公司購買機(jī)票管理制度

公司購買機(jī)票管理制度總則目的為規(guī)范公司機(jī)票購買行為，確保機(jī)票采購流程的透明、高效、合規(guī)，保障員工出差及業(yè)務(wù)出行的合理需求，同時有效控制機(jī)票費用成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)出差、業(yè)務(wù)洽談、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等需要乘坐飛機(jī)出行而產(chǎn)生的機(jī)票購買行為?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及民航相關(guān)規(guī)定，確保機(jī)票購買過程合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足出行需求的前提下，優(yōu)先選擇性價比高的機(jī)票，合理控制機(jī)票費用支出。3.便捷性原則：優(yōu)化購票流程，提高購票效率，確保員工能夠順利出行，不影響工作安排。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在機(jī)票購買過程中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。購票流程出行申請1.員工因公務(wù)需要乘坐飛機(jī)出行，應(yīng)提前填寫《出差申請表》或《業(yè)務(wù)出行申請表》，詳細(xì)注明出行目的、行程安排、預(yù)計出行日期、乘坐航班要求等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)出行必要性及合理性后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行審批，對于涉及重大項目或重要業(yè)務(wù)的出行申請，可能需總經(jīng)理最終審批。機(jī)票預(yù)訂1.經(jīng)審批通過的出行申請單交至行政部門（或指定的票務(wù)管理部門）。行政部門根據(jù)員工提供的航班要求及出行時間，通過公司指定的機(jī)票預(yù)訂平臺（如與公司合作的正規(guī)票務(wù)代理機(jī)構(gòu)、航空公司官方網(wǎng)站或手機(jī)APP等）進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂。2.在預(yù)訂機(jī)票時，應(yīng)優(yōu)先選擇直飛航班，盡量避免中轉(zhuǎn)，以減少旅途時間，提高出行效率。同時，綜合考慮機(jī)票價格、航空公司服務(wù)質(zhì)量、航班準(zhǔn)點率等因素，選擇最合適的航班。3.預(yù)訂成功后，行政部門應(yīng)及時將預(yù)訂信息（包括航班號、起飛時間、到達(dá)時間、票價等）反饋給申請出行的員工，并告知其注意事項，如提前到達(dá)機(jī)場辦理登機(jī)手續(xù)等。機(jī)票確認(rèn)與變更1.員工收到機(jī)票預(yù)訂信息后，應(yīng)仔細(xì)核對航班信息是否準(zhǔn)確無誤。如有任何疑問或需要變更航班，應(yīng)及時與行政部門溝通。2.因特殊原因需要變更航班的，員工應(yīng)至少提前[X]小時向行政部門提出申請。行政部門根據(jù)實際情況，在確保不影響工作行程且符合航空公司相關(guān)規(guī)定的前提下，協(xié)助員工辦理航班變更手續(xù)。如因航班變更產(chǎn)生的額外費用，按照本制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.若因不可抗力因素（如自然災(zāi)害、航空公司航班調(diào)整等）導(dǎo)致航班取消或延誤，行政部門應(yīng)及時關(guān)注相關(guān)信息，并協(xié)助員工調(diào)整行程安排。如需要重新預(yù)訂機(jī)票，按照上述購票流程重新操作。機(jī)票報銷1.員工完成公務(wù)出行后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為出差歸來后的[X]個工作日內(nèi)）將機(jī)票行程單、登機(jī)牌等相關(guān)憑證提交至財務(wù)部門進(jìn)行報銷。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度及本機(jī)票管理制度的規(guī)定，對報銷憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括憑證的真實性、完整性、合規(guī)性以及機(jī)票費用是否符合公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。3.對于審核通過的機(jī)票報銷申請，財務(wù)部門按照公司財務(wù)流程進(jìn)行款項支付。如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在問題或機(jī)票費用超出標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并及時通知員工說明原因。機(jī)票價格與艙位管理票價標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同的出差目的地、出行時間等因素，制定相應(yīng)的機(jī)票票價標(biāo)準(zhǔn)。票價標(biāo)準(zhǔn)分為經(jīng)濟(jì)艙、商務(wù)艙等不同等級，具體標(biāo)準(zhǔn)由公司定期評估并調(diào)整。2.員工應(yīng)在符合出行需求的前提下，按照票價標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的艙位。如因特殊業(yè)務(wù)需要乘坐高于票價標(biāo)準(zhǔn)的艙位，需提前向部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)說明原因，并獲得批準(zhǔn)。