包裝材料采購(gòu)管理制度

包裝材料采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司包裝材料采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)的包裝材料符合公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，保證產(chǎn)品質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有包裝材料的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于紙箱、包裝袋、標(biāo)簽、泡沫等各類用于產(chǎn)品包裝的材料。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單及庫(kù)存情況，合理確定包裝材料的采購(gòu)數(shù)量和規(guī)格，確保滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，避免積壓和浪費(fèi)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：嚴(yán)格把控包裝材料質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的包裝材料符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司產(chǎn)品包裝要求。3.成本控制原則：在保證包裝材料質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略、供應(yīng)商管理及談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.合規(guī)合法原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)包裝材料采購(gòu)計(jì)劃的制定、執(zhí)行及供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、選擇、評(píng)估與管理。2.組織包裝材料采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行、跟蹤及付款申請(qǐng)等工作。3.收集市場(chǎng)信息，分析包裝材料價(jià)格走勢(shì)，為公司采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提前向采購(gòu)部門提供包裝材料需求預(yù)測(cè)，協(xié)助采購(gòu)部門制定采購(gòu)計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的包裝材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，及時(shí)反饋質(zhì)量問(wèn)題。（三）質(zhì)量部門1.制定包裝材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，參與供應(yīng)商的評(píng)估與選擇。2.對(duì)采購(gòu)的包裝材料進(jìn)行抽檢或全檢，確保其質(zhì)量符合要求，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核包裝材料采購(gòu)合同及付款申請(qǐng)，確保付款流程合規(guī)。2.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算與分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（五）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)包裝材料的驗(yàn)收入庫(kù)、存儲(chǔ)保管及發(fā)放工作。2.定期盤點(diǎn)庫(kù)存包裝材料，及時(shí)反饋庫(kù)存信息。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)計(jì)劃的制定1.采購(gòu)部門應(yīng)每月末根據(jù)生產(chǎn)部門提供的次月生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單及庫(kù)存情況，結(jié)合包裝材料的安全庫(kù)存，制定次月包裝材料采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確包裝材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整1.如因生產(chǎn)計(jì)劃變更、銷售訂單調(diào)整或其他原因?qū)е掳b材料采購(gòu)計(jì)劃需要調(diào)整，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并重新履行審批手續(xù)。（三）緊急采購(gòu)1.因生產(chǎn)急需或其他特殊原因需要進(jìn)行緊急采購(gòu)時(shí)，使用部門應(yīng)填寫(xiě)《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明緊急采購(gòu)的原因、包裝材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)部門接到審批后的《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》后，應(yīng)立即組織采購(gòu)，優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，確保緊急需求得到及時(shí)滿足。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司包裝材料采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道開(kāi)發(fā)潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等相關(guān)資料，并填寫(xiě)《供應(yīng)商信息登記表》。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門組織質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)人員對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、技術(shù)研發(fā)能力、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，得分在[X]分及以上的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。（三）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和包裝材料質(zhì)量要求，從合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)、服務(wù)良好的供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期為每季度一次。2.考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面，具體考核指標(biāo)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)《供應(yīng)商考核評(píng)分表》。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理：得分在[X]分及以上的供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，可增加采購(gòu)份額，并在同等條件下優(yōu)先選擇。得分在[X][X]分之間的供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，維持現(xiàn)有采購(gòu)份額，督促其改進(jìn)不足之處。得分在[X]分以下的供應(yīng)商為不合格供應(yīng)商，暫停與其合作，要求其限期整改，整改后仍不合格的，取消其合格供應(yīng)商資格。（五）供應(yīng)商淘汰1.對(duì)于出現(xiàn)下列情況之一的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將其從合格供應(yīng)商名錄中淘汰：連續(xù)兩次考核不合格的。提供的產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題，給公司造成重大損失的。因自身原因無(wú)法按時(shí)交貨，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的。違反法律法規(guī)或公司規(guī)章制度的。2.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知被淘汰的供應(yīng)商，并清理相關(guān)采購(gòu)合同及業(yè)務(wù)往來(lái)。五、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.生產(chǎn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等根據(jù)包裝材料需求情況，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明包裝材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)收到的《采購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，對(duì)于不符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通并退回。（二）采購(gòu)詢價(jià)1.采購(gòu)部門根據(jù)審核后的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，詢價(jià)單應(yīng)明確包裝材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商收到詢價(jià)單后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和比較，分析價(jià)格差異原因。（三）采購(gòu)談判1.采購(gòu)部門根據(jù)詢價(jià)情況，選擇報(bào)價(jià)合理、符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。2.采購(gòu)談判應(yīng)圍繞產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的采購(gòu)合同條款。3.采購(gòu)談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)做好談判記錄，記錄談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談判內(nèi)容及結(jié)果等信息。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確包裝材料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門審核付款條款，再報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并加蓋公司合同專用章。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)簽訂的采購(gòu)合同，及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商，采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)合同的主要條款，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同。（六）驗(yàn)收入庫(kù)1.包裝材料到貨前，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收?qǐng)龅?、?zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.包裝材料到貨時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)包裝材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。3.質(zhì)量部門對(duì)包裝材料進(jìn)行抽檢或全檢，出具檢驗(yàn)報(bào)告。對(duì)于驗(yàn)收合格的包裝材料，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的包裝材料，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（七）付款管理1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定及驗(yàn)收入庫(kù)情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后提交財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注包裝材料市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，及時(shí)收集市場(chǎng)信息，分析價(jià)格走勢(shì)，采取適當(dāng)?shù)牟少?gòu)策略，如套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同、分批采購(gòu)等，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司采購(gòu)成本的影響。2.定期對(duì)包裝材料市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)、新技術(shù)、新產(chǎn)品等信息，為公司采購(gòu)決策提供參考依據(jù)，以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照供應(yīng)商評(píng)估和考核制度選擇供應(yīng)商，并在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任。2.質(zhì)量部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)包裝材料的檢驗(yàn)檢測(cè)工作，增加抽檢頻次和范圍，確保所采購(gòu)的包裝材料質(zhì)量符合要求。3.對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的包裝材料，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理，如要求供應(yīng)商承擔(dān)退換貨、補(bǔ)貨等費(fèi)用，對(duì)公司造成損失的，依法追究供應(yīng)商的賠償責(zé)任。（三）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)能力等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的供應(yīng)商及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司采購(gòu)活動(dòng)的影響。（四）合同風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體、權(quán)利義務(wù)對(duì)等，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保合同順利履行。3.建立合同檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)合同及相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管，以備查閱和追溯。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)包裝材料采購(gòu)管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)成本控制情