酒店行政辦管理制度VIP

酒店行政辦管理制度一、總則（一）目的本管理制度旨在規(guī)范酒店行政辦的工作流程，提高工作效率，確保行政辦各項工作的順利開展，為酒店的整體運營提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于酒店行政辦全體工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和酒店的各項規(guī)定。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項工作及時、準確完成。3.服務(wù)性原則：以服務(wù)酒店各部門和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)。4.規(guī)范性原則：各項工作按照標準化、規(guī)范化的流程進行操作。二、組織架構(gòu)與職責（一）行政辦組織架構(gòu)行政辦設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政組、人事組、后勤組等若干職能小組。（二）各崗位職責1.行政辦主任職責全面負責行政辦的管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)行政辦與酒店其他部門之間的關(guān)系，確保工作的順利銜接。審核重要文件和報告，對行政辦的工作進行監(jiān)督和指導。代表行政辦與外部相關(guān)單位進行溝通和協(xié)調(diào)。2.行政組職責負責酒店各類文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔管理。安排酒店會議、活動的組織和服務(wù)工作。管理酒店的印章、證照等重要物品。負責酒店辦公用品的采購、發(fā)放和管理。處理酒店的日常行政事務(wù)，如信件收發(fā)、電話轉(zhuǎn)接等。3.人事組職責制定和完善酒店人事管理制度，并組織實施。負責員工的招聘、面試、錄用、離職等手續(xù)辦理。建立和維護員工人事檔案，進行員工信息管理。組織員工培訓與發(fā)展工作，制定培訓計劃并組織實施。負責員工績效考核與薪酬管理工作，計算和發(fā)放員工工資、獎金等。處理員工關(guān)系相關(guān)事務(wù)，如勞動糾紛調(diào)解等。4.后勤組職責負責酒店的固定資產(chǎn)管理，建立資產(chǎn)臺賬，定期進行盤點。管理酒店的設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行，及時安排維修和保養(yǎng)。負責酒店環(huán)境衛(wèi)生管理，制定衛(wèi)生標準并監(jiān)督執(zhí)行。管理酒店的食堂、宿舍等后勤保障工作，為員工提供良好的生活條件。負責酒店的安全保衛(wèi)工作，制定安全制度，落實安全措施，確保酒店安全。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言準確。起草完成后，交由行政辦主任審核，審核通過后進行編號登記。2.文件審核行政辦主任對文件的內(nèi)容、格式、行文規(guī)范等進行審核，提出修改意見。起草人根據(jù)審核意見進行修改，直至文件符合要求。3.文件印發(fā)文件審核通過后，行政辦按照規(guī)定的格式進行排版、打印。經(jīng)校對無誤后，加蓋酒店印章，并根據(jù)文件的發(fā)送范圍進行分發(fā)。4.文件歸檔文件分發(fā)后，行政辦將文件的紙質(zhì)版和電子版進行歸檔保存。歸檔文件應(yīng)按照類別、時間等進行分類整理，便于查閱和檢索。（二）會議管理1.會議計劃根據(jù)酒店工作安排，行政辦制定年度、季度和月度會議計劃，明確會議的時間、地點、參會人員、主題等。會議計劃提前發(fā)布，以便各部門做好準備。2.會議通知根據(jù)會議計劃，行政辦提前[X]天向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議的基本信息、會議議程、需要準備的材料等。重要會議可采用多種通知方式，如郵件、短信、電話等，確保參會人員收到通知。3.會議組織行政辦負責會議的組織工作，包括布置會場、準備會議資料、安排會議服務(wù)等。會議期間，行政辦工作人員應(yīng)做好會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。4.會議紀要會議結(jié)束后，行政辦及時整理會議紀要，經(jīng)行政辦主任審核后發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。