媒體采訪歸口管理制度

媒體采訪歸口管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司媒體采訪活動的管理，確保媒體采訪工作的有序進行，維護公司形象和利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在面對媒體采訪時的相關行為規(guī)范和管理流程。（三）基本原則1.歸口管理原則：所有媒體采訪活動統(tǒng)一歸口至公司指定部門進行管理和協(xié)調，以確保信息的一致性和準確性。2.真實性原則：向媒體提供的信息必須真實、準確、客觀，不得虛假陳述或隱瞞重要事實。3.及時性原則：對于媒體的采訪請求，應及時響應并處理，避免因拖延導致不良影響。4.保密原則：涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等內容，在采訪過程中及結束后，必須嚴格保密，不得泄露。二、歸口管理部門及職責（一）歸口管理部門公司[具體部門名稱]為媒體采訪歸口管理部門（以下簡稱“歸口部門”）。（二）歸口部門職責1.負責制定和完善媒體采訪歸口管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一接收和處理媒體采訪請求，對采訪事項進行初步評估和審核。3.協(xié)調相關部門和人員，組織安排媒體采訪活動，包括確定采訪時間、地點、參與人員等。4.審核采訪提綱及相關資料，確保采訪內容符合公司政策和利益，對可能涉及敏感信息的部分進行把關。5.全程參與媒體采訪活動，負責現(xiàn)場協(xié)調和溝通，確保采訪順利進行。6.對采訪后的報道進行跟蹤和評估，及時反饋相關信息給公司領導及相關部門。7.建立媒體采訪檔案，對每次采訪活動的相關資料進行整理、歸檔和保存。三、媒體采訪申請與審批流程（一）申請1.公司任何部門或員工接到媒體采訪請求后，應及時向歸口部門報告，并填寫《媒體采訪申請表》（見附件1）。申請表應詳細說明采訪媒體名稱、采訪主題、采訪形式（如電話采訪、現(xiàn)場采訪、書面采訪等）、采訪時間、采訪地點、預計采訪時長等信息。2.如涉及公司重要項目、重大事件或敏感信息的采訪，申請部門或員工應提前與歸口部門溝通，提供相關背景資料和詳細情況說明，以便歸口部門進行全面評估。（二）審批1.歸口部門收到《媒體采訪申請表》后，應立即對申請內容進行審核。審核重點包括采訪主題是否符合公司業(yè)務范圍和宣傳方向、采訪形式是否合適、采訪時間和地點是否便于安排、是否涉及敏感信息等。2.對于一般性采訪申請，歸口部門應在[X]個工作日內完成審核，并給予批準或駁回的答復。如批準，應明確告知申請部門或員工后續(xù)的安排和注意事項；如駁回，應說明理由。3.對于涉及公司重要項目、重大事件或敏感信息的采訪申請，歸口部門審核后，需提交公司分管領導審批。公司分管領導應在[X]個工作日內做出審批決定，并反饋給歸口部門。歸口部門根據(jù)審批意見及時通知申請部門或員工。（三）特殊情況處理如遇緊急媒體采訪情況，無法按照正常申請與審批流程進行時，申請部門或員工應先口頭向歸口部門報告，歸口部門應立即啟動應急處理機制，在確保信息準確和符合公司利益的前提下，先行協(xié)調安排采訪，并在事后[X]個工作日內補辦相關申請與審批手續(xù)。四、采訪準備工作（一）成立采訪工作小組1.根據(jù)采訪的性質和規(guī)模，由歸口部門牽頭，組織相關部門人員成立采訪工作小組。小組成員應包括負責接待的人員、熟悉采訪主題的業(yè)務專家、負責信息審核的人員等。2.明確采訪工作小組各成員的職責分工，確保各項準備工作有序進行。（二）資料收集與整理1.業(yè)務專家負責收集與采訪主題相關的公司資料，包括公司概況、業(yè)務發(fā)展情況、產品或服務介紹、相關項目成果等。資料應確保真實、準確、完整，并具有針對性和代表性。2.信息審核人員對收集的資料進行審核，重點檢查是否涉及敏感信息、數(shù)據(jù)是否準確無誤、表述是否清晰規(guī)范等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與相關人員溝通并進行修改完善。（三）采訪提綱準備1.采訪工作小組共同商討制定采訪提綱，明確采訪的重點問題和期望獲取的信息。采訪提綱應根據(jù)采訪主題和目的進行設計，既要涵蓋關鍵信息，又要避免問題過于冗長或復雜。2.對于可能涉及公司敏感信息或需要重點強調的內容，應提前規(guī)劃好回答口徑，確保在采訪中能夠準確、一致地傳達公司立場。（四）人員培訓與溝通1.對參與采訪的公司人員進行培訓，使其熟悉采訪流程、采訪提綱及回答口徑，了解媒體采訪的特點和注意事項。培訓內容可包括媒體溝通技巧、如何應對突發(fā)問題等。2.采訪前，采訪工作小組內部應進行充分溝通，確保各成員對采訪目的、重點問題和回答口徑有清晰一致的理解。同時，與申請部門或員工保持密切聯(lián)系，及時了解采訪媒體的最新動態(tài)和特殊要求。五、采訪實施（一）接待安排1.按照采訪審批確定的時間和地點，由接待人員負責做好采訪現(xiàn)場的接待工作。