沃爾瑪采購日常管理制度

沃爾瑪采購日常管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范沃爾瑪采購日常工作流程，確保采購活動的高效、公正、透明，保障公司利益，滿足公司業(yè)務需求，提高公司整體運營效率。2.適用范圍本制度適用于沃爾瑪公司所有采購相關人員，包括但不限于采購經(jīng)理、采購專員、采購助理等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，確保采購過程公平、公正，避免不正當競爭。效益原則：在保證商品質量和服務水平的前提下，追求采購成本的最小化，提高公司經(jīng)濟效益。誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，履行合同約定。二、采購流程1.需求確認部門提報：各部門根據(jù)業(yè)務需求，提前填寫采購申請單，詳細注明所需商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。需求審核：采購部門收到采購申請單后，對需求進行初步審核，核實需求的合理性、必要性以及是否符合公司預算。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與需求部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改建議。2.供應商選擇與評估供應商開發(fā)：采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦等。對新開發(fā)的供應商進行資質審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質量認證等相關證件的查驗。供應商評估：建立供應商評估體系，從產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務、信譽等方面對供應商進行定期評估。評估結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應商，及時采取淘汰或整改措施。供應商選擇：根據(jù)采購需求和供應商評估結果，選擇合適的供應商進行合作。對于重要物資或大額采購項目，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應商。3.采購談判與合同簽訂采購談判：采購人員與選定的供應商就采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款進行談判。談判過程中，應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判結果需形成談判記錄，并經(jīng)雙方簽字確認。合同簽訂：根據(jù)談判結果，起草采購合同。合同內(nèi)容應明確雙方的權利和義務，包括商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂前，需經(jīng)法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定。4.訂單下達與跟蹤訂單下達：采購人員根據(jù)合同約定，及時向供應商下達采購訂單。訂單內(nèi)容應與合同一致，確保供應商準確理解采購要求。訂單下達后，應及時將訂單信息通知相關部門，如倉庫、財務等，以便做好收貨、付款等準備工作。訂單跟蹤：建立訂單跟蹤機制，采購人員定期與供應商溝通訂單執(zhí)行情況，及時掌握生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應商存在延誤交貨等問題，應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施，如調(diào)整交貨期、催促發(fā)貨等，確保訂單按時完成。5.到貨驗收到貨通知：供應商發(fā)貨前，應提前通知采購人員預計到貨時間。采購人員收到到貨通知后，及時通知倉庫做好收貨準備。驗收標準：倉庫收到貨物后，按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質量等方面。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質量問題或數(shù)量短缺等情況，應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。驗收報告：驗收合格后，倉庫填寫驗收報告，注明驗收情況。驗收報告經(jīng)倉庫負責人簽字確認后，交采購人員存檔。對于驗收不合格的貨物，應單獨存放，并及時通知采購人員與供應商協(xié)商處理。6.付款結算發(fā)票審核：采購人員收到供應商開具的發(fā)票后，對發(fā)票內(nèi)容進行審核，確保發(fā)票的真實性、合法性和準確性。發(fā)票審核內(nèi)容包括發(fā)票抬頭、發(fā)票號碼、開票日期、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率等信息。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商重新開具發(fā)票。付款申請：采購人員根據(jù)驗收報告和發(fā)票審核結果，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息。付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，交財務部門審核。付款審批：財務部門對付款申請進行審核，核實采購業(yè)務的真實性、合法性以及資金的合理性。付款申請經(jīng)財務部門負責人、公司領導審批后，辦理付款手續(xù)。三、采購風險管理1.風險識別與評估采購人員應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。針對識別出的風險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：關注市場動態(tài)，及時掌握商品價格波動情況。通過與多家供應商建立合作關系、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。供應商風險應對：加強對供應商的管理和監(jiān)督，定期評估供應商的經(jīng)營狀況和信譽。建立供應商備用機制，在主要供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應商，確保采購業(yè)務的連續(xù)性。質量風險應對：嚴格把控采購商品的質量標準，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理。要求供應商提供質量保證文件，對重要物資進行抽檢或送檢。如發(fā)現(xiàn)質量問題，及時與供應商協(xié)商解決，必要時采取退貨、換貨等措施。合同風險應對：簽訂合同前，仔細審核合同條款，確保合同的合法性和完整性。加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同糾紛，應及時按照合同約定和相關法律法規(guī)進行處理。付款風險應對：建立嚴格的付款審批流程，加強對發(fā)票審核和付款申請的管理。在付款前，核實采購業(yè)務的真實性和供應商的履約情況。對于存在爭議的款項，暫停付款，待問題解決后再行處理。四、采購績效評估1.評估指標采購成本：考核采購價格的合理性，計算采購成本節(jié)約率，即（預算采購成本實際采購成本）/預算采購成本×100%。采購質量：通過驗收合格率、退貨率等指標評估采購商品的質量情況。驗收合格率=驗收合格數(shù)量/采購總數(shù)量×100%，退貨率=退貨數(shù)量/采購總數(shù)量×100%。交貨期：考核供應商的交貨準時率，交貨準時率=按時交貨次數(shù)/總交貨次數(shù)×100%。供應商管理：評估供應商的開發(fā)、評估、合作等方面的工作成效，包括新供應商開發(fā)數(shù)量、供應商滿意度等指標。采購效率：考核采購流程的執(zhí)行效率，如采購申請?zhí)幚頃r間、訂單下達時間、合同簽訂時間等。2.評估周期采購績效評估每季度進行一次，由采購部門負責人組織實施，相關部門參與評估。3.評估結果應用將采購績效評估結果與采購人員的績效考核掛鉤，作為績效獎金發(fā)放、晉升、調(diào)薪等的重要依據(jù)。針對評估過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時分析原因，制定改進措施，不斷提高采購工作質量和效率。五、采購人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購人員應遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂、回扣、宴請等不正當利益。保守公司商業(yè)機密，不得泄露采購價格、供應商信息、采購計劃等敏感信息。2.工作紀律嚴格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。認真履行工作職責，積極主動完成采購任務，不得推諉扯皮、敷衍了事。遵守公司內(nèi)部工作流程和審批制度，未經(jīng)批準不得擅自變更采購流程或超越權限行事。3.溝通協(xié)作加強與公司內(nèi)部各部門的溝通協(xié)作，及時了解業(yè)務需求，提供優(yōu)質的采購服務。與供應商保持良好的溝通關系，建立互信合作的伙伴關系。在溝通中應禮貌、專業(yè)、耐心，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。采購部門內(nèi)部應建立自查機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.外部監(jiān)督接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門的工作，確保采購活動合法合規(guī)。