修1.定義：指辦公用房出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞或安全隱患，需要進(jìn)行大規(guī)模維修或改造的項(xiàng)目，如房屋主體結(jié)構(gòu)維修、消防設(shè)施改造、空調(diào)系統(tǒng)更新等。2.流程使用部門或行政管理部門發(fā)現(xiàn)重大維修問題后，填寫《辦公用房重大維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明問題情況、維修必要性、初步預(yù)算等，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)。公司領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行論證，確定是否進(jìn)行重大維修。如決定進(jìn)行維修，成立項(xiàng)目專項(xiàng)小組，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工管理等工作。項(xiàng)目專項(xiàng)小組委托專業(yè)設(shè)計(jì)單位進(jìn)行維修項(xiàng)目設(shè)計(jì)，編制項(xiàng)目預(yù)算和施工方案。施工方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，進(jìn)行項(xiàng)目招標(biāo)，選擇合適的施工單位簽訂施工合同。施工過程中，項(xiàng)目專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)監(jiān)督施工質(zhì)量、進(jìn)度和安全，協(xié)調(diào)解決施工中出現(xiàn)的問題。施工完成后，組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理項(xiàng)目結(jié)算和財(cái)務(wù)決算手續(xù)。四、維修預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.行政管理部門每年年底根據(jù)辦公用房的使用情況、維修計(jì)劃等，編制下一年度的辦公用房維修預(yù)算。維修預(yù)算應(yīng)包括日常維修費(fèi)用、定期維修費(fèi)用、重大維修費(fèi)用等。2.維修預(yù)算編制應(yīng)充分考慮維修項(xiàng)目的實(shí)際需求、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）預(yù)算審批1.維修預(yù)算編制完成后，提交至公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況、發(fā)展戰(zhàn)略等，對(duì)維修預(yù)算進(jìn)行審批。審批通過后的維修預(yù)算作為年度維修費(fèi)用控制的依據(jù)。（三）預(yù)算執(zhí)行1.行政管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的維修預(yù)算組織實(shí)施維修項(xiàng)目，確保維修費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如因特殊情況需要調(diào)整維修預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)整維修預(yù)算。（四）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公用房維修預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行核算和分析。2.行政管理部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)維修預(yù)算的執(zhí)行情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。五、維修供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政管理部門建立辦公用房維修供應(yīng)商庫，通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，選擇信譽(yù)良好、技術(shù)實(shí)力強(qiáng)、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)入供應(yīng)商庫。2.選擇維修供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)考察其資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)、技術(shù)能力、售后服務(wù)等方面的情況，確保供應(yīng)商能夠提供優(yōu)質(zhì)的維修服務(wù)。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.行政管理部門定期對(duì)維修供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、維修進(jìn)度、維修費(fèi)用等進(jìn)行評(píng)估，建立供應(yīng)商評(píng)估檔案。2.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（三）合作協(xié)議1.行政管理部門與選定的維修供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括維修項(xiàng)目范圍、維修質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、維修價(jià)格、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.合作協(xié)議應(yīng)作為維修項(xiàng)目實(shí)施和費(fèi)用結(jié)算的依據(jù)，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照協(xié)議履行各自的職責(zé)。六、維修質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用房維修應(yīng)符合國家和地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以及公司的相關(guān)要求。2.維修項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在維修合同或維修協(xié)議中明確約定，維修人員應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行維修。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)1.維修人員在維修過程中應(yīng)進(jìn)行自檢，確保維修質(zhì)量符合要求。2.維修完成后，由使用部門和行政管理部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)維修項(xiàng)目的外觀、性能、功能等進(jìn)行檢查。3.對(duì)于重大維修項(xiàng)目，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收，確保維修質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。（三）質(zhì)量問題處理1.如驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)維修質(zhì)量問題，維修人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.因維修質(zhì)量問題給公司造成損失的，維修供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、維修檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.辦公用房維修檔案應(yīng)包括維修申請(qǐng)表、維修方案、維修預(yù)算、維修合同、維修記錄、驗(yàn)收單、結(jié)算憑證等相關(guān)資料。2.維修檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案保管1.行政管理部門負(fù)責(zé)辦公用房維修檔案的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管。2.維修檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱辦公用房