分公司收發(fā)文管理制度VIP

分公司收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范分公司收發(fā)文管理工作，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保文件收發(fā)、傳遞、處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，不延誤、不積壓。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保文件信息安全，防止文件丟失、泄密。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：收發(fā)文管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。二、收文管理（一）收文渠道1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件：通過(guò)機(jī)要交換、專人送達(dá)等方式接收。2.外部單位來(lái)文：通過(guò)郵政快遞、電子郵件、專人送達(dá)等方式接收。3.內(nèi)部部門之間文件：通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、專人傳遞等方式接收。（二）收文登記1.設(shè)立專門的收文登記簿，對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文日期、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件等。2.收文人員在收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并在文件首頁(yè)加蓋“收文章”，注明收文日期。（三）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍。一般文件由辦公室主任確定傳閱范圍，重要文件由分公司領(lǐng)導(dǎo)確定傳閱范圍。2.辦公室工作人員按照傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關(guān)人員，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括傳閱時(shí)間、傳閱人姓名、傳閱意見等。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢，并簽署傳閱意見。如有批示、辦理要求等，應(yīng)及時(shí)反饋給辦公室。（四）文件辦理1.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)辦理。辦理結(jié)果應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給辦公室。2.需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)按照來(lái)文單位要求，及時(shí)起草回復(fù)文件，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，加蓋分公司印章，按時(shí)回復(fù)。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，由辦公室協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理，并明確主辦部門和協(xié)辦部門。主辦部門負(fù)責(zé)牽頭組織辦理工作，協(xié)辦部門應(yīng)積極配合。（五）文件催辦1.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件辦理情況進(jìn)行催辦。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)重點(diǎn)催辦。2.催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。催辦時(shí)應(yīng)明確催辦事項(xiàng)、催辦對(duì)象、催辦時(shí)間等，并做好催辦記錄。3.承辦部門應(yīng)及時(shí)向辦公室反饋文件辦理進(jìn)展情況，對(duì)于因特殊原因不能按時(shí)辦理的，應(yīng)說(shuō)明原因并提出延期辦理申請(qǐng)。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。2.辦公室定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、裝訂，并移交分公司檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件初稿。擬稿應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，并注明主送單位、抄送單位、密級(jí)等。2.審核：擬稿完成后，交由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合法性、規(guī)范性，以及與相關(guān)政策法規(guī)和公司制度的一致性等。3.會(huì)簽：涉及多個(gè)部門的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，并簽署意見。4.簽發(fā)：審核通過(guò)的文件，由分公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需經(jīng)分公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后簽發(fā)。5.編號(hào)：辦公室對(duì)簽發(fā)后的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性。6.排版：辦公室按照公司統(tǒng)一的公文格式要求，對(duì)文件進(jìn)行排版。排版應(yīng)做到頁(yè)面整潔、字體規(guī)范、格式統(tǒng)一。7.校對(duì)：排版完成后，由擬稿人或?qū)Ｈ诉M(jìn)行校對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。8.印制：校對(duì)無(wú)誤后，交由辦公室統(tǒng)一印制。印制應(yīng)保證文件質(zhì)量，字跡清晰、圖案完整。9.蓋章：文件印制完成后，加蓋分公司印章。蓋章應(yīng)位置準(zhǔn)確、清晰端正。10.分發(fā)：辦公室按照文件的主送單位、抄送單位，將文件進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)可采用郵寄、專人送達(dá)、內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送等方式。（二）發(fā)文要求1.嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的文件堅(jiān)決不發(fā)。能通過(guò)電話、電子郵件等方式解決問題的，不再行文。2.發(fā)文應(yīng)注重針對(duì)性和實(shí)效性，突出主題，簡(jiǎn)明扼要，避免冗長(zhǎng)繁瑣。3.發(fā)文格式應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)和公司統(tǒng)一要求執(zhí)行，確保文件的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。（三）電子公文管理1.推行電子公文處理，提高工作效率。電子公文應(yīng)采用公司統(tǒng)一的電子公文系統(tǒng)進(jìn)行起草、審核、簽發(fā)、傳輸?shù)炔僮鳌?.電子公文的格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，文件內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保安全。3.電子公文的收發(fā)、處理、存儲(chǔ)等應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件保密工作的管理。2.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，采取必要的保密措施。（二）保密措施1.涉密文件應(yīng)在專門的保險(xiǎn)柜中存放，并有專人負(fù)責(zé)保管。2.閱讀和使用涉密文件應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將涉密文件帶出辦公區(qū)域。3.復(fù)印、摘抄涉密文件應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制份數(shù)。復(fù)印件和摘抄件應(yīng)按照涉密文件進(jìn)行管理。4.銷毀涉密文件應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保文件信息徹底銷毀，防止泄密。五、文件管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室定期對(duì)分公司收發(fā)文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)登記情況、傳閱辦理情況、歸檔情況、保密情況等。（二）考核評(píng)價(jià)1.將收發(fā)文管理工作納入部門和員工績(jī)效考核體系，對(duì)工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反收發(fā)文管理制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育