行政部規(guī)范管理制度

行政部規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部管理，規(guī)范行政部工作流程，提高工作效率，確保公司各項行政事務(wù)順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政部的各項工作必須遵守國家法律法規(guī)及公司的相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率和質(zhì)量。3.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司各部門及全體員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持。4.規(guī)范性原則：各項工作做到有章可循、規(guī)范有序。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部組織架構(gòu)行政部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)行政事務(wù)組、后勤保障組、檔案管理組等。（二）部門職責(zé)1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。協(xié)調(diào)行政部與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負(fù)責(zé)行政部人員的工作安排、績效考核及培訓(xùn)發(fā)展。審核行政部各項費(fèi)用支出，控制行政成本。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)分管工作的具體組織實施。負(fù)責(zé)行政事務(wù)組的管理，指導(dǎo)行政專員做好文件收發(fā)、印章管理、會議組織等工作。負(fù)責(zé)后勤保障組的管理，監(jiān)督辦公用品采購、車輛調(diào)度、食堂管理等工作。及時向部門經(jīng)理匯報工作進(jìn)展情況，提出工作改進(jìn)建議。3.行政事務(wù)組職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔及保管工作。負(fù)責(zé)公司印章的保管與使用，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理印章使用手續(xù)。組織公司各類會議、活動，做好會議記錄和活動策劃、執(zhí)行工作。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放及庫存管理。負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理、年檢及變更工作。負(fù)責(zé)公司行政文件的起草、審核、印發(fā)工作。4.后勤保障組職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔消毒工作。負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備、設(shè)施的日常維護(hù)、維修及保養(yǎng)工作。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用及維護(hù)管理，確保車輛安全運(yùn)行。負(fù)責(zé)公司食堂的管理，保障員工飲食安全和質(zhì)量。負(fù)責(zé)公司宿舍的管理，為員工提供良好的住宿環(huán)境。5.檔案管理組職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目及歸檔工作。建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。定期對檔案進(jìn)行清理和鑒定，做好檔案的銷毀工作。三、行政事務(wù)管理（一）文件管理1.文件收發(fā)外來文件由行政專員負(fù)責(zé)簽收、登記，注明文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。及時將文件呈送部門經(jīng)理閱批，根據(jù)批示意見進(jìn)行傳閱或辦理。公司內(nèi)部文件由起草部門負(fù)責(zé)擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核后交行政部編號、印發(fā)。行政專員負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印、裝訂工作，確保文件質(zhì)量。2.文件傳閱按照文件批示意見，確定傳閱范圍和順序，及時將文件傳遞給相關(guān)人員。傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，確保文件傳閱的及時性和完整性。對重要文件，行政專員應(yīng)跟蹤催辦，確保文件得到及時處理。3.文件歸檔文件辦理完畢后，行政專員應(yīng)及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)分類清晰、編號準(zhǔn)確、裝訂整齊，確保檔案的完整性和規(guī)范性。定期對檔案進(jìn)行整理和清查，確保檔案的安全保管。（二）印章管理1.印章保管公司印章由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立印章使用登記簿。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章交他人使用。2.印章使用嚴(yán)格按照公司印章使用規(guī)定辦理印章使用手續(xù)，填寫印章使用申請表，注明使用事由、文件名稱、文號等信息。經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。印章使用應(yīng)在指定地點進(jìn)行，使用完畢后及時登記蓋章情況。3.印章停用因機(jī)構(gòu)變動、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，行政部應(yīng)及時收回印章，并辦理相關(guān)停用手續(xù)。停用的印章應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行清查，防止印章丟失或被盜用。（三）會議管理1.會議組織根據(jù)公司工作需要，由行政部負(fù)責(zé)組織各類會議，包括公司例會、專題會議、臨時會議等。提前確定會議時間、地點、參會人員、會議議題等信息，并及時通知相關(guān)人員。做好會議場地布置、會議資料準(zhǔn)備等工作，確保會議順利進(jìn)行。2.會議記錄安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項等信息。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，會后及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)部門經(jīng)理審核后印發(fā)給參會人員。3.會議跟進(jìn)對會議決議事項進(jìn)行跟蹤催辦，確保決議事項得到有效落實。定期對會議決議事項的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和反饋，及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（四）辦公用品管理1.采購管理行政部根據(jù)公司辦公用品使用情況，制定辦公用品采購計劃。選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保辦公用品的質(zhì)量和價格合理。采購辦公用品時，應(yīng)簽訂采購合同，明確采購數(shù)量、價格、交貨時間等條款。2.發(fā)放管理建立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用物品等信息。按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程發(fā)放辦公用品，員工領(lǐng)用辦公用品時應(yīng)簽字確認(rèn)。定期對辦公用品的發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，合理控制辦公用品的消耗。3.庫存管理設(shè)立辦公用品倉庫，對辦公用品進(jìn)行分類存放，做好庫存盤點工作。定期檢查辦公用品的庫存數(shù)量，及時補(bǔ)充短缺物品，避免積壓浪費(fèi)。對庫存辦公用品進(jìn)行標(biāo)識管理，確保物品存放有序，便于查找和使用。（五）證照管理1.證照辦理負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理工作，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等。按照相關(guān)部門的要求，準(zhǔn)備齊全辦理證照所需的資料，并及時提交申請。跟蹤證照辦理進(jìn)度，確保證照按時領(lǐng)取。2.