公章登記編制管理制度

公章登記編制管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章的管理，規(guī)范公章的使用流程，保障公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的公章管理。（三）定義1.公章：指公司在對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任、證明身份等活動(dòng)中使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。2.登記編制：對(duì)公章的刻制、啟用、保管、使用、變更、廢止等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄和規(guī)范管理的過程。二、公章的種類及用途（一）公司公章用于公司各類文件、信函、報(bào)表、證明等的簽署，代表公司對(duì)外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任。（二）合同專用章專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。（三）財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。（四）法定代表人章在特定情況下，代表法定代表人行使職權(quán)，如辦理銀行開戶、支票簽發(fā)等。三、公章的刻制（一）申請(qǐng)1.因工作需要刻制公章的部門或單位，應(yīng)填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或具有較大影響力的公章刻制申請(qǐng)，需報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。（三）刻制經(jīng)審批通過后，由公司行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。刻制過程中，行政部門應(yīng)派人監(jiān)督，確保公章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等符合公司要求。（四）備案公章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將新刻制公章的印模、啟用時(shí)間等信息報(bào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案，并留存相關(guān)備案證明文件。四、公章的啟用（一）啟用通知新公章刻制完成并備案后，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布《公章啟用通知》，明確公章的啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。通知應(yīng)發(fā)送至公司各部門、下屬分支機(jī)構(gòu)及相關(guān)合作單位。（二）啟用儀式對(duì)于重要的公章啟用，可根據(jù)實(shí)際情況舉行啟用儀式，邀請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等參加，以增強(qiáng)公章使用的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。（三）舊章廢止新公章啟用后，原相關(guān)公章應(yīng)同時(shí)廢止。行政部門負(fù)責(zé)收回舊章，并進(jìn)行妥善保管或按規(guī)定程序銷毀。五、公章的保管（一）保管責(zé)任人1.公司公章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。2.保管責(zé)任人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守公章使用流程。（二）保管地點(diǎn)公章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、專用印章箱等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。（三）保管要求1.保管責(zé)任人應(yīng)確保公章存放處的安全，不得隨意將公章交予他人代管。2.公章在未使用期間，應(yīng)保持清潔，避免污損。3.如發(fā)現(xiàn)公章丟失、被盜或損壞，保管責(zé)任人應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如掛失、報(bào)案等。六、公章的使用（一）使用流程1.申請(qǐng)：使用公章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、用章份數(shù)等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：根據(jù)用章事由，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或?qū)徍瞬块T進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、重要合同等的用章申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。3.用章：審核通過后，保管責(zé)任人憑《公章使用申請(qǐng)表》及審批文件，在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)使用公章。用章時(shí)，應(yīng)確保用章內(nèi)容與申請(qǐng)表及審批文件一致，不得擅自更改。4.登記：用章完畢后，保管責(zé)任人應(yīng)及時(shí)在《公章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用章日期、用章事由、用章文件名稱、用章份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。（二）使用范圍1.公司公章主要用于公司對(duì)外的正式文件、信函、報(bào)表、證明等的簽署，以及公司內(nèi)部涉及重要事項(xiàng)的文件審批。2.合同專用章僅用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章在特定情況下，代表法定代表人行使職權(quán)，如辦理銀行開戶、支票簽發(fā)等。（三）禁止事項(xiàng)1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將公章攜帶外出使用。如因特殊情況需要外出用章，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并安排專人陪同。3.不得擅自將公章交予他人使用或外借。七、公章的變更（一）變更申請(qǐng)因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更公章的，由相關(guān)部門或單位填寫《公章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，對(duì)于涉及公司重大事項(xiàng)的公章變更申請(qǐng)，需報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。（三）變更辦理經(jīng)審批通過后，由行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行公章變更刻制。變更刻制完成后，按照公章啟用的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行啟用，并及時(shí)辦理備案手續(xù)。（四）舊章處理公章變更后，原公章應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行廢止處理，由行政部門負(fù)責(zé)收回并妥善保管或按規(guī)定銷毀。八、公章的廢止（一）廢止原因1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原公章不再適用。2.公章?lián)p壞無法正常使用。3.因其他原因需要廢止公章。（二）廢止程序1.由行政部門提出公章廢止申請(qǐng)，填寫《公章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明廢止原因、廢止公章名稱等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)收回廢止公章，并進(jìn)行妥善保管。3.對(duì)于需要銷毀的廢止公章，行政部門應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并留存銷毀記錄。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門定期對(duì)公章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，確保公章管理規(guī)范、使用安全。2.公司審計(jì)部門不定期對(duì)公章的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)用章行為。（二）外部監(jiān)督接受當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好公章管理的各項(xiàng)工作。十、違規(guī)處理（一）對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自使用公章、私刻公章、偽造公章等行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人警告、