借閱資料管理制度

借閱資料管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司資料的借閱行為，確保資料的安全與完整，提高資料的使用效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部員工、部門以及因工作需要借閱公司資料的外部合作單位及個人。3.基本原則（1）資料借閱應(yīng)遵循必要、合理、高效的原則，以滿足工作需要為前提。（2）借閱人應(yīng)妥善保管所借資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。（3）公司資料的借閱管理應(yīng)嚴格按照規(guī)定流程進行，確保資料的可追溯性。二、資料分類與范圍1.資料分類（1）公司文件類：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司制度、各類通知、報告等。（2）業(yè)務(wù)資料類：涵蓋市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、項目文檔、技術(shù)資料、財務(wù)報表等。（3）人事檔案類：員工個人簡歷、入職登記表、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、薪酬福利資料等。（4）其他資料類：如公司榮譽證書、資質(zhì)證明、宣傳資料、會議紀要等。2.資料范圍本制度所指資料包括公司內(nèi)部形成的各類紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、數(shù)據(jù)等，以及公司外部獲取但與公司業(yè)務(wù)相關(guān)且經(jīng)公司整理保存的資料。三、借閱流程1.內(nèi)部員工借閱（1）填寫借閱申請表：借閱人需填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。（2）部門負責人審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字，確認借閱目的合理且符合工作需要。（3）資料管理部門審批：對于涉及重要機密或特定權(quán)限的資料，需提交資料管理部門負責人審批。（4）借閱登記：資料管理部門根據(jù)審批結(jié)果進行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、資料名稱、編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息，并發(fā)放資料。2.部門之間借閱（1）發(fā)起借閱申請：借閱部門填寫《資料借閱申請表》，說明借閱資料的用途及歸還時間。（2）雙方部門負責人審批：申請表分別經(jīng)借閱部門和資料所屬部門負責人簽字同意。（3）借閱登記：資料管理部門按照上述內(nèi)部員工借閱登記流程進行操作。3.外部合作單位及個人借閱（1）合作協(xié)議約定：若因業(yè)務(wù)合作需要外部單位或個人借閱資料，應(yīng)在合作協(xié)議中明確資料借閱的相關(guān)事宜，包括借閱范圍、期限、保密責任等。（2）填寫申請表：外部借閱人需填寫《資料借閱申請表》，并附上合作協(xié)議復(fù)印件。（3）公司相關(guān)部門審核：申請表經(jīng)公司業(yè)務(wù)對接部門負責人、法務(wù)部門審核，確保借閱行為符合合作協(xié)議及公司規(guī)定。（4）公司領(lǐng)導(dǎo)審批：對于涉及重大利益或重要資料的借閱申請，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（5）借閱登記：資料管理部門在完成上述審批流程后，進行借閱登記，并要求外部借閱人簽署《資料借閱承諾書》，明確保密義務(wù)和違約責任。四、借閱期限1.一般資料的借閱期限為[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前[X]個工作日向資料管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.人事檔案類資料的借閱期限嚴格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不得超過[X]個工作日，如需查閱重要人事檔案資料，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并在指定地點查閱，不得帶出公司。3.對于緊急工作需要臨時借閱的資料，借閱人應(yīng)在完成工作后及時歸還，最長借閱期限不得超過[X]個工作日。五、借閱權(quán)限1.普通員工可借閱與其工作相關(guān)的一般性資料，但涉及公司核心機密、重要財務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃等資料的借閱需經(jīng)部門負責人及以上級別領(lǐng)導(dǎo)批準。2.部門負責人可借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的各類資料，并有權(quán)審批本部門員工的借閱申請。3.公司高層領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)工作需要借閱任何資料。六、資料保管與歸還1.保管要求（1）借閱人應(yīng)妥善保管所借資料，不得在資料上隨意涂改、標記、污損或撕毀。（2）對于紙質(zhì)資料，借閱人應(yīng)保持資料的整潔，避免折疊、受潮、發(fā)霉等情況；對于電子資料，應(yīng)按照公司規(guī)定的存儲方式進行保存，不得擅自更改文件格式或內(nèi)容。（3）借閱人不得將所借資料帶離公司規(guī)定的使用區(qū)域，如需在公司外使用，必須經(jīng)資料管理部門負責人特別批準，并采取必要的保密措施。2.歸還規(guī)定（1）借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將所借資料歸還至資料管理部門。如因特殊原因無法按時歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（2）資料歸還時，借閱人應(yīng)確保資料的完整性和準確性，資料管理部門應(yīng)對歸還資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失或內(nèi)容缺失等情況，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)責任。（3）對于電子資料，借閱人應(yīng)按照資料管理部門要求的格式和路徑進行歸還，確保電子文件的可讀性和可追溯性。七、資料查閱與復(fù)印1.查閱規(guī)定（1）借閱人如需查閱資料內(nèi)容，應(yīng)在資料管理部門指定的地點進行，不得擅自將資料帶出查閱區(qū)域。（2）查閱過程中，借閱人應(yīng)遵守資料管理部門的相關(guān)規(guī)定，保持安靜，不得影響其他人員正常工作。（3）對于涉及公司機密的資料，查閱時應(yīng)嚴格控制知悉范圍，未經(jīng)批準不得向無關(guān)人員透露資料內(nèi)容。2.復(fù)印規(guī)定（1）一般情況下，借閱人如需復(fù)印所借資料，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可復(fù)印。（2）復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作實際需要合理確定，不得隨意多印。對于重要資料的復(fù)印，資料管理部門應(yīng)進行登記，記錄復(fù)印日期、復(fù)印人、復(fù)印份數(shù)等信息。（3）復(fù)印后的資料應(yīng)按照與原件相同的保管要求進行妥善保管，不得隨意丟棄或傳播。八、資料保密1.保密責任（1）所有借閱公司資料的人員均有保密義務(wù)，應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得向任何第三方泄露所借資料的內(nèi)容。（2）借閱人在使用資料過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對資料進行加密存儲、設(shè)置訪問權(quán)限等，防止資料被非法獲取或傳播。（3）如因工作變動或離職等原因，借閱人應(yīng)及時將所借資料歸還資料管理部門，并辦理相關(guān)保密交接手續(xù)，確保資料的保密性不受影響。2.保密措施（1）資料管理部門應(yīng)對涉及公司機密的資料進行分類標識，并采取相應(yīng)的存儲和保管措施，如設(shè)置專門的保密檔案室、采用加密存儲設(shè)備等。（2）對于借閱過程中的保密工作，資料管理部門應(yīng)與借閱人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強對借閱行為的監(jiān)督和管理。（3）公司定期對員工進行保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識，確保員工了解并遵守公司的保密制度和資料借閱管理規(guī)定。九、違規(guī)處理1.若借閱人違反本制度規(guī)定，擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的，資料管理部門有權(quán)收回所借資料，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、限制借閱權(quán)限等處理。2.對于因保管不善導(dǎo)致資料損壞、丟失或內(nèi)容缺失的借閱人，應(yīng)責令其采取補救措施，如無法補救，應(yīng)按照公司規(guī)定賠償相應(yīng)損失。3.如借閱人違反資料保密規(guī)定，將所借資料泄露給第三方，公司將依法追究其法律責任，并根據(jù)情節(jié)嚴重