證照年檢及變更提前了解各類證照的年檢及變更時間要求，及時組織相關(guān)人員辦理年檢及變更手續(xù)。按照規(guī)定的程序和要求，提交年檢及變更所需的資料，確保辦理工作順利進(jìn)行。3.證照保管將辦理好的證照妥善保管，建立證照管理臺賬，記錄證照名稱、有效期、頒發(fā)部門等信息。定期對證照進(jìn)行清查，確保證照的安全保管，防止證照丟失或損壞。四、后勤保障管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.辦公區(qū)域清潔制定辦公區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)和流程，安排專人負(fù)責(zé)日常清潔工作。每天對辦公區(qū)域進(jìn)行清掃，包括地面、桌面、門窗等，保持辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。定期對辦公區(qū)域進(jìn)行全面清潔消毒，預(yù)防疾病傳播。2.公共區(qū)域衛(wèi)生負(fù)責(zé)公司公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，包括走廊、樓梯、電梯、衛(wèi)生間等。定期對公共區(qū)域進(jìn)行清掃、消毒，保持公共區(qū)域環(huán)境整潔。加強(qiáng)對公共區(qū)域衛(wèi)生設(shè)施的維護(hù)和管理，確保設(shè)施完好、正常使用。（二）辦公設(shè)備管理1.設(shè)備采購根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定辦公設(shè)備采購計劃。對辦公設(shè)備的品牌、型號、性能等進(jìn)行調(diào)研和比較，選擇合適的設(shè)備供應(yīng)商。按照公司采購流程辦理辦公設(shè)備采購手續(xù)，簽訂采購合同。2.設(shè)備安裝與調(diào)試辦公設(shè)備到貨后，及時組織相關(guān)人員進(jìn)行安裝和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對新設(shè)備進(jìn)行使用培訓(xùn)，使員工熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項。3.設(shè)備維護(hù)與維修建立辦公設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況。定期對辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。對出現(xiàn)故障的辦公設(shè)備，及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。4.設(shè)備報廢對已損壞且無法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的辦公設(shè)備，按照公司規(guī)定辦理報廢手續(xù)。填寫設(shè)備報廢申請表，經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行報廢處理。對報廢設(shè)備進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行清理。（三）車輛管理1.車輛調(diào)度根據(jù)公司工作需要，合理調(diào)度車輛，確保車輛及時滿足各部門的用車需求。建立車輛使用登記制度，記錄車輛使用時間、地點、事由、駕駛員等信息。優(yōu)先保障公司重要公務(wù)活動和緊急任務(wù)的用車需求。2.車輛使用駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛車輛，確保行車安全。出車前，駕駛員應(yīng)對車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好。車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)保持車輛整潔，愛護(hù)車內(nèi)設(shè)施。3.車輛維護(hù)建立車輛維護(hù)檔案，定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。按照車輛保養(yǎng)手冊的要求，及時更換車輛機(jī)油、濾清器等零部件。對車輛進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時維修，確保車輛安全運(yùn)行。4.車輛費(fèi)用管理嚴(yán)格控制車輛費(fèi)用支出，包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。駕駛員應(yīng)及時報銷車輛費(fèi)用，提供真實有效的票據(jù)。定期對車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，合理控制車輛運(yùn)行成本。（四）食堂管理1.食堂衛(wèi)生管理建立食堂衛(wèi)生管理制度，確保食堂環(huán)境整潔衛(wèi)生。食堂工作人員應(yīng)持健康證上崗，定期進(jìn)行體檢。加強(qiáng)對食堂食品采購、加工、儲存等環(huán)節(jié)的管理，確保食品安全。2.食品供應(yīng)管理根據(jù)員工口味和營養(yǎng)需求，制定合理的食譜，保證飯菜質(zhì)量。嚴(yán)格控制食品采購成本，選擇優(yōu)質(zhì)的食材供應(yīng)商。按時供應(yīng)飯菜，確保員工能按時就餐。3.食堂設(shè)施管理定期對食堂設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施完好、正常使用。及時更新食堂設(shè)施，提高食堂的服務(wù)水平。（五）宿舍管理1.宿舍分配與調(diào)整根據(jù)員工實際情況，合理分配宿舍，確保員工住宿條件良好。員工因工作調(diào)動、離職等原因需要調(diào)整宿舍時，及時辦理相關(guān)手續(xù)。2.宿舍安全管理加強(qiáng)宿舍安全管理，制定宿舍安全制度，提高員工安全意識。定期對宿舍進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患，確保員工生命財產(chǎn)安全。3.宿舍衛(wèi)生管理要求員工保持宿舍衛(wèi)生整潔，定期進(jìn)行宿舍衛(wèi)生檢查。對衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)的宿舍，督促員工進(jìn)行整改。五、檔案管理（一）檔案收集1.明確檔案收集范圍，包括公司文件、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案資料移交行政部檔案管理組，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單。（二）檔案整理1.檔案管理組按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄，便于查找和利用。（三）檔案歸檔1.將整理好的檔案按照類別和年度順序進(jìn)行歸檔，存入檔案庫房。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案存放位置，方便快速查找。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，到檔案管理組查閱。2.因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱和借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。（五）檔案保管與保密1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的安全保管。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取保密措施，防止檔案信息泄露。六、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等。2.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊合作精神等。3.專業(yè)能力：包括業(yè)務(wù)知識、工作技能、創(chuàng)新能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度進(jìn)行一次定期考核，由行政部經(jīng)理組織實施。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對員工進(jìn)行不定期考核，重點考核員工在突發(fā)事件或重要任務(wù)中的表現(xiàn)。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.與績效獎金掛鉤：根據(jù)考核結(jié)果發(fā)放績效獎金，激勵員工積極工作。2.作為晉升、調(diào)薪的依據(jù)：考核結(jié)果優(yōu)秀的員工，在晉升、