公司往來賬款管理制度

公司往來賬款管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司往來賬款的管理，規(guī)范往來賬款的核算和結(jié)算行為，防范財務(wù)風(fēng)險，確保公司資金的安全與正常周轉(zhuǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部客戶、供應(yīng)商等發(fā)生的各類往來賬款的管理。3.職責(zé)分工財務(wù)部門負(fù)責(zé)往來賬款的核算、記錄和分析，定期編制往來賬款報表，及時向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供財務(wù)信息。審核往來賬款的收支憑證，確保憑證的真實性、合法性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)往來賬款的催收和清理工作，對逾期賬款進(jìn)行跟蹤和預(yù)警。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶、供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通和協(xié)調(diào)，簽訂相關(guān)合同或協(xié)議，明確往來賬款的結(jié)算方式、期限等條款。按照合同約定及時辦理發(fā)貨、驗收、開票等業(yè)務(wù)手續(xù)，確保往來賬款的及時確認(rèn)和回收。協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行往來賬款的催收和清理工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。采購部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇、評估和管理，簽訂采購合同，明確采購價格、付款方式、交貨期限等條款。按照合同約定及時辦理采購業(yè)務(wù)的驗收、入庫等手續(xù)，確保往來賬款的及時支付。協(xié)助財務(wù)部門核對采購?fù)鶃碣~款，及時處理差異事項。銷售部門負(fù)責(zé)客戶的開發(fā)、維護(hù)和管理，簽訂銷售合同，明確銷售價格、收款方式、交貨期限等條款。按照合同約定及時辦理銷售業(yè)務(wù)的發(fā)貨、開票等手續(xù)，確保往來賬款的及時回收。協(xié)助財務(wù)部門催收銷售往來賬款，提供客戶信用信息和銷售情況等資料。二、往來賬款的分類及核算1.應(yīng)收賬款定義：公司因銷售商品、提供勞務(wù)等經(jīng)營活動應(yīng)向客戶收取的款項。核算內(nèi)容：包括銷售貨款、增值稅銷項稅額、代購貨方墊付的包裝費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)等。賬務(wù)處理：財務(wù)部門應(yīng)按照銷售業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序，及時記錄應(yīng)收賬款的增減變動情況。在確認(rèn)收入時，借記“應(yīng)收賬款”科目，貸記“主營業(yè)務(wù)收入”、“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項稅額）”等科目；收到款項時，借記“銀行存款”等科目，貸記“應(yīng)收賬款”科目。2.應(yīng)付賬款定義：公司因購買商品、接受勞務(wù)等經(jīng)營活動應(yīng)支付給供應(yīng)商的款項。核算內(nèi)容：包括購買貨款、增值稅進(jìn)項稅額、應(yīng)付的運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)等。賬務(wù)處理：財務(wù)部門應(yīng)按照采購業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序，及時記錄應(yīng)付賬款的增減變動情況。在收到貨物或接受勞務(wù)并取得發(fā)票時，借記“原材料”、“庫存商品”、“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”科目；支付款項時，借記“應(yīng)付賬款”科目，貸記“銀行存款”等科目。3.其他應(yīng)收款定義：公司除應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)付賬款等以外的其他各種應(yīng)收及暫付款項。核算內(nèi)容：包括員工借款、備用金、押金、應(yīng)收的各種賠款、罰款等。賬務(wù)處理：財務(wù)部門應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序，及時記錄其他應(yīng)收款的增減變動情況。發(fā)生其他應(yīng)收款項時，借記“其他應(yīng)收款”科目，貸記“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”等科目；收回款項時，借記“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”等科目，貸記“其他應(yīng)收款”科目。4.其他應(yīng)付款定義：公司除應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)收賬款等以外的其他各種應(yīng)付及暫收款項。核算內(nèi)容：包括應(yīng)付租入固定資產(chǎn)和包裝物的租金、存入保證金、應(yīng)付統(tǒng)籌退休金、職工未按期領(lǐng)取的工資等。賬務(wù)處理：財務(wù)部門應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序，及時記錄其他應(yīng)付款的增減變動情況。