會議紀要應(yīng)明確會議的主要內(nèi)容、決議事項、責任部門和完成時間等，作為工作執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（三）辦公用品管理1.需求申報各部門根據(jù)工作需要，每月[X]日前填寫辦公用品需求申請表，提交給行政辦。申請表應(yīng)詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購審批行政辦對各部門的辦公用品需求進行匯總統(tǒng)計，根據(jù)庫存情況進行采購審批。采購金額在[X]元以下的，由行政辦主任審批；采購金額在[X]元以上的，報酒店領(lǐng)導審批。3.采購執(zhí)行行政辦根據(jù)審批結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購過程中應(yīng)嚴格按照酒店的采購制度進行操作，確保采購物品的質(zhì)量和價格合理。4.驗收與發(fā)放辦公用品采購回來后，行政辦組織相關(guān)人員進行驗收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等是否與采購訂單一致。驗收合格后，行政辦按照各部門的需求進行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。（四）人事招聘1.需求分析根據(jù)酒店經(jīng)營發(fā)展需要，各部門定期向人事組提交人員需求申請表，說明招聘崗位的名稱、崗位職責、任職要求、招聘人數(shù)等信息。人事組對各部門的人員需求進行匯總分析，制定招聘計劃。2.招聘渠道選擇人事組根據(jù)招聘崗位的特點和要求，選擇合適的招聘渠道，如招聘網(wǎng)站、社交媒體、校園招聘、人才市場等。同時，積極拓展內(nèi)部推薦渠道，鼓勵酒店員工推薦優(yōu)秀人才。3.招聘實施在選定的招聘渠道上發(fā)布招聘信息，吸引應(yīng)聘者投遞簡歷。人事組對應(yīng)聘者的簡歷進行篩選，符合條件的應(yīng)聘者進入面試環(huán)節(jié)。面試分為初試和復試，初試由人事組組織，復試由用人部門和人事組共同進行。4.錄用決策根據(jù)面試結(jié)果，人事組綜合考慮應(yīng)聘者的綜合素質(zhì)、工作經(jīng)驗、專業(yè)技能等因素，提出錄用建議。錄用建議報酒店領(lǐng)導審批，審批通過后通知應(yīng)聘者辦理錄用手續(xù)。（五）員工培訓1.培訓需求調(diào)研人事組定期開展員工培訓需求調(diào)研，通過問卷調(diào)查、面談等方式了解員工的培訓需求和發(fā)展期望。同時，結(jié)合酒店的戰(zhàn)略目標和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，分析各崗位的培訓需求。2.培訓計劃制定根據(jù)培訓需求調(diào)研結(jié)果，人事組制定年度、季度和月度員工培訓計劃，明確培訓的主題、內(nèi)容、時間、培訓方式、培訓師資等。培訓計劃報行政辦主任審核，審核通過后組織實施。3.培訓實施人事組按照培訓計劃組織開展培訓活動，培訓方式可包括內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等。在培訓過程中，人事組負責培訓的組織協(xié)調(diào)工作，確保培訓順利進行。4.培訓效果評估培訓結(jié)束后，人事組通過考試、實際操作、問卷調(diào)查、面談等方式對培訓效果進行評估。根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)培訓經(jīng)驗，分析存在的問題，為今后的培訓工作改進提供參考。（六）員工績效考核1.考核指標設(shè)定人事組根據(jù)酒店各崗位的職責和工作目標，設(shè)定員工績效考核指標，包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面?？冃Э己酥笜藨?yīng)明確、具體、可衡量，并與員工的薪酬、晉升等掛鉤。2.考核周期員工績效考核分為月度考核和年度考核。月度考核于每月末進行，年度考核于每年年末進行，年度考核結(jié)果為月度考核結(jié)果的綜合匯總。3.考核實施每月末，員工填寫月度績效考核自評表，對自己本月的工作表現(xiàn)進行評價。部門負責人根據(jù)員工的工作實際情況，對員工進行月度績效考核評分，并撰寫評語。人事組對部門負責人的考核評分進行審核，確?？己私Y(jié)果的公平、公正。4.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)員工績效考核結(jié)果，兌現(xiàn)相應(yīng)的薪酬獎勵。