艙位選擇原則1.一般情況下，優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)艙。對于長途出差或重要商務(wù)活動，在經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，可根據(jù)實際情況選擇商務(wù)艙。2.選擇艙位時，應(yīng)綜合考慮出行成本、工作需求及舒適度等因素。避免因不必要的艙位升級導(dǎo)致公司費用增加。價格監(jiān)控與優(yōu)惠政策利用1.行政部門應(yīng)定期關(guān)注機(jī)票市場價格動態(tài)，收集相關(guān)優(yōu)惠信息，如航空公司促銷活動、旅行社團(tuán)購優(yōu)惠等。在預(yù)訂機(jī)票時，充分利用各種優(yōu)惠政策，為公司節(jié)省機(jī)票費用。2.對于一些長期合作的票務(wù)代理機(jī)構(gòu)或航空公司，應(yīng)積極爭取更有利的合作條款和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先出票、額外里程累積、價格折扣等。票務(wù)管理責(zé)任分工行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司機(jī)票預(yù)訂系統(tǒng)，記錄員工出行信息及機(jī)票預(yù)訂情況。2.根據(jù)員工出行申請，按照規(guī)定流程進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂、確認(rèn)與變更操作。3.與航空公司、票務(wù)代理機(jī)構(gòu)等保持密切溝通，及時了解機(jī)票價格動態(tài)、航班信息及相關(guān)政策變化，并反饋給公司內(nèi)部相關(guān)人員。4.協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行機(jī)票報銷憑證的審核工作，提供必要的預(yù)訂信息及證明材料。5.定期對公司機(jī)票購買情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司制定機(jī)票費用預(yù)算及成本控制提供數(shù)據(jù)支持。財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司機(jī)票費用報銷標(biāo)準(zhǔn)和財務(wù)審核流程。2.對員工提交的機(jī)票報銷憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保報銷費用符合公司財務(wù)制度及本機(jī)票管理制度的規(guī)定。3.按照公司財務(wù)流程進(jìn)行機(jī)票報銷款項的支付，并對機(jī)票費用進(jìn)行賬務(wù)處理。4.定期對公司機(jī)票費用支出情況進(jìn)行審計和分析，監(jiān)控費用合理性，提出改進(jìn)建議。員工職責(zé)1.按照公司規(guī)定的流程填寫出行申請單，如實提供出行相關(guān)信息。2.配合行政部門完成機(jī)票預(yù)訂、確認(rèn)與變更等工作，及時反饋個人行程變化情況。3.在規(guī)定時間內(nèi)提交機(jī)票報銷憑證，并確保憑證真實、完整、合規(guī)。4.遵守公司機(jī)票管理制度及相關(guān)財務(wù)規(guī)定，不得虛報、冒領(lǐng)機(jī)票費用。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對機(jī)票購買情況進(jìn)行檢查，包括購票流程的執(zhí)行情況、機(jī)票價格的合理性、報銷憑證的真實性等。2.行政部門和財務(wù)部門應(yīng)定期核對機(jī)票預(yù)訂記錄與報銷情況，確保數(shù)據(jù)一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進(jìn)行處理。外部審計1.公司接受外部審計機(jī)構(gòu)（如會計師事務(wù)所等）的審計時，應(yīng)積極配合提供機(jī)票購買及報銷相關(guān)資料，確保公司機(jī)票管理制度的合規(guī)性和有效性。2.根據(jù)外部審計意見，及時對公司機(jī)票管理制度進(jìn)行完善和改進(jìn)，不斷提高管理水平。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自乘坐飛機(jī)出行或超出審批范圍預(yù)訂機(jī)票。2.提供虛假出行申請信息，騙取公司機(jī)票預(yù)訂及報銷。3.違反票價標(biāo)準(zhǔn)和艙位選擇原則，擅自選擇高價艙位或不合理的航班，導(dǎo)致公司費用增加。4.未按照規(guī)定流程進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂、確認(rèn)、變更或報銷，影響公司正常票務(wù)管理秩序。5.與票務(wù)代理機(jī)構(gòu)或其他相關(guān)方勾結(jié)，謀取不正當(dāng)利益，損害公司利益。處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其退還違規(guī)報銷的費用。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，除責(zé)令退還違規(guī)費用外，視情節(jié)輕重給予降職、降薪、辭退等處理，并依法追究其法律責(zé)任。3.對于因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)要求員工進(jìn)行賠償。4.對于涉及違規(guī)行為的部門負(fù)責(zé)人，視其管理責(zé)任大小，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。附則解釋