發(fā)生其他應(yīng)付款項時，借記“管理費(fèi)用”、“銷售費(fèi)用”等科目，貸記“其他應(yīng)付款”科目；支付款項時，借記“其他應(yīng)付款”科目，貸記“銀行存款”等科目。5.預(yù)收賬款定義：公司按照合同規(guī)定向購貨單位預(yù)收的款項。核算內(nèi)容：包括預(yù)收的貨款、定金等。賬務(wù)處理：財務(wù)部門應(yīng)按照預(yù)收業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序，及時記錄預(yù)收賬款的增減變動情況。收到預(yù)收款項時，借記“銀行存款”等科目，貸記“預(yù)收賬款”科目；發(fā)出商品或提供勞務(wù)確認(rèn)收入時，借記“預(yù)收賬款”科目，貸記“主營業(yè)務(wù)收入”、“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項稅額）”等科目；退回多收的預(yù)收款項時，借記“預(yù)收賬款”科目，貸記“銀行存款”等科目。6.預(yù)付賬款定義：公司按照合同規(guī)定預(yù)付給供應(yīng)單位的款項。核算內(nèi)容：包括預(yù)付的貨款、定金等。賬務(wù)處理：財務(wù)部門應(yīng)按照預(yù)付業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序，及時記錄預(yù)付賬款的增減變動情況。預(yù)付款項時，借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”等科目；收到所購物資或接受勞務(wù)并取得發(fā)票時，借記“原材料”、“庫存商品”、“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）”等科目，貸記“預(yù)付賬款”科目；補(bǔ)付不足款項時，借記“預(yù)付賬款”科目，貸記“銀行存款”等科目；收回多付的款項時，借記“銀行存款”等科目，貸記“預(yù)付賬款”科目。三、往來賬款的結(jié)算管理1.結(jié)算方式公司往來賬款的結(jié)算方式主要包括支票、銀行匯票、銀行本票、商業(yè)匯票、匯兌、委托收款、托收承付、信用證等。具體結(jié)算方式的選擇應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況、客戶或供應(yīng)商的要求以及公司的資金狀況等因素綜合確定。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)結(jié)算方式的特點和相關(guān)規(guī)定，制定相應(yīng)的操作流程和內(nèi)部控制措施，確保往來賬款的結(jié)算安全、準(zhǔn)確、及時。2.結(jié)算期限應(yīng)收賬款的結(jié)算期限應(yīng)根據(jù)合同約定執(zhí)行，原則上不得超過信用期。對于信用期內(nèi)的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤客戶的付款情況，確?？铐棸磿r收回。對于逾期應(yīng)收賬款，財務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)出催款通知，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合催收工作。應(yīng)付賬款的結(jié)算期限應(yīng)根據(jù)合同約定執(zhí)行，不得提前或延遲付款。財務(wù)部門應(yīng)在結(jié)算期限內(nèi)及時審核相關(guān)憑證，辦理付款手續(xù)，確保公司的信用良好。其他應(yīng)收款和其他應(yīng)付款的結(jié)算期限應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實際情況確定，原則上應(yīng)及時結(jié)算，避免長期掛賬。3.結(jié)算憑證管理往來賬款的結(jié)算憑證包括發(fā)票、收據(jù)、銀行結(jié)算憑證、合同協(xié)議等。財務(wù)部門應(yīng)妥善保管結(jié)算憑證，確保憑證的真實性、完整性和合法性。發(fā)票的開具和取得應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒收，并要求對方重新開具。收據(jù)的開具應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，加蓋公司財務(wù)專用章或發(fā)票專用章。收據(jù)應(yīng)連續(xù)編號，使用完畢后應(yīng)及時歸檔保管。銀行結(jié)算憑證應(yīng)按照銀行規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保憑證信息準(zhǔn)確無誤。銀行結(jié)算憑證應(yīng)及時傳遞給財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，并定期與銀行對賬單進(jìn)行核對。合同協(xié)議是往來賬款結(jié)算的重要依據(jù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)妥善保管合同協(xié)議原件，并及時將合同協(xié)議副本提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同協(xié)議的約定進(jìn)行賬務(wù)處理和結(jié)算管理。四、往來賬款的核對與清理1.定期核對財務(wù)部門應(yīng)定期與客戶、供應(yīng)商進(jìn)行往來賬款的核對工作，確保雙方賬目一致。應(yīng)收賬款的核對每月至少進(jìn)行一次，應(yīng)付賬款的核對每季度至少進(jìn)行一次，其他應(yīng)收款和其他應(yīng)付款的核對每半年至少進(jìn)行一次。核對工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，采用函證、對賬清單等方式進(jìn)行。