恒大公司檔案管理制度

恒大公司檔案管理制度總則目的為加強恒大公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于恒大公司各部門及全體員工?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司各項工作的實際情況。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。檔案管理機構(gòu)及職責(zé)綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理和安全保密工作。檔案的分類與編號檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要等。2.人事檔案：員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)等資料。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.其他檔案：如合同協(xié)議、證照印章、榮譽證書等。檔案編號1.文書檔案編號：采用年度+保管期限+順序號的方式，如2023永久001。2.人事檔案編號：按照員工工號進(jìn)行編號。3.財務(wù)檔案編號：根據(jù)會計年度和檔案類別進(jìn)行編號，如2023會計憑證001。4.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項目編號進(jìn)行編制，如市場202301001。5.其他檔案編號：根據(jù)檔案性質(zhì)和類別進(jìn)行編號，如合同2023001。檔案的收集與整理收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.員工個人在工作中產(chǎn)生的與工作相關(guān)的重要文件、成果等。3.外部單位與公司往來的文件、信函、合同等。收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范后移交綜合管理部。2.員工個人應(yīng)妥善保管好與工作相關(guān)的檔案材料，在離職時按規(guī)定移交綜合管理部。3.對于重要的文件和資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔。整理方法1.文書檔案：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制目錄。2.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，建立員工檔案袋。3.財務(wù)檔案：按照會計核算的要求進(jìn)行整理，裝訂成冊。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和項目階段進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷宗。5.其他檔案：按照檔案性質(zhì)和類別進(jìn)行整理，編制索引。檔案的保管與存儲保管期限1.文書檔案：根據(jù)文件的重要性和時效性，分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）三種保管期限。2.人事檔案：長期保管。3.財務(wù)檔案：按照國家財務(wù)檔案管理規(guī)定確定保管期限。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)項目的重要性和后續(xù)利用需求確定保管期限。存儲方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專用的檔案柜中，保持通風(fēng)、干燥，防止受潮、霉變、蟲蛀等。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案：應(yīng)按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類存儲，并注明拍攝時間、地點、人物等信息。檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，嚴(yán)格控制非檔案管理人員進(jìn)入。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)簽署審批意見。3.查閱人憑審批后的申請表到綜合管理部查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程。4.查閱人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。利用規(guī)定1.檔案查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.如需將檔案借出公司，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過[X]個工作日。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.綜合管理部定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存，以備查考。檔案管理人員職責(zé)綜合管理部檔案管理人員1.負(fù)責(zé)公司檔案管理的日常工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，及時為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，確保檔案的真實、完整和安全。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交綜合管理部。3.協(xié)助綜合管理部做好檔案的查閱和利用工作，為公司內(nèi)部人員提供必要的檔案信息支持。4.對本部門檔案管理工作中存在的問題及時向綜合管理部反饋，并提出改進(jìn)建議。檔案管理的信息化建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)逐步建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、編號和存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行