公司蓋章流程管理制度VIP

公司蓋章流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司印章的使用管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有印章，包括但不限于公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章、部門(mén)章等。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：印章的使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)。2.登記備案原則：建立印章使用登記臺(tái)賬，對(duì)每一次用印進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢(xún)。3.專(zhuān)人保管原則：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章的保管，確保印章安全。4.規(guī)范使用原則：印章的使用應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。二、印章的種類(lèi)及用途（一）公章1.代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高法律效力。2.用于簽署各類(lèi)合同、協(xié)議、文件、信函等重要法律文件。3.辦理公司的各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照的年檢、變更等手續(xù)。4.其他需要加蓋公章的事項(xiàng)。（二）合同專(zhuān)用章1.專(zhuān)門(mén)用于簽署各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同。2.在簽訂合同過(guò)程中，明確表示公司對(duì)合同內(nèi)容的認(rèn)可和承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）財(cái)務(wù)專(zhuān)用章1.用于辦理公司的財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、報(bào)銷(xiāo)等業(yè)務(wù)。2.在開(kāi)具發(fā)票、支票、匯票等財(cái)務(wù)票據(jù)時(shí)使用。3.其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、憑證上加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。（四）法定代表人章1.代表公司法定代表人行使權(quán)力。2.用于辦理銀行開(kāi)戶(hù)、銷(xiāo)戶(hù)、賬戶(hù)變更等業(yè)務(wù)。3.在公司授權(quán)的其他特定事項(xiàng)上使用。（五）部門(mén)章1.由各部門(mén)根據(jù)工作需要自行保管和使用。2.用于本部門(mén)內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)。3.不得用于對(duì)外簽署合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。三、印章的刻制與啟用（一）印章的刻制1.因工作需要刻制印章時(shí)，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門(mén)審核。2.行政管理部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司法定代表人審批。3.經(jīng)法定代表人審批同意后，由行政管理部門(mén)統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。4.刻制完成后，刻章單位應(yīng)將印章及印模交公司行政管理部門(mén)備案。（二）印章的啟用1.新印章啟用前，行政管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、啟用日期、使用范圍等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批。2.經(jīng)審批同意后，行政管理部門(mén)應(yīng)發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、審批流程等事項(xiàng)。3.印章啟用后，應(yīng)及時(shí)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，確保全體員工知曉。四、印章的保管（一）保管人員的確定1.公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章由公司行政管理部門(mén)指定專(zhuān)人保管。2.部門(mén)章由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。3.印章保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、保密意識(shí)高的條件。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下將印章帶出公司。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司行政管理部門(mén)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱(chēng)、數(shù)量、交接時(shí)間等信息，并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)。2.交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司行政管理部門(mén)留存一份。3.印章交接完成后，公司行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)印章保管人員進(jìn)行變更登記。五、印章的使用流程（一）用印申請(qǐng)1.各部門(mén)或個(gè)人需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.涉及合同簽訂、重要文件簽署等重大事項(xiàng)的用印申請(qǐng)，還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）用印審批1.《印章使用申請(qǐng)表》提交后，由印章保管人員按照審批權(quán)限進(jìn)行審核。2.一般事項(xiàng)的用印申請(qǐng)，由印章保管人員審核后報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；涉及合同簽訂、重要文件簽署等重大事項(xiàng)的用印申請(qǐng)，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批流程如下：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：對(duì)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、必要性進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，進(jìn)行審批。法定代表人審批：對(duì)重大事項(xiàng)的用印申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。（三）用印登記1.經(jīng)審批同意后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記臺(tái)賬》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印部門(mén)、用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、審批人等信息。2.登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)。（四）用印蓋章1.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《印章使用申請(qǐng)表》內(nèi)容進(jìn)行用印，確保用印位置準(zhǔn)確、清晰。2.用印過(guò)程中，印章保管人員不得擅自更改用印內(nèi)容，不得在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。3.用印完成后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上加蓋“已用印”章，并將申請(qǐng)表存檔。六、印章的停用與銷(xiāo)毀（一）印章的停用1.因公司名稱(chēng)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，由公司行政管理部門(mén)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批。2.經(jīng)審批同意后，行政管理部門(mén)應(yīng)發(fā)布印章停用通知，明確印章的停用日期、停用范圍等事項(xiàng)。3.印章停用后，應(yīng)及時(shí)收回并妥善保管，防止印章被濫用。（二）印章的銷(xiāo)毀1.對(duì)于停用的印章，由公司行政管理部門(mén)統(tǒng)一組織銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批。3.經(jīng)審批同意后，行政管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章的銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像記錄，確保印章徹底銷(xiāo)毀。4.印章銷(xiāo)毀完成后，應(yīng)在《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上加蓋“已銷(xiāo)毀”章，并將申請(qǐng)表存檔。七、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行不定期審計(jì)。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.印章的保管是否安全可靠，是否存在被盜用、遺失等情況。2.印章的使用是否符合審批流程，是否存在擅自擴(kuò)大使用范圍、違規(guī)用印等情況。3.印章使用登記臺(tái)賬是否記錄完整、準(zhǔn)確，是否存在漏登、錯(cuò)登等情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的印章使用違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)于因印章使用違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司