對于核對中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時查明原因，并編制往來賬款差異調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)整。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門的核對工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息，協(xié)助查明差異原因。對于因業(yè)務(wù)變動或其他原因?qū)е碌耐鶃碣~款差異，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，共同制定解決方案。2.賬齡分析財務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，掌握往來賬款的分布情況和賬齡結(jié)構(gòu)。賬齡分析應(yīng)按照不同的客戶或供應(yīng)商、不同的賬齡區(qū)間進(jìn)行分類統(tǒng)計，并編制賬齡分析表。通過賬齡分析，及時發(fā)現(xiàn)逾期賬款和長期掛賬的往來款項，為往來賬款的催收和清理工作提供依據(jù)。對于逾期賬款，應(yīng)采取有效的催收措施，加大催收力度，確保款項盡快收回。對于長期掛賬的往來款項，應(yīng)查明原因，及時進(jìn)行清理，避免形成壞賬損失。3.清理措施對于往來賬款中的呆賬、壞賬，財務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行核銷處理。核銷呆賬、壞賬應(yīng)提供充分的證據(jù)，包括客戶破產(chǎn)清算報告、法院判決書、工商注銷證明等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行往來賬款的清理工作，對于因業(yè)務(wù)原因?qū)е碌拇糍~、壞賬，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并配合財務(wù)部門采取措施進(jìn)行追收。公司應(yīng)建立往來賬款清理工作的考核機(jī)制，對往來賬款清理工作成績突出的部門和個人給予獎勵，對清理工作不力的部門和個人進(jìn)行問責(zé)。五、往來賬款的風(fēng)險控制1.信用評估與管理業(yè)務(wù)部門應(yīng)在與客戶簽訂合同或開展業(yè)務(wù)之前，對客戶的信用狀況進(jìn)行評估。信用評估內(nèi)容包括客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄、行業(yè)信譽(yù)等。根據(jù)客戶的信用評估結(jié)果，確定客戶的信用額度和信用期限，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對于信用狀況較差的客戶，應(yīng)采取謹(jǐn)慎的業(yè)務(wù)策略，如要求客戶提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。財務(wù)部門應(yīng)建立客戶信用檔案，記錄客戶的信用評估結(jié)果、信用額度、信用期限、往來賬款余額及還款情況等信息。定期對客戶的信用狀況進(jìn)行跟蹤和評估，及時調(diào)整客戶的信用額度和信用期限。2.風(fēng)險預(yù)警財務(wù)部門應(yīng)建立往來賬款風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，設(shè)定合理的風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，如應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、逾期賬款比例、賬齡結(jié)構(gòu)等。當(dāng)預(yù)警指標(biāo)出現(xiàn)異常時，及時發(fā)出風(fēng)險預(yù)警信號。風(fēng)險預(yù)警信號發(fā)出后，財務(wù)部門應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并與業(yè)務(wù)部門共同分析風(fēng)險原因，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險應(yīng)對措施，加強(qiáng)對往來賬款的管理和催收工作，確保往來賬款的安全。3.內(nèi)部控制公司應(yīng)建立健全往來賬款內(nèi)部控制制度，明確各部門在往來賬款管理中的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范往來賬款的核算、結(jié)算、核對、清理等業(yè)務(wù)流程。加強(qiáng)對往來賬款業(yè)務(wù)的內(nèi)部審計和監(jiān)督，定期對往來賬款的管理情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。嚴(yán)格執(zhí)行不相容職務(wù)分離制度，往來賬款的審批、經(jīng)辦、記賬、核對等崗位應(yīng)相互分離，形成有效的制衡機(jī)制，防范舞弊風(fēng)險。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對往來賬款的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查往來賬款管理制度的執(zhí)行情況、賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性、結(jié)算的及時性、核對與清理工作的有效性等。內(nèi)部審計部門應(yīng)出具審計報告，對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。對于違反往來賬款管理