軍人安置檔案管理制度

軍人安置檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范軍人安置檔案管理工作，確保軍人安置檔案的真實、完整、安全和有效利用，保障軍人合法權益，促進退役軍人順利融入地方工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司接收的軍人安置檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對軍人安置檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實完整原則嚴格審核檔案材料，確保檔案內(nèi)容真實可靠，材料齊全完整，如實反映軍人服役期間的表現(xiàn)和經(jīng)歷。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保檔案信息不泄露，維護軍人的隱私和合法權益。4.高效利用原則建立便捷的檔案查閱和利用機制，提高檔案服務效率，為軍人安置及后續(xù)管理工作提供有力支持。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責軍人安置檔案的接收、整理、保管、查閱和轉(zhuǎn)遞等工作。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案安全。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的具體整理、分類、編號、裝訂等工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，做好檔案的保管和保密工作。3.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記和歸還檔案。4.協(xié)助檔案管理部門完成檔案清查和盤點工作。（三）相關部門職責1.人力資源部門負責軍人安置的組織協(xié)調(diào)工作，配合檔案管理部門做好檔案審核和人員安置工作。2.財務部門保障檔案管理工作所需的經(jīng)費，確保檔案管理設施設備的購置和維護。3.其他相關部門按照檔案管理部門的要求，提供與軍人安置檔案相關的材料和信息。三、檔案接收（一）接收依據(jù)公司根據(jù)國家及地方政府有關軍人安置政策，接收符合條件的軍人安置檔案。（二）接收流程1.檔案交接由軍人本人或其委托人持相關證明材料，與檔案管理部門辦理檔案交接手續(xù)。交接雙方應當面清點檔案材料，核對檔案數(shù)量，并在交接清單上簽字確認。2.檔案審核檔案管理部門對接收的檔案進行初步審核，重點審核檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否真實、準確。對于不符合要求的檔案，及時與移交單位溝通，要求補充或更正相關材料。3.檔案登記審核通過的檔案，檔案管理人員按照規(guī)定進行登記，建立檔案管理臺賬，記錄檔案的基本信息、接收時間、存放位置等。四、檔案整理（一）整理原則按照檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類根據(jù)軍人檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料、出國（境）材料、培訓材料、其他材料等類別。2.排序各類檔案材料按照時間順序或重要程度進行排序，確保檔案材料的邏輯性和連貫性。3.編目對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案材料目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂將整理好的檔案材料按照順序進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。五、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案安全存放。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案材料，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。六、檔案查閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱軍人安置檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理查閱手續(xù)。2.外單位因特殊情況需要查閱軍人安置檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)公司分管領導批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱申請查閱人填寫《軍人安置檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交相關證明材料。2.審批檔案管理部門對查閱申請進行審核，報經(jīng)批準后，開具《軍人安置檔案查閱介紹信》。3.查閱登記查閱人憑《軍人安置檔案查閱介紹信》到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案查閱服務。4.查閱限制查閱人應當在指定的場所查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在查閱登記冊上簽字確認。七、檔案借閱（一）借閱權限原則上不允許借閱軍人安置檔案。因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司主要領導批準，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱申請借閱人填寫《軍人安置檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息，并提交相關證明材料。2.審批檔案管理部門對借閱申請進行審核，報經(jīng)公司主要領導批準后，開具《軍人安置檔案借閱介紹信》。3.借閱登記借閱人憑《軍人安置檔案借閱介紹信》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，檔案管理人員將檔案交付借閱人，并告知借閱注意事項。4.借閱歸還借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，逾期未還的，檔案管理部門應及時催還。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件軍人安置檔案因工作調(diào)動、退休、升學等原因需要轉(zhuǎn)遞的，按照國家及地方政府有關規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.轉(zhuǎn)遞申請由軍人本人或其委托人向檔案管理部門提出檔案轉(zhuǎn)遞申請，填寫《軍人安置檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，并提交相關證明材料。2.審核檔案管理部門對轉(zhuǎn)遞申請進行審核，核實轉(zhuǎn)遞原因和接收單位信息，確保轉(zhuǎn)遞手續(xù)合法合規(guī)。3.轉(zhuǎn)遞登記審核通過后，檔案管理人員按照規(guī)定進行轉(zhuǎn)遞登記，填寫《軍人安置檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位、轉(zhuǎn)遞日期等信息。4.檔案封裝檔案管理人員將檔案材料進行整理、核對，確保檔案材料齊全完整后，進行封裝，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。5.檔案轉(zhuǎn)遞檔案管理部門通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞?，將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《軍人安置檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字確認。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立軍人安置檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對軍人安置檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.信息錄入將檔案材料的相關信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.系統(tǒng)功能信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、轉(zhuǎn)遞等功能，方便檔案管理部門和相關人員使用。4.數(shù)據(jù)安全采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全。十、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及國家機密、軍人隱私等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施。3.檔案查閱、借閱場所應具備保密條件，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備等。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定檔案安全應急預案，提高應對突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。十一、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關規(guī)定和檔案保管期限，對軍人安置檔案進行定期鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。（二）鑒定流程1.成立鑒定小組由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員等組成鑒定小組，負責檔案鑒定工作。2.鑒定內(nèi)容鑒定小組對檔案的保管期限、價值等進行評估，確定檔案是否仍有保存價值。3.鑒定結(jié)論鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，出具鑒定報告，提出檔案銷毀或繼續(xù)保管的意見。（三）銷毀流程1.審批經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，報經(jīng)公司主要領導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀實施檔案管理部門按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