醫(yī)藥公司禮品管理制度

醫(yī)藥公司禮品管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)藥公司禮品的管理，明確禮品的采購(gòu)、接收、贈(zèng)送、保管等流程，防止禮品管理過(guò)程中的違規(guī)行為，維護(hù)公司的形象和利益，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)藥公司及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)，包括公司總部、各分公司、辦事處等。三、禮品定義本制度所稱禮品，是指醫(yī)藥公司為了業(yè)務(wù)拓展、客戶關(guān)系維護(hù)、市場(chǎng)推廣等目的而購(gòu)買、接收或贈(zèng)送的具有一定價(jià)值的物品，包括但不限于辦公用品、日用品、食品、飲料、禮品卡、紀(jì)念品等。四、禮品管理原則1.合規(guī)性原則：禮品的采購(gòu)、接收、贈(zèng)送等行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范和公司的相關(guān)制度要求。2.廉潔性原則：禮品的管理必須堅(jiān)持廉潔自律的原則，杜絕任何形式的賄賂、回扣等違規(guī)行為。3.合理性原則：禮品的采購(gòu)、接收、贈(zèng)送等行為必須符合公司的業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，避免浪費(fèi)和不必要的支出。4.保密性原則：禮品的管理必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露禮品的采購(gòu)、接收、贈(zèng)送等信息。禮品采購(gòu)管理一、采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門需要采購(gòu)禮品時(shí)，應(yīng)填寫《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確禮品的用途、數(shù)量、預(yù)算、品牌、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給公司行政部門。2.行政部門收到《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)禮品的用途、數(shù)量、預(yù)算等信息，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和價(jià)格比較，選擇合適的供應(yīng)商，并填寫《禮品采購(gòu)詢價(jià)單》，向供應(yīng)商詢價(jià)。3.行政部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商，并填寫《禮品采購(gòu)合同》，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。二、采購(gòu)流程1.行政部門應(yīng)按照《禮品采購(gòu)合同》的約定，向供應(yīng)商支付貨款，并安排禮品的配送事宜。2.禮品送達(dá)后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息是否與采購(gòu)合同一致，如有不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理。3.驗(yàn)收合格后，行政部門應(yīng)將禮品移交至禮品保管部門，并辦理交接手續(xù)。三、供應(yīng)商管理1.行政部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等情況進(jìn)行記錄和評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行合作。2.行政部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范禮品的采購(gòu)行為。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)情況，及時(shí)調(diào)整供應(yīng)商名單，淘汰不合格的供應(yīng)商。禮品接收管理一、接收流程1.外部單位或個(gè)人向醫(yī)藥公司贈(zèng)送禮品時(shí)，應(yīng)填寫《禮品接收登記表》，明確禮品的來(lái)源、數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息，并經(jīng)接收人簽字確認(rèn)后，提交給公司行政部門。2.行政部門收到《禮品接收登記表》后，應(yīng)及時(shí)對(duì)禮品進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息是否與登記表一致，如有不符，應(yīng)及時(shí)與贈(zèng)送方聯(lián)系處理。3.清點(diǎn)和檢查合格后，行政部門應(yīng)將禮品移交至禮品保管部門，并辦理交接手續(xù)。二、禮品保管1.禮品保管部門應(yīng)建立禮品臺(tái)賬，對(duì)禮品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、品牌、來(lái)源、接收日期等信息進(jìn)行記錄和管理。2.禮品保管部門應(yīng)將禮品分類存放，妥善保管，避免禮品受損、丟失或被盜。3.禮品保管部門應(yīng)定期對(duì)禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息是否與臺(tái)賬一致，如有不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。禮品贈(zèng)送管理一、贈(zèng)送申請(qǐng)1.各部門需要贈(zèng)送禮品時(shí)，應(yīng)填寫《禮品贈(zèng)送申請(qǐng)表》，明確禮品的用途、贈(zèng)送對(duì)象、數(shù)量、預(yù)算、品牌、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給公司行政部門。2.行政部門收到《禮品贈(zèng)送申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)禮品的用途、贈(zèng)送對(duì)象、數(shù)量、預(yù)算等信息，進(jìn)行審核和審批。審核內(nèi)容包括禮品的合規(guī)性、合理性、廉潔性等方面。3.經(jīng)審核和審批通過(guò)后，行政部門應(yīng)將《禮品贈(zèng)送申請(qǐng)表》提交給公司財(cái)務(wù)部門，申請(qǐng)禮品費(fèi)用的報(bào)銷。二、贈(zèng)送流程1.行政部門應(yīng)根據(jù)《禮品贈(zèng)送申請(qǐng)表》的要求，選擇合適的禮品，并安排禮品的采購(gòu)、配送等事宜。2.禮品送達(dá)后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行禮品的包裝和裝飾，使其符合贈(zèng)送的場(chǎng)合和對(duì)象。3.行政部門應(yīng)安排專人將禮品送達(dá)贈(zèng)送對(duì)象，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，應(yīng)向贈(zèng)送對(duì)象說(shuō)明禮品的用途和價(jià)值，不得進(jìn)行任何形式的暗示或誘導(dǎo)。4.贈(zèng)送禮品后，行政部門應(yīng)及時(shí)將禮品的贈(zèng)送情況記錄在《禮品贈(zèng)送登記表》中，并提交給公司行政部門備案。三、贈(zèng)送對(duì)象限制1.醫(yī)藥公司的禮品贈(zèng)送對(duì)象僅限于與公司業(yè)務(wù)有直接關(guān)系的單位和個(gè)人，包括客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、政府部門、社會(huì)團(tuán)體等。2.不得將禮品贈(zèng)送至與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的單位和個(gè)人，不得將禮品用于個(gè)人消費(fèi)或福利發(fā)放。3.不得向國(guó)家工作人員贈(zèng)送禮品，如有特殊情況需要贈(zèng)送，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。禮品處置管理一、處置流程1.禮品保管部門應(yīng)定期對(duì)過(guò)期、損壞或無(wú)法使用的禮品進(jìn)行清理和處置。2.禮品的處置應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如需報(bào)廢，應(yīng)填寫《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)部門審批后，方可進(jìn)行處置。3.禮品的處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司的財(cái)務(wù)預(yù)算管理。二、捐贈(zèng)管理1.對(duì)于一些有價(jià)值的禮品，如書籍、文具等，公司可以將其捐贈(zèng)給慈善機(jī)構(gòu)或?qū)W校等單位，以體現(xiàn)公司的社會(huì)責(zé)任。2.捐贈(zèng)禮品應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如需捐贈(zèng)，應(yīng)填寫《禮品捐贈(zèng)申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)部門審批后，方可進(jìn)行捐贈(zèng)。3.捐贈(zèng)禮品的價(jià)值應(yīng)在公司的財(cái)務(wù)預(yù)算范圍內(nèi)，不得超出公司的捐贈(zèng)能力。監(jiān)督與檢查一、內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門應(yīng)定期對(duì)禮品的采購(gòu)、接收、贈(zèng)送、保管等情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮品費(fèi)用的審核和報(bào)銷管理，嚴(yán)格控制禮品費(fèi)用的支出。3.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮品管理的監(jiān)督和檢查，嚴(yán)肅查處禮品管理中的違規(guī)行為。二、外部監(jiān)督1.醫(yī)藥公司應(yīng)接受政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、社會(huì)公眾等的監(jiān)督，及時(shí)公開禮品管理的相關(guān)信息，接受社會(huì)監(jiān)督。2.醫(yī)藥公司應(yīng)積極配合政府部門的檢查和調(diào)查，