印章證照制度管理制度

印章證照制度管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章、證照的管理，規(guī)范印章、證照的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司。（三）定義1.印章：指公司正式對外使用的公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等各類印章。2.證照：指公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、法定代表人身份證明書、資質證書、榮譽證書等各類證件。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據公司實際需要，填寫《印章刻制申請表》，報公司領導審批。2.印章刻制申請獲批后，行政部門應選擇具有資質的印章制作單位進行刻制，并留存印章印模備案。3.新印章刻制完成后，行政部門應及時將印章移交至印章保管部門，并辦理交接手續(xù)。（二）印章的保管1.公司公章、合同專用章由行政部門指定專人保管；財務專用章由財務部門指定專人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權人保管；部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章保管制度，確保印章安全。3.印章保管人員應將印章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。4.印章保管人員因事離崗時，應將印章交接給其他指定人員，并辦理交接手續(xù)。（三）印章的使用1.印章使用前，應填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并按規(guī)定程序審批。2.審批流程如下：一般事項：由部門負責人簽字，報分管領導審批。重要事項：由部門負責人簽字，報分管領導審核后，再報總經理審批。涉及財務、合同等重大事項：由部門負責人簽字，報分管領導審核，總經理審批后，還需財務負責人或法律顧問審核。3.印章保管人員應嚴格按照審批后的《印章使用申請表》進行用印，不得擅自更改用印內容和范圍。4.用印時，印章保管人員應認真核對用印文件的內容，確保用印文件與審批內容一致。5.用印后，印章保管人員應在《印章使用登記表》上登記用印日期、用印文件名稱、用印份數等信息，并由用印人簽字確認。（四）印章的停用與銷毀1.因公司機構調整、名稱變更、印章損壞等原因，需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，報公司領導審批。2.印章停用后，行政部門應及時將印章收回，并妥善保管。3.對于需要銷毀的印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請表》，報公司領導審批后，指定專人進行銷毀，并留存銷毀記錄。三、證照管理（一）證照的辦理1.公司各類證照的辦理由行政部門統(tǒng)一負責，根據公司實際需要，填寫《證照辦理申請表》，報公司領導審批。2.證照辦理申請獲批后，行政部門應按照相關部門的要求，準備齊全所需材料，并及時辦理證照。3.證照辦理完成后，行政部門應及時將證照取回，并進行登記備案。（二）證照的保管1.公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等重要證照由行政部門指定專人保管；其他證照由相關部門指定專人保管。2.證照保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守證照保管制度，確保證照安全。3.證照保管人員應將證照存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。4.證照保管人員因事離崗時，應將證照交接給其他指定人員，并辦理交接手續(xù)。（三）證照的使用1.證照使用前，應填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并按規(guī)定程序審批。2.審批流程與印章使用審批流程相同。3.證照保管人員應嚴格按照審批后的《證照使用申請表》進行用證，不得擅自更改用證內容和范圍。4.用證時，證照保管人員應認真核對用證文件的內容，確保用證文件與審批內容一致。5.用證后，證照保管人員應在《證照使用登記表》上登記用證日期、用證文件名稱、用證份數等信息，并由用證人簽字確認。（四）證照的年檢與換證1.行政部門應及時關注各類證照的年檢與換證時間，提前準備相關材料，并按照規(guī)定程序辦理年檢與換證手續(xù)。2.證照年檢與換證完成后，行政部門應及時將相關情況進行登記備案。（五）證照的遺失與補辦1.如發(fā)現公司證照遺失，證照保管人員應立即向行政部門報告，并采取相應的掛失措施。2.行政部門應及時向相關部門申請補辦證照，并按照補辦要求準備齊全所需材料。3.證照補辦完成后，行政部門應及時將新證照取回，并進行登記備案。四、監(jiān)督與檢查（一）公司行政部門負責定期對印章、證照的管理情況進行檢查，確保印章、證照的保管和使用符合本制度的規(guī)定。（二）審計部門負責對印章、證照的管理情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現問題及時提出整改意見。（三）對于違反本制度規(guī)定，擅自使用印章、證照或因保管不善