借貸資料歸檔管理制度

借貸資料歸檔管理制度總則一、目的為了規(guī)范公司借貸資料的歸檔管理，確保借貸相關(guān)信息的安全、完整、準(zhǔn)確和可追溯，提高公司的財(cái)務(wù)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)控制能力，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有借貸業(yè)務(wù)相關(guān)的資料歸檔管理，包括但不限于借貸合同、借據(jù)、還款憑證、擔(dān)保資料等。三、管理原則1.真實(shí)性原則：歸檔的借貸資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映借貸業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得有虛假、偽造或篡改的內(nèi)容。2.完整性原則：歸檔的借貸資料必須完整，包括借貸業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)文件，不得有遺漏或缺失的情況。3.及時(shí)性原則：借貸業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，不得拖延或積壓。4.安全性原則：歸檔的借貸資料必須妥善保管，采取必要的安全措施，防止資料的丟失、損壞或泄露。四、管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部（1）負(fù)責(zé)借貸業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算和賬務(wù)處理，及時(shí)記錄借貸業(yè)務(wù)的相關(guān)信息。（2）負(fù)責(zé)借貸資料的收集、整理和審核，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（3）負(fù)責(zé)將審核通過(guò)的借貸資料進(jìn)行歸檔，并建立借貸資料檔案管理制度。（4）負(fù)責(zé)借貸資料的保管和查閱，確保資料的安全和可追溯。2.法務(wù)部（1）負(fù)責(zé)借貸合同的起草、審核和簽訂，確保合同的合法性和有效性。（2）負(fù)責(zé)擔(dān)保資料的審核和管理，確保擔(dān)保的合法性和有效性。（3）協(xié)助財(cái)務(wù)部進(jìn)行借貸資料的歸檔和管理，提供相關(guān)的法律意見和支持。3.綜合管理部（1）負(fù)責(zé)提供借貸資料歸檔所需的辦公場(chǎng)所和設(shè)施，確保歸檔工作的順利進(jìn)行。（2）負(fù)責(zé)借貸資料檔案的日常管理，包括檔案的整理、分類、編號(hào)、保管和查閱等。（3）負(fù)責(zé)對(duì)借貸資料歸檔管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。借貸資料的收集與整理一、收集范圍1.借貸合同：包括借款合同、擔(dān)保合同、抵押合同、質(zhì)押合同等。2.借據(jù)：借款人出具的借款憑證，包括借款金額、借款期限、利率、還款方式等。3.還款憑證：借款人歸還借款的憑證，包括還款金額、還款日期、還款方式等。4.擔(dān)保資料：包括擔(dān)保人的身份證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)報(bào)表、擔(dān)保函等。5.其他相關(guān)資料：如抵押物的評(píng)估報(bào)告、保險(xiǎn)單、公證文書等。二、收集時(shí)間1.借貸合同應(yīng)在簽訂后及時(shí)收集，并由法務(wù)部進(jìn)行審核。2.借據(jù)應(yīng)在借款發(fā)放后及時(shí)收集，并由財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核。3.還款憑證應(yīng)在借款人歸還借款后及時(shí)收集，并由財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核。4.擔(dān)保資料應(yīng)在擔(dān)保合同簽訂后及時(shí)收集，并由法務(wù)部進(jìn)行審核。5.其他相關(guān)資料應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)收集，并由相關(guān)部門進(jìn)行審核。三、整理要求1.按照借貸業(yè)務(wù)的類型和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立借貸資料檔案目錄。2.對(duì)借貸資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可追溯性。3.對(duì)借貸資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得有破損或缺失的情況。4.對(duì)借貸資料進(jìn)行歸檔，歸檔應(yīng)按照檔案目錄的順序進(jìn)行，不得隨意亂放或丟失。借貸資料的審核與歸檔一、審核內(nèi)容1.真實(shí)性審核：審核借貸資料的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，是否與實(shí)際情況相符。2.完整性審核：審核借貸資料是否完整，是否包括借貸業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)文件。3.合法性審核：審核借貸資料的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求，是否存在違法違規(guī)的情況。4.有效性審核：審核借貸資料的簽署是否齊全、有效，是否符合合同約定的要求。二、審核程序1.財(cái)務(wù)部對(duì)收集到的借貸資料進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.法務(wù)部對(duì)借貸合同和擔(dān)保資料進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。3.審核通過(guò)的借貸資料由財(cái)務(wù)部進(jìn)行歸檔，并建立借貸資料檔案管理制度。4.對(duì)于審核未通過(guò)的借貸資料，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改，并重新進(jìn)行審核。三、歸檔要求1.借貸資料應(yīng)按照檔案目錄的順序進(jìn)行歸檔，不得隨意亂放或丟失。2.借貸資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔，確保資料的安全和可追溯。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并采取防火、防潮、防蟲等安全措施。4.電子檔案應(yīng)存放在專門的電子檔案系統(tǒng)中，并采取加密、備份等安全措施。5.借貸資料的歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，不得拖延或積壓。借貸資料的保管與查閱一、保管要求1.借貸資料的保管應(yīng)專人負(fù)責(zé)，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。2.借貸資料的保管應(yīng)采取防火、防潮、防蟲等安全措施，確保資料的安全和完整。3.借貸資料的保管應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.借閱借貸資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱時(shí)間、借閱人、借閱用途等信息，并按時(shí)歸還。二、查閱要求1.公司內(nèi)部人員查閱借貸資料應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。2.公司外部人員查閱借貸資料應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。3.查閱借貸資料應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將資料帶出公司。4.查閱借貸資料應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露借貸業(yè)務(wù)的相關(guān)信息。附則