公文傳閱保密管理制度

公文傳閱保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司公文傳閱管理，確保公文傳遞過程中的保密性、及時性和準確性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有公文的傳閱管理，包括但不限于公司紅頭文件、通知、報告、請示等各類正式公文。（三）基本原則1.保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在傳閱過程中不被泄露。2.高效原則：優(yōu)化傳閱流程，提高公文傳閱效率，確保公文及時、準確地傳達給相關人員。3.規(guī)范原則：明確公文傳閱的各個環(huán)節(jié)和要求，做到流程規(guī)范、操作有序。二、公文傳閱流程（一）收文登記1.公司辦公室收到公文后，應及時進行登記，詳細記錄公文的文號、標題、來文單位、日期、份數(shù)等信息。2.登記完畢后，將公文附上《公文傳閱單》，按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱。（二）傳閱范圍確定1.根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，由擬稿部門或相關領導確定公文的傳閱范圍。傳閱范圍應明確具體的部門和人員，避免擴大或遺漏。2.對于涉及公司重要機密或敏感信息的公文，傳閱范圍應嚴格控制，僅限于必要的人員。（三）傳閱傳遞1.辦公室工作人員按照確定的傳閱范圍，將公文依次傳遞給相關人員。傳遞過程中應做好交接記錄，注明傳遞時間、傳遞人、接收人等信息。2.公文傳閱應遵循先急后緩、先主要領導后其他領導、先主辦部門后協(xié)辦部門的原則。對于緊急公文，應優(yōu)先安排傳閱，確保及時處理。（四）閱讀與批示1.傳閱人員收到公文后，應在規(guī)定時間內(nèi)認真閱讀，并根據(jù)工作需要進行批示。批示內(nèi)容應明確、具體，具有可操作性。2.對于需要辦理的公文，傳閱人員應在《公文傳閱單》上注明辦理意見和辦理期限，并及時交回辦公室。（五）傳閱跟蹤與催辦1.辦公室工作人員負責對公文傳閱情況進行跟蹤，及時掌握公文的傳閱進度。對于超過規(guī)定傳閱期限仍未返回的公文，應及時進行催辦。2.催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等，確保公文傳閱的及時性和有效性。（六）傳閱完畢歸檔1.公文傳閱完畢后，辦公室工作人員應及時將公文收回，并檢查公文是否完整、有無批示遺漏等情況。2.對于需要歸檔的公文，應按照公司檔案管理規(guī)定進行整理、裝訂和歸檔，確保公文檔案的完整性和規(guī)范性。三、保密要求（一）人員保密責任1.所有參與公文傳閱的人員均為保密責任人，應嚴格遵守保密制度，對公文內(nèi)容予以保密。2.傳閱人員不得擅自擴大公文傳閱范圍，不得將公文轉借他人或泄露給無關人員。（二）閱讀環(huán)境要求1.傳閱人員應在安全、保密的環(huán)境下閱讀公文，避免在公共場所或無關人員在場的情況下閱讀。2.對于涉及機密信息的公文，應采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。（三）存儲與保管1.公文傳閱過程中，傳閱人員應妥善保管公文，不得隨意丟棄或損壞。2.傳閱完畢后，應及時將公文交回辦公室，不得私自留存。辦公室應按照規(guī)定對公文進行存儲和保管，確保公文的安全。（四）保密監(jiān)督與檢查1.公司辦公室負責對公文傳閱保密情況進行監(jiān)督和檢查，定期或不定期對傳閱人員的保密工作進行抽查。2.對于違反保密制度的行為，應及時進行糾正，并按照公司相關規(guī)定進行處理；情節(jié)嚴重的，將依法追究法律責任。四、特殊情況處理（一）緊急公文處理1.對于緊急公文，應啟動應急處理機制，優(yōu)先安排傳閱和辦理。辦公室工作人員應及時通知相關人員，確保公文能夠迅速傳遞到需要的人員手中。2.緊急公文傳閱過程中，傳閱人員應優(yōu)先處理，不得拖延。如有需要，應及時與相關部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保公文得到及時有效的處理。（二）涉密公文處理1.對于涉密公文，應嚴格按照國家保密法律法規(guī)和公司保密制度進行管理。傳閱范圍僅限于經(jīng)過保密審查、具備涉密資質的人員。2.涉密公文傳閱過程中，應采取加密傳輸、專人傳遞等保密措施，確保公文安全。傳閱人員應在專用的涉密場所閱讀公文，并嚴格遵守保密規(guī)定。（三）公文丟失或損壞處理1.如發(fā)現(xiàn)公文丟失或損壞，傳閱人員應立即向辦公室報告。辦公室應及時采取措施，查找公文下落，并對相關情況進行調(diào)查。2.對于丟失或損壞的公文，應根據(jù)其重要程度和影響范圍，采取相應的補救措施。如重新發(fā)文、補充相關材料等，確保工作不受影響。同時，應對責任人進行嚴肅處理，追究其責任。五、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.公司辦公室應定期組織公文傳閱保密管理培訓，提高傳閱人員的保密意識和業(yè)務能力。2.培訓內(nèi)容包括公文傳閱流程、保密制度、法律法規(guī)等方面的知識，培訓方式可采用集中授課、案例分析、現(xiàn)場演示等多種形式。（二）宣傳教育1.公司應通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡平臺等多種渠道，加強對公文傳閱保密管理制度的宣傳教育，提高全體員工的保密意識。2.宣傳內(nèi)容應包括保密制度的重要性、具體要求、典型案例等，使員工充分認識到保密工作的嚴肅性，自覺遵守保密制度。六、附則（一）制度解釋本