建立債權(quán)臺賬管理制度

建立債權(quán)臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司債權(quán)管理，規(guī)范債權(quán)臺賬的建立、維護和使用，及時、準確地反映公司債權(quán)狀況，防范債權(quán)風險，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及債權(quán)事項的管理，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、資金拆借等形成的各類債權(quán)。（三）基本原則1.真實性原則：債權(quán)臺賬應(yīng)如實反映債權(quán)的發(fā)生、變更、回收等情況，確保數(shù)據(jù)真實可靠。2.準確性原則：債權(quán)信息的記錄應(yīng)準確無誤，包括債務(wù)人信息、債權(quán)金額、債務(wù)期限、合同編號等關(guān)鍵要素。3.及時性原則：及時記錄債權(quán)的相關(guān)變動，保證臺賬信息與實際情況同步更新，以便及時掌握債權(quán)動態(tài)。4.完整性原則：涵蓋公司所有債權(quán)業(yè)務(wù)，確保無遺漏，全面反映公司債權(quán)全貌。二、債權(quán)臺賬的建立（一）臺賬設(shè)立1.由財務(wù)部門負責統(tǒng)一設(shè)立債權(quán)臺賬，明確臺賬的格式和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，確保能夠全面、清晰地記錄債權(quán)信息。2.臺賬應(yīng)按照債權(quán)的性質(zhì)、債務(wù)人類別等進行分類設(shè)置，以便于查詢和統(tǒng)計分析。（二）債權(quán)信息錄入1.業(yè)務(wù)部門在債權(quán)發(fā)生時，應(yīng)及時將相關(guān)信息傳遞給財務(wù)部門。信息包括但不限于合同協(xié)議、發(fā)票、發(fā)貨單、對賬單等原始憑證。2.財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的資料，按照臺賬格式要求，準確錄入債權(quán)的基本信息，如債務(wù)人名稱、地址、聯(lián)系方式、債權(quán)金額、形成日期、到期日、債權(quán)性質(zhì)（如貨款、借款、租金等）、合同編號等。3.對于同一債務(wù)人的多筆債權(quán)，應(yīng)分別記錄，不得合并或混淆。（三）臺賬初始化在本制度實施前，財務(wù)部門應(yīng)對公司已有的債權(quán)進行全面梳理，按照本制度要求進行臺賬初始化錄入，確保臺賬信息的完整性和準確性。初始化工作應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成，并經(jīng)相關(guān)負責人審核確認。三、債權(quán)臺賬的維護（一）日常更新1.財務(wù)部門應(yīng)定期（至少每月一次）對債權(quán)臺賬進行更新，及時記錄債權(quán)的變動情況。2.債權(quán)變動包括但不限于債權(quán)金額的調(diào)整（如因銷售折讓、債務(wù)重組等原因）、債務(wù)期限的變更、債務(wù)人信息的修改等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將涉及債權(quán)變動的相關(guān)文件傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門據(jù)此進行臺賬更新。3.對于已到期債權(quán)，應(yīng)在臺賬中進行標記，以便重點關(guān)注和跟蹤回收情況。（二）債權(quán)核對1.財務(wù)部門應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門進行債權(quán)核對，確保雙方記錄的債權(quán)信息一致。核對周期至少每季度一次。2.核對內(nèi)容包括債務(wù)人名稱、債權(quán)金額、到期日等關(guān)鍵信息。如發(fā)現(xiàn)差異，雙方應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門的債權(quán)核對工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）壞賬處理1.對于符合壞賬確認條件的債權(quán)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出壞賬核銷申請，并提供相關(guān)證明材料，如債務(wù)人破產(chǎn)清算文件、法院判決書、債務(wù)人失蹤證明等。2.財務(wù)部門收到壞賬核銷申請后，應(yīng)進行嚴格審核，核實情況屬實后，按照公司財務(wù)制度規(guī)定的程序進行壞賬核銷處理，并在債權(quán)臺賬中予以注明。3.已核銷的壞賬如后期又收回，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進行賬務(wù)處理，并恢復債權(quán)記錄。四、債權(quán)臺賬的使用（一）債權(quán)分析1.財務(wù)部門應(yīng)定期對債權(quán)臺賬進行分析，形成債權(quán)分析報告，為公司管理層提供決策支持。分析內(nèi)容包括債權(quán)結(jié)構(gòu)、賬齡分布、債務(wù)人信用狀況、回收情況等。2.通過債權(quán)分析，評估公司債權(quán)風險，發(fā)現(xiàn)潛在問題，提出改進措施和建議，如優(yōu)化信用政策、加強應(yīng)收賬款催收等。（二）風險預警1.根據(jù)債權(quán)賬齡和回收情況，設(shè)定風險預警指標。如逾期[X]天以上的債權(quán)占比、賬齡超過[X]年的債權(quán)金額等。2.當預警指標達到設(shè)定閾值時，財務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)出風險預警信號，提醒相關(guān)部門關(guān)注債權(quán)風險，并采取相應(yīng)措施。3.業(yè)務(wù)部門和風險管理部門應(yīng)根據(jù)風險預警提示，對逾期債權(quán)進行重點跟蹤和催收，制定切實可行的催收方案，降低債權(quán)損失風險。（三）決策支持1.公司管理層在進行重大決策時，如投資決策、業(yè)務(wù)拓展決策等，可參考債權(quán)臺賬信息，評估公司資金狀況和債權(quán)風險對決策的影響。2.債權(quán)臺賬數(shù)據(jù)可作為制定公司信用政策、銷售政策等的重要依據(jù)，有助于公司合理控制風險，提高運營效率。五、債權(quán)臺賬的保管（一）保管責任1.債權(quán)臺賬由財務(wù)部門指定專人負責保管，確保臺賬的安全和完整。2.保管人員應(yīng)嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失臺賬資料。（二）保管期限債權(quán)臺賬應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定的期限進行保管，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門審核批準，方可進行銷毀處理。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱債權(quán)臺賬的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，在保管人員的陪同下進行查閱。查閱人員不得擅自復制、摘抄臺賬內(nèi)容。2.外單位人員因特殊原因需要查閱債權(quán)臺賬的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。查閱過程中，保管人員應(yīng)全程監(jiān)督，確保臺賬信息安全。3.因工作需要借閱債權(quán)臺賬的，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負責人和財務(wù)部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還臺賬資料。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門定期對債權(quán)臺賬管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實施。2.檢查內(nèi)容包括債權(quán)臺賬的建立、維護、使用、保管等環(huán)節(jié)，重點檢查臺賬信息的真實性、準確性、完整性和及時性。（二）考核機制1.將債權(quán)臺賬管理工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系，明確考核指標和權(quán)重。2.考核指標可包括債權(quán)回收率、逾期債權(quán)占比、債權(quán)信息準確率、臺賬更新及時性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對未達標的部門和個人進行督促整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司財務(wù)部門負