績效考核結(jié)果優(yōu)秀的員工，在晉升、培訓、調(diào)薪等方面給予優(yōu)先考慮；績效考核結(jié)果不合格的員工，進行相應(yīng)的培訓或調(diào)崗，如仍不能勝任工作，按照酒店規(guī)定解除勞動合同。四、考勤與休假管理（一）考勤制度1.酒店員工應(yīng)嚴格遵守工作時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.員工如需請假，應(yīng)提前填寫請假申請表，按照酒店的請假審批流程進行審批。請假[X]天以內(nèi)的，由部門負責人審批；請假[X]天以上的，報酒店領(lǐng)導審批。3.行政辦負責對員工的考勤情況進行統(tǒng)計和檢查，每月公布一次員工的考勤結(jié)果。（二）休假制度1.年假員工累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。年休假在1個年度內(nèi)可以集中安排，也可以分段安排，一般不跨年度安排。2.病假員工因病需要請假的，應(yīng)提供醫(yī)院的診斷證明和病假條。病假期間的工資待遇按照國家和酒店的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.婚假符合國家法定結(jié)婚年齡的員工，可享受婚假[X]天?；榧賾?yīng)在結(jié)婚登記后12個月內(nèi)一次性休完。4.產(chǎn)假女員工生育按照國家和地方有關(guān)規(guī)定享受產(chǎn)假。產(chǎn)假期間的工資待遇按照國家和酒店的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.陪產(chǎn)假男員工在其配偶生育時，可享受陪產(chǎn)假[X]天。6.喪假員工的直系親屬（父母、配偶、子女）死亡時，可享受喪假[X]天。五、保密管理（一）保密范圍1.酒店的商業(yè)秘密，包括經(jīng)營策略、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等。2.酒店內(nèi)部文件、會議記錄、工作安排等涉及酒店運營的信息。3.員工在工作過程中接觸到的其他需要保密的信息。（二）保密措施1.行政辦與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責任。2.對涉及酒店機密的文件、資料等進行嚴格的管理，設(shè)置專門的保密柜存放，并限制查閱權(quán)限。3.在辦公區(qū)域內(nèi)，嚴禁員工隨意談?wù)摼频隀C密信息，如需討論，應(yīng)選擇在保密的場所進行。4.對于重要會議和活動，采取必要的保密措施，如限制參會人員范圍、禁止錄音錄像等。（三）保密監(jiān)督與處罰1.行政辦定期對酒店的保密工作進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.如員工違反保密協(xié)議，泄露酒店機密信息，酒店將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等，并依法追究其法律責任。六、安全與衛(wèi)生管理（一）安全管理1.安全制度制定后勤組制定酒店的安全管理制度，包括消防安全、治安安全、食品安全等方面的規(guī)定。安全制度明確各崗位的安全職責和工作流程，確保安全工作有章可循。2.安全培訓與教育定期組織酒店員工進行安全培訓和教育，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。培訓內(nèi)容包括安全知識、操作規(guī)程、事故案例分析等。3.安全檢查與隱患排查后勤組定期對酒店的設(shè)施設(shè)備、消防器材、食品安全等進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，明確整改責任人，限期整改到位。4.應(yīng)急預案制定與演練制定各類安全應(yīng)急預案，如火災應(yīng)急預案、治安突發(fā)事件應(yīng)急預案、食品安全事故應(yīng)急預案等。定期組織員工進行應(yīng)急預案演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行應(yīng)對。（二）衛(wèi)生管理1.環(huán)境衛(wèi)生標準制定后勤組制定酒店的環(huán)境衛(wèi)生標準，包括公共區(qū)域、客房、餐廳、廚房等的衛(wèi)生要求。環(huán)境衛(wèi)生標準明確衛(wèi)生清潔的頻次、方法和質(zhì)量標準。2.衛(wèi)生清潔與消毒按照環(huán)境衛(wèi)生標準，安排專人負責酒