境外社團(tuán)境內(nèi)管理制度VIP

境外社團(tuán)境內(nèi)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司與境外社團(tuán)的交往，加強對境外社團(tuán)在境內(nèi)活動的管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來涉及境外社團(tuán)活動的相關(guān)方。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策規(guī)定，確保公司與境外社團(tuán)的交往活動合法合規(guī)。2.風(fēng)險防控原則：對與境外社團(tuán)交往中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行全面評估和有效防控，保障公司利益不受損害。3.規(guī)范有序原則：明確公司與境外社團(tuán)交往的流程和要求，使各項活動規(guī)范、有序開展。二、境外社團(tuán)定義及范圍（一）定義境外社團(tuán)是指在中華人民共和國境外注冊成立的，以一定宗旨和章程開展活動的非營利性組織。（二）范圍包括但不限于境外行業(yè)協(xié)會、商會、學(xué)會、聯(lián)合會、基金會等各類社團(tuán)組織。三、與境外社團(tuán)交往的審批程序（一）交往申請1.公司各部門或員工因工作需要與境外社團(tuán)進(jìn)行交往（包括但不限于參加活動、合作項目、接受資助等），應(yīng)提前填寫《與境外社團(tuán)交往申請表》。2.申請表應(yīng)詳細(xì)說明交往的目的、內(nèi)容、時間、地點、境外社團(tuán)基本情況等信息。（二）部門初審1.申請部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行初審，重點審核交往活動的必要性、合規(guī)性以及對公司的影響等。2.初審?fù)ㄟ^后，在申請表上簽署意見并提交至公司外事管理部門（如有）或綜合管理部門。（三）審核評估1.外事管理部門（如有）或綜合管理部門收到申請表后，組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核評估。2.審核評估內(nèi)容包括但不限于：境外社團(tuán)背景及信譽、交往活動的合法性和風(fēng)險評估、對公司業(yè)務(wù)和形象的影響、是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略等。3.根據(jù)審核評估結(jié)果，提出審核意見。（四）審批決策1.對于一般性的與境外社團(tuán)交往活動，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于涉及重大合作項目、大額資金往來、可能對公司產(chǎn)生較大影響的交往活動，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審批。（五）備案登記1.經(jīng)審批同意的與境外社團(tuán)交往活動，由外事管理部門（如有）或綜合管理部門負(fù)責(zé)在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)信息報政府主管部門備案登記。2.備案登記內(nèi)容包括交往活動的基本情況、審批文件等。四、與境外社團(tuán)交往的活動管理（一）活動策劃1.在與境外社團(tuán)確定交往活動后，公司相關(guān)部門應(yīng)制定詳細(xì)的活動策劃方案。2.活動策劃方案應(yīng)包括活動目標(biāo)、內(nèi)容安排、參與人員、時間進(jìn)度、費用預(yù)算、風(fēng)險應(yīng)對措施等內(nèi)容。（二）活動組織實施1.按照活動策劃方案，明確各部門職責(zé)分工，確?；顒禹樌M織實施。2.在活動實施過程中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，維護(hù)公司形象和利益。3.加強與境外社團(tuán)的溝通協(xié)調(diào)，及時解決活動中出現(xiàn)的問題。（三）活動記錄與總結(jié)1.安排專人負(fù)責(zé)對與境外社團(tuán)交往活動進(jìn)行記錄，包括活動過程中的重要事項、會議紀(jì)要、文件資料等。2.活動結(jié)束后，及時對活動進(jìn)行總結(jié)評估，分析活動效果、存在問題及改進(jìn)措施，并形成書面報告提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。五、與境外社團(tuán)交往的經(jīng)費管理（一）經(jīng)費預(yù)算1.在與境外社團(tuán)交往活動申請階段，應(yīng)同時編制經(jīng)費預(yù)算。2.經(jīng)費預(yù)算應(yīng)合理、準(zhǔn)確，包括活動費用、人員費用、交通費用、通訊費用、禮品費用等各項支出。（二）經(jīng)費審批1.經(jīng)費預(yù)算經(jīng)公司相關(guān)部門審核后，按照審批程序進(jìn)行審批。2.嚴(yán)格控制經(jīng)費支出，確保各項費用支出符合預(yù)算安排和公司財務(wù)制度規(guī)定。（三）經(jīng)費報銷1.活動結(jié)束后，憑合法有效的票據(jù)按照公司財務(wù)報銷流程進(jìn)行經(jīng)費報銷。2.報銷憑證應(yīng)與活動內(nèi)容相符，注明活動名稱、參與人員、費用明細(xì)等信息。六、與境外社團(tuán)交往的信息管理（一）信息收集1.外事管理部門（如有）或綜合管理部門負(fù)責(zé)收集與境外社團(tuán)交往活動中的各類信息，包括境外社團(tuán)基本情況、交往活動情況、合作項目進(jìn)展等。2.鼓勵公司員工積極提供與境外社團(tuán)交往相關(guān)的信息線索。（二）信息整理與分析1.對收集到的信息進(jìn)行及時整理、分類和歸檔，建立健全信息檔案。2.定期對信息進(jìn)行分析研究，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）信息保密1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對與境外社團(tuán)交往活動中的敏感信息、商業(yè)秘密等予以保密。2.涉及國家秘密的信息，按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。七、與境外社團(tuán)交往的風(fēng)險防控（一）風(fēng)險識別1.外事管理部門（如有）或綜合管理部門定期組織對與境外社團(tuán)交往活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的政治風(fēng)險、法律風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、聲譽風(fēng)險等。2.關(guān)注國際形勢變化、國家政策調(diào)整以及境外社團(tuán)動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險等級劃分標(biāo)準(zhǔn)。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險，制定具體的風(fēng)險應(yīng)對措施，包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.加強對風(fēng)險應(yīng)對措施執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，確保風(fēng)險得到有效控制。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.公司員工在與境外社團(tuán)交往過程中，如有違反國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度以及本制度規(guī)定的行為，視為違規(guī)行為。2.違規(guī)行為包括但不限于未經(jīng)審批擅自與境外社團(tuán)交往、在交往活動中損害公司利益、泄露公司機密信息等。（二）處理方式1.對于輕微違規(guī)行為，給予批評教育、責(zé)令改正等處理。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，給予警告、罰款、降職、降薪等處分。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，給予解除勞動合同、追究法律責(zé)任等處理。（三）責(zé)任追究1.對違規(guī)行為的責(zé)任人員進(jìn)行責(zé)任追究，根據(jù)其過錯程度承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人員應(yīng)承