因公因私證件管理制度

因公因私證件管理制度總則一、目的為規(guī)范公司因公因私證件的管理，保障公司及員工的合法權(quán)益，提高工作效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。三、管理原則1.合法合規(guī)原則：證件管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保證件的合法性和有效性。2.安全保密原則：對(duì)員工的證件信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露和濫用。3.便捷高效原則：在保障管理要求的前提下，盡量為員工提供便捷的證件辦理和使用服務(wù)，提高工作效率。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和相關(guān)人員在證件管理中的職責(zé)和權(quán)限，確保管理工作的順利進(jìn)行。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.人事行政部（1）負(fù)責(zé)公司因公因私證件的統(tǒng)一管理，制定和完善證件管理制度。（2）負(fù)責(zé)辦理員工的因公因私證件，包括申請(qǐng)、審核、備案、領(lǐng)取、歸還等手續(xù)。（3）負(fù)責(zé)保管公司的因公因私證件，建立證件檔案，定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。（4）負(fù)責(zé)對(duì)員工的證件使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。2.各部門（1）負(fù)責(zé)本部門員工因公因私證件的申請(qǐng)和使用管理，確保證件的合理使用和安全保管。（2）配合人事行政部辦理員工的因公因私證件，提供相關(guān)證明材料和協(xié)助辦理手續(xù)。（3）對(duì)本部門員工的證件使用情況進(jìn)行日常管理和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告人事行政部。因公證件管理一、因公證件的范圍因公證件是指員工因工作需要而使用的各類證件，包括但不限于身份證、護(hù)照、駕駛證、工作證、通行證等。二、因公證件的申請(qǐng)1.員工因工作需要使用因公證件，應(yīng)填寫(xiě)《因公證件申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交人事行政部。2.人事行政部對(duì)員工的申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)事由的真實(shí)性和必要性，符合規(guī)定的予以辦理。3.對(duì)于需要辦理護(hù)照等出國(guó)證件的員工，還應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，如提交出國(guó)申請(qǐng)、政審材料等。三、因公證件的辦理1.人事行政部根據(jù)員工的申請(qǐng)，按照規(guī)定的程序和要求辦理因公證件。2.辦理因公證件所需的費(fèi)用由公司承擔(dān)，員工應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。3.人事行政部應(yīng)及時(shí)將辦理好的因公證件發(fā)放給員工，并做好登記和備案工作。四、因公證件的使用1.員工在使用因公證件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得將證件用于非法或違規(guī)活動(dòng)。2.員工應(yīng)妥善保管因公證件，不得遺失、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如遇證件遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人事行政部，并按照規(guī)定辦理補(bǔ)辦手續(xù)。3.員工在使用因公證件后，應(yīng)及時(shí)將證件歸還人事行政部，不得私自留存或挪用。五、因公證件的備案1.人事行政部應(yīng)對(duì)公司的因公證件進(jìn)行備案，建立證件檔案，包括證件的基本信息、辦理時(shí)間、使用情況等。2.證件檔案應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保證件信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于需要出國(guó)的員工，人事行政部還應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理出國(guó)備案手續(xù)，將出國(guó)人員的基本信息、出國(guó)事由、出國(guó)時(shí)間等報(bào)相關(guān)部門備案。因私證件管理一、因私證件的范圍因私證件是指員工因個(gè)人事務(wù)需要而使用的各類證件，包括但不限于身份證、護(hù)照、駕駛證、結(jié)婚證、離婚證等。二、因私證件的申請(qǐng)1.員工因個(gè)人事務(wù)需要使用因私證件，應(yīng)填寫(xiě)《因私證件申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件2），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交人事行政部。2.人事行政部對(duì)員工的申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)事由的真實(shí)性和合理性，符合規(guī)定的予以辦理。3.對(duì)于需要辦理護(hù)照等出國(guó)證件的員工，還應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，如提交出國(guó)申請(qǐng)、政審材料等。三、因私證件的辦理1.人事行政部根據(jù)員工的申請(qǐng)，按照規(guī)定的程序和要求辦理因私證件。2.辦理因私證件所需的費(fèi)用由員工個(gè)人承擔(dān)，員工應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。3.人事行政部應(yīng)及時(shí)將辦理好的因私證件發(fā)放給員工，并做好登記和備案工作。四、因私證件的使用1.員工在使用因私證件時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得將證件用于非法或違規(guī)活動(dòng)。2.員工應(yīng)妥善保管因私證件，不得遺失、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如遇證件遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人事行政部，并按照規(guī)定辦理補(bǔ)辦手續(xù)。3.員工在使用因私證件后，應(yīng)及時(shí)將證件歸還人事行政部，不得私自留存或挪用。五、因私證件的備案1.人事行政部應(yīng)對(duì)公司的因私證件進(jìn)行備案，建立證件檔案，包括證件的基本信息、辦理時(shí)間、使用情況等。2.證件檔案應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保證件信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于需要出國(guó)的員工，人事行政部還應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理出國(guó)備案手續(xù)，將出國(guó)人員的基本信息、出國(guó)事由、出國(guó)時(shí)間等報(bào)相關(guān)部門備案。證件的保管與歸還一、保管1.公司的因公因私證件由人事行政部統(tǒng)一保管，存放在安全、保密的場(chǎng)所。2.人事行政部應(yīng)建立證件保管制度，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限，確保證件的安全保管。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)證件進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告人事行政部負(fù)責(zé)人。二、歸還1.員工在使用因公因私證件后，應(yīng)及時(shí)將證件歸還人事行政部。2.人事行政部應(yīng)核對(duì)歸還的證件與申請(qǐng)記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與員工溝通解決。3.對(duì)于逾期未歸還的證件，人事行政部應(yīng)及時(shí)通知員工，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。違規(guī)處理一、員工有下列行為之一的，視為違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：1.偽造、變?cè)煲蚬蛩阶C件的；2.私自出借、轉(zhuǎn)讓因公因私證件的；3.未按規(guī)定辦理因公因私證件申請(qǐng)、使用、歸還手續(xù)的；4.遺失、損壞因公因私證件，未及時(shí)報(bào)告并辦理補(bǔ)辦手續(xù)的；5.將因公因私證件用于非法或違規(guī)活動(dòng)的。二、處理方式1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，公司將給予批評(píng)教育、警告等處理，并責(zé)令其限期改正。2.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予罰款、停職、解除勞動(dòng)合同等處理，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。附則一、本制度