煤礦采購(gòu)合同管理制度VIP

煤礦采購(gòu)合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)煤礦采購(gòu)合同管理，規(guī)范采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司煤礦采購(gòu)活動(dòng)中涉及的各類采購(gòu)合同，包括但不限于設(shè)備采購(gòu)合同、物資采購(gòu)合同、服務(wù)采購(gòu)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購(gòu)合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方合法權(quán)益，不得偏袒任何一方。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作。建立采購(gòu)合同臺(tái)賬，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和管理。定期對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供依據(jù)。2.法務(wù)部門參與采購(gòu)合同的起草、審核等工作，提供法律意見和建議。對(duì)采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。處理采購(gòu)合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)合同款項(xiàng)的支付審核和管理。協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)成本核算和控制。對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。4.其他部門根據(jù)各自職責(zé)，配合采購(gòu)部門做好采購(gòu)合同相關(guān)工作，如提供技術(shù)要求、驗(yàn)收等。三、采購(gòu)合同的簽訂1.合同起草采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)需求和談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等主要條款。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。對(duì)于重要條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)說明和解釋。2.合同審核采購(gòu)合同起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。審核內(nèi)容包括合同主體資格、合同條款的合法性、合同形式的規(guī)范性等。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，并提出修改意見。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本應(yīng)再次提交法務(wù)部門審核，直至審核通過。3.合同審批審核通過的采購(gòu)合同應(yīng)提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般包括采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等審批環(huán)節(jié)。審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，對(duì)合同的必要性、合理性、可行性等進(jìn)行綜合評(píng)估，并簽署審批意見。對(duì)于重大采購(gòu)合同，應(yīng)提交公司董事會(huì)或總經(jīng)理辦公會(huì)審議。4.合同簽訂經(jīng)審批通過的采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，采購(gòu)部門應(yīng)確保雙方已就合同條款達(dá)成一致意見，并對(duì)供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行核實(shí)。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。合同簽訂人應(yīng)在合同上簽字，并注明簽訂日期。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。四、采購(gòu)合同的履行1.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、信用狀況、供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行記錄和管理。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，淘汰不合格供應(yīng)商，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.交貨管理采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出交貨通知，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量等要求。供應(yīng)商應(yīng)按照交貨通知要求，按時(shí)將貨物送達(dá)指定地點(diǎn)。采購(gòu)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)貨物的驗(yàn)收工作，確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合合同要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的貨物，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至貨物驗(yàn)收合格。3.付款管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，對(duì)采購(gòu)合同款項(xiàng)的支付進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。對(duì)于符合付款條件的采購(gòu)合同款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)安排支付。支付方式應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，一般包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)合同款項(xiàng)的支付情況，確?？铐?xiàng)按時(shí)足額支付給供應(yīng)商。對(duì)于逾期未支付的款項(xiàng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，查明原因，并采取相應(yīng)措施。五、采購(gòu)合同的變更與終止1.合同變更在采購(gòu)合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。變更協(xié)議作為原采購(gòu)合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門調(diào)整工作安排。2.合同終止采購(gòu)合同履行完畢或因其他原因需要終止時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商辦理終止手續(xù)。終止手續(xù)包括簽訂終止協(xié)議、清理貨物、結(jié)算款項(xiàng)等。終止協(xié)議應(yīng)明確合同終止的原因、時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同終止情況通知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門進(jìn)行后續(xù)處理。六、采購(gòu)合同的檔案管理1.檔案收集采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同檔案的收集工作，確保合同簽訂、履行、變更、終止等過程中產(chǎn)生的各類文件資料齊全、完整。檔案收集范圍包括采購(gòu)合同文本、合同審批表、談判記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。2.檔案整理采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)收集到的采購(gòu)合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔。檔案整理應(yīng)做到文件資料齊全、目錄清晰、裝訂整齊，便于查閱和保管。3.檔案保管采購(gòu)合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的專用檔案柜中。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為合同履行完畢后[X]年。對(duì)于重要采購(gòu)合同，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。4.檔案查閱因工作需要查閱采購(gòu)合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。七、采購(gòu)合同的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理工作規(guī)范、有序。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂程序的合規(guī)性、合同條款的執(zhí)行情況、款項(xiàng)支付的合理性、檔案管理的規(guī)范性等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核評(píng)價(jià)采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)合同管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂及時(shí)率、合同履行率