規(guī)劃院采購(gòu)管理制度VIP

規(guī)劃院采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)規(guī)劃院采購(gòu)工作的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)劃院內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備儀器、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：追求采購(gòu)效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境公正。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員和供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.采購(gòu)部職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)規(guī)劃院業(yè)務(wù)需求，合理安排采購(gòu)活動(dòng)。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合規(guī)劃院利益。跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，確保物資符合質(zhì)量要求。定期進(jìn)行采購(gòu)數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)建議。2.采購(gòu)人員崗位要求具備良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公。熟悉采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和談判技巧。掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，了解相關(guān)物資和服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量等信息。具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，能夠進(jìn)行采購(gòu)成本核算和控制。（二）需求部門(mén)1.需求部門(mén)職責(zé)提出采購(gòu)需求，詳細(xì)說(shuō)明所需物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。參與采購(gòu)供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，提供相關(guān)意見(jiàn)和建議。協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行，配合驗(yàn)收工作。對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋，提出改進(jìn)意見(jiàn)。2.需求部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)審核本部門(mén)采購(gòu)需求的合理性和必要性。協(xié)調(diào)本部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)之間的工作，確保采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行。（三）審批部門(mén)1.審批流程采購(gòu)預(yù)算在[X]元以下的，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。采購(gòu)預(yù)算在[X]元至[X]元之間的，由分管副院長(zhǎng)審批。采購(gòu)預(yù)算在[X]元以上的，由院長(zhǎng)審批。2.審批職責(zé)審批部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核采購(gòu)申請(qǐng)，確保采購(gòu)符合規(guī)劃院的戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)需求和財(cái)務(wù)預(yù)算，對(duì)采購(gòu)的必要性、合理性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、用途等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫(kù)存情況和采購(gòu)預(yù)算，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)審批部門(mén)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況、聯(lián)系方式等信息。2.供應(yīng)商篩選與評(píng)估根據(jù)采購(gòu)需求和供應(yīng)商信息庫(kù)，篩選出若干符合要求的供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)會(huì)同需求部門(mén)等相關(guān)人員，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平、售后服務(wù)能力等。采用評(píng)分法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，設(shè)定各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重，計(jì)算供應(yīng)商的綜合得分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。3.供應(yīng)商檔案建立與維護(hù)對(duì)選定的供應(yīng)商建立檔案，記錄其基本信息、評(píng)估情況、合作歷史、交易記錄等。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級(jí)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件，維護(hù)規(guī)劃院的利益。談判結(jié)果形成《采購(gòu)談判紀(jì)要》，雙方簽字確認(rèn)。2.合同簽訂根據(jù)《采購(gòu)談判紀(jì)要》，采購(gòu)部門(mén)起草采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)審批部門(mén)審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同，并加蓋規(guī)劃院公章。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.采購(gòu)訂單應(yīng)及時(shí)傳遞給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（六）采購(gòu)跟蹤與催貨1.采購(gòu)部門(mén)定期跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。2.對(duì)于即將到期的采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、尋找替代供應(yīng)商等。（七）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。物資到貨后，由需求部門(mén)會(huì)同采購(gòu)部門(mén)等相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換物資或采取其他補(bǔ)救措施。2.付款采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和《采購(gòu)驗(yàn)收單》，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等資料?！陡犊钌暾?qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)審批部門(mén)審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門(mén)每年年底根據(jù)規(guī)劃院下一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃和工作任務(wù)，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制采購(gòu)預(yù)算草案。2.采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)包括各類采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等內(nèi)容，并按項(xiàng)目或部門(mén)進(jìn)行分類匯總。3.采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。（二）預(yù)算審核與調(diào)整1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性以及與規(guī)劃院財(cái)務(wù)狀況的匹配性。2.根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整，形成正式的采購(gòu)預(yù)算方案。3.采購(gòu)預(yù)算方案經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)審議通過(guò)后，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。4.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要等原因確需調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，由需求部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整金額。采購(gòu)部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)，報(bào)審批部門(mén)審批。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任條款，加大對(duì)供應(yīng)商違約行為的約束力度。對(duì)重要供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和監(jiān)控，提前發(fā)現(xiàn)潛在的違約風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的預(yù)防措施。建立供應(yīng)商違約應(yīng)急預(yù)案，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃等，以降低違約風(fēng)險(xiǎn)對(duì)規(guī)劃院業(yè)務(wù)的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)關(guān)鍵物資可進(jìn)行實(shí)地考察或抽檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如更換物資、賠償損失等。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握價(jià)格波動(dòng)信息。在采購(gòu)合同中合理約定價(jià)格調(diào)整條款，如采用固定價(jià)格、浮動(dòng)價(jià)格等方式，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系、集中采購(gòu)等方式，爭(zhēng)取更有利的采購(gòu)價(jià)格。4.法律風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)人員應(yīng)熟悉國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。在采購(gòu)合同簽訂前，由法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，避免法律漏洞。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律培訓(xùn)，提高法律意識(shí)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.規(guī)劃院內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向?qū)徲?jì)部門(mén)報(bào)送采購(gòu)業(yè)務(wù)報(bào)表和相關(guān)資料，接受審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督。3.審計(jì)部門(mén)對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）外部審計(jì)1.規(guī)劃院定期接受上級(jí)