小型公司合同管理制度

小型公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司合同管理，規(guī)范合同法律行為，減少和避免合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬員工在經(jīng)營管理活動中所簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件（以下統(tǒng)稱合同）。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)，不得簽訂違法違規(guī)合同。2.平等自愿原則。合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則。合同內(nèi)容應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則。合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同管理制度。2.參與重大合同的起草、談判和審查工作，提供法律意見和建議。3.對合同糾紛進(jìn)行法律分析，提出解決方案，并代表公司參與訴訟、仲裁等法律活動。4.負(fù)責(zé)合同文本的歸檔和保管工作。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的起草、談判和簽訂工作。2.對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)收集、整理與合同相關(guān)的資料，并及時(shí)提交給法務(wù)部門歸檔。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對合同的資金收付情況進(jìn)行審核和監(jiān)督。2.根據(jù)合同約定，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。3.協(xié)助法務(wù)部門對合同糾紛涉及的財(cái)務(wù)問題進(jìn)行處理。（四）其他部門其他部門應(yīng)按照本制度的規(guī)定，配合法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門做好合同管理工作。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見，對合同文本進(jìn)行修改和完善。如雙方對審查意見存在分歧，應(yīng)進(jìn)行協(xié)商溝通，達(dá)成一致意見后再對合同文本進(jìn)行修改。4.合同文本修改完善后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。5.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門與合同對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同對方當(dāng)事人應(yīng)具有合法的主體資格，具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊不清、歧義較大的語言。3.合同中應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利義務(wù)，特別是違約責(zé)任條款，應(yīng)具有可操作性和可衡量性。4.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解合同對方當(dāng)事人的資信狀況、經(jīng)營情況等，避免與信譽(yù)不佳的當(dāng)事人簽訂合同。5.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同的履行（一）合同履行原則1.全面履行原則。合同雙方應(yīng)按照合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等，全面履行自己的義務(wù)。2.協(xié)作履行原則。合同雙方在履行合同過程中，應(yīng)相互協(xié)作、相互配合，共同完成合同約定的義務(wù)。3.經(jīng)濟(jì)合理原則。合同雙方在履行合同過程中，應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)合理的原則，選擇適當(dāng)?shù)穆男蟹绞胶吐男袝r(shí)間，降低履行成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門匯報(bào)合同履行情況，重大問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.法務(wù)部門應(yīng)對合同履行過程中的法律問題進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)提供法律意見和建議。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對合同的資金收付情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保資金收付安全、及時(shí)、準(zhǔn)確。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除事由，合同雙方可以解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更或解除情況通知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，并辦理相關(guān)備案手續(xù)。五、合同的審查與審批（一）合同審查1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審查，審查內(nèi)容包括合同主體資格、合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。審查意見應(yīng)明確指出合同存在的問題及修改建議。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審查意見，對合同文本進(jìn)行修改和完善。如雙方對審查意見存在分歧，應(yīng)進(jìn)行協(xié)商溝通，達(dá)成一致意見后再對合同文本進(jìn)行修改。（二）合同審批1.合同簽訂前，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批內(nèi)容包括合同的必要性、可行性、合法性、風(fēng)險(xiǎn)性等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。如審批通過，合同方可簽訂；如審批不通過，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見對合同文本進(jìn)行修改，重新提交審批。六、合同的歸檔與保管（一）合同歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給法務(wù)部門進(jìn)行歸檔。歸檔的合同應(yīng)包括合同文本、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)資料。2.法務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對合同進(jìn)行分類、編號、裝訂，并建立合同檔案目錄。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意銷毀或丟失。（二）合同保管1.合同保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同保管期限為[X]年。2.合同保管地點(diǎn)應(yīng)安全可靠，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.合同保管人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如合同檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、合同糾紛的處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款合法、明確、完整。2.加強(qiáng)對合同履行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.加強(qiáng)對員工的法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范意識。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集、整理與糾紛相關(guān)的資料，并提交給法務(wù)部門。2.法務(wù)部門對糾紛進(jìn)行法律分析，提出解決方案，并代表公司與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商溝通。如協(xié)商不成，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，代表公司參與訴訟、仲裁等法律活動。3.在合