美甲類采購管理制度

美甲類采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司美甲類產(chǎn)品的采購管理工作，確保采購活動(dòng)的合規(guī)、高效，滿足公司業(yè)務(wù)需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有美甲類產(chǎn)品（包括甲油膠、美甲工具、飾品等）的采購活動(dòng)。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受監(jiān)督。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商提供的產(chǎn)品。二、采購職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)美甲類產(chǎn)品采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行。尋找、篩選、評(píng)估和確定合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。2.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出美甲類產(chǎn)品的采購申請(qǐng)。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的驗(yàn)收工作。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的審核與支付。對(duì)采購成本進(jìn)行核算與分析。監(jiān)督采購資金的使用情況。4.質(zhì)量控制部門制定美甲類產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)采購的美甲類產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。反饋產(chǎn)品質(zhì)量問題，協(xié)助采購部門處理不合格產(chǎn)品。三、采購計(jì)劃管理1.需求預(yù)測需求部門應(yīng)定期（每月/每季度）對(duì)美甲類產(chǎn)品的需求進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合市場趨勢、銷售數(shù)據(jù)、庫存情況等因素，填寫《美甲類產(chǎn)品需求預(yù)測表》。需求預(yù)測應(yīng)盡量準(zhǔn)確、詳細(xì)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)需求時(shí)間等信息。2.采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，在需要采購時(shí)填寫《美甲類產(chǎn)品采購申請(qǐng)表》，注明采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。采購申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。3.采購計(jì)劃制定采購部門收到采購申請(qǐng)表后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，制定美甲類產(chǎn)品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、供應(yīng)商選擇意向等內(nèi)容，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于緊急采購需求，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通協(xié)調(diào)，在確保合規(guī)的前提下優(yōu)先安排采購。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等）收集美甲類產(chǎn)品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況，填寫《供應(yīng)商初步評(píng)估表》。對(duì)于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門安排實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等，填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》。2.供應(yīng)商評(píng)估與選擇采購部門定期（每年/每半年）對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。采購部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，得分在[X]分及以上的為合格供應(yīng)商，得分在[X]分以下的為不合格供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商。對(duì)于新的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)從合格供應(yīng)商中選擇至少[X]家進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)，綜合比較其價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門為每個(gè)供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息（如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等）、評(píng)估報(bào)告、合作記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門給予適當(dāng)?shù)募?lì)措施，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。對(duì)于連續(xù)兩次評(píng)估不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)將其列入淘汰名單，不再與其合作。五、采購流程1.詢價(jià)與報(bào)價(jià)采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，向至少[X]家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，注明采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。供應(yīng)商收到詢價(jià)函后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）進(jìn)行報(bào)價(jià)，并將報(bào)價(jià)單反饋給采購部門。采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理、比較，分析價(jià)格的合理性。2.商務(wù)談判采購部門根據(jù)詢價(jià)結(jié)果，選擇至少[X]家供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等方面。在談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)、市場行情等信息，爭取有利的采購條件。商務(wù)談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)形成談判記錄，記錄談判過程中的主要內(nèi)容和達(dá)成的共識(shí)。3.合同簽訂采購部門根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門審核通過后，采購合同報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購合同經(jīng)審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)及時(shí)歸檔保存。4.訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)注明采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。5.到貨驗(yàn)收采購的美甲類產(chǎn)品到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。產(chǎn)品到貨后，質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，需求部門對(duì)產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行核對(duì)。驗(yàn)收合格的產(chǎn)品，由質(zhì)量控制部門出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》，需求部門在《到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的產(chǎn)品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。6.付款結(jié)算采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，注明采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式等內(nèi)容?！陡犊钌暾?qǐng)單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，財(cái)務(wù)部門按照審批結(jié)果進(jìn)行付款結(jié)算。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)采購部門應(yīng)密切關(guān)注美甲類產(chǎn)品市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場價(jià)格波動(dòng)、供求關(guān)系變化等信息，合理安排采購計(jì)劃，降低市場風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的產(chǎn)品，采購部門可采取套期保值、簽訂長期合同等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)質(zhì)量控制部門應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購的美甲類產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。采購部門在與供應(yīng)商簽訂采購合同時(shí)，應(yīng)明確質(zhì)量責(zé)任和違約責(zé)任，對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，應(yīng)依法追究其責(zé)任。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)于可能出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量下降等風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)提前采取措施，如增加備用供應(yīng)商、調(diào)整采購計(jì)劃等。4.合同風(fēng)險(xiǎn)采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、完整。采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于違反合同約定的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。七、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)美甲類產(chǎn)品采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時(shí)