接待人員應提前到達現(xiàn)場，確保采訪環(huán)境整潔、舒適，并準備好相關的宣傳資料、飲品等。2.在采訪過程中，接待人員要熱情、禮貌，為媒體記者提供必要的協(xié)助和服務，營造良好的采訪氛圍。（二）采訪過程管理1.采訪工作小組成員按照分工參與采訪活動。業(yè)務專家負責回答記者關于業(yè)務方面的問題，確?；卮饻蚀_、專業(yè)、清晰；信息審核人員密切關注采訪過程，對涉及敏感信息或不符合回答口徑的內容及時提醒糾正；其他成員負責現(xiàn)場協(xié)調和溝通，保證采訪順利進行。2.采訪過程中，如遇記者提出的問題超出預先準備的范圍或涉及敏感、復雜問題，采訪人員應保持冷靜，不要急于回答。可向記者說明需要進一步核實或請示相關領導，避免隨意表態(tài)或提供不準確的信息。3.嚴格控制采訪時間，確保采訪按照預定計劃進行，避免出現(xiàn)拖延或超時的情況。如因特殊原因需要延長采訪時間，應提前與媒體記者溝通協(xié)商，并及時向歸口部門報告。（三）記錄與監(jiān)控1.安排專人對采訪過程進行記錄，記錄方式可采用文字記錄、錄音或錄像等（需提前征得媒體記者同意）。記錄內容應包括采訪時間、地點、參與人員、采訪問題及回答內容等，確保記錄完整、準確。2.采訪過程中，歸口部門應安排人員通過遠程監(jiān)控等方式對采訪現(xiàn)場進行實時監(jiān)控，及時了解采訪進展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決。六、采訪后管理（一）報道跟蹤1.采訪結束后，歸口部門應及時跟蹤媒體的報道情況，收集相關報道資料，包括報道的媒體名稱、報道時間、報道內容等。2.對報道內容進行分析評估，檢查報道是否準確反映公司提供的信息，是否存在歪曲、誤解或不實報道的情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與媒體溝通協(xié)調，要求其更正或澄清。（二）效果評估1.根據(jù)采訪的目的和預期效果，對本次媒體采訪活動的效果進行評估。評估指標可包括媒體曝光度、報道的正面影響力、公眾關注度、對公司業(yè)務的促進作用等。2.通過問卷調查、數(shù)據(jù)分析、輿情監(jiān)測等方式收集相關反饋信息，了解公眾對公司的認知度、態(tài)度和看法的變化情況，為后續(xù)的媒體采訪工作提供參考。（三）總結與反饋1.歸口部門組織采訪工作小組成員對本次媒體采訪活動進行總結，分析活動過程中的經驗教訓，提出改進措施和建議。總結內容應包括采訪申請與審批過程、準備工作、采訪實施、報道跟蹤及效果評估等方面的情況。2.將采訪活動總結報告提交給公司領導及相關部門，并在公司內部進行適當范圍內的通報，以便其他部門和員工了解媒體采訪工作的情況，提高對媒體采訪管理的重視程度。七、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括但不限于公司的技術秘密、產品配方、生產工藝、客戶信息、市場策略、財務數(shù)據(jù)等。2.公司尚未公開的重大決策、重要項目進展情況、內部管理信息等敏感信息。3.在媒體采訪過程中，涉及公司不宜公開披露的其他信息。（二）保密措施1.參與媒體采訪的公司人員應簽訂保密協(xié)議，明確其在采訪過程中及結束后的保密義務和責任。2.在采訪準備階段，對涉及保密信息的資料進行嚴格管理，標注保密標識，限制接觸范圍。3.在采訪過程中，提醒采訪人員遵守保密規(guī)定，不得隨意泄露公司保密信息。如媒體記者提出涉及保密信息的問題，應按照預先確定的回答口徑進行回應，避免直接透露敏感內容。4.采訪結束后，及時收回和銷毀與采訪相關的保密資料，確保保密信息不被泄露。八、責任追究（一）違反本制度的情形1.未經歸口部門審批，擅自接受媒體采訪或提供公司信息的。2.在媒體采訪過程中，故意提供虛假信息、泄露公司商業(yè)秘密或敏感信息的。3.未按照本制度規(guī)定的流程和要求進行采訪準備、實施及后續(xù)管理，導致采訪活動出現(xiàn)失誤或不良影響的。4.對媒體報道跟蹤不力，未能及時發(fā)現(xiàn)并處理報道中存在的問題，給公司造成損失或負面影響的。（二）責任追究方式1.對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違反本制度給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。3.構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。九、附則（一）解釋權本制度由公司[歸口部門名稱]負責解釋。（二）修訂與完善本制度將根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和實際情況的變化，適時進行修訂和完善。修訂后的制度經公司審批后發(fā)布實施。[公司名稱][發(fā)布日期]附件1：媒體采訪申請表|申請部門/員工||||||||聯(lián)系方式||||采訪媒體名稱||||采訪主題||||采訪