行政后勤科管理制度VIP

行政后勤科管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政后勤管理，提高工作效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政后勤科全體工作人員。（三）基本原則1.服務(wù)原則：以服務(wù)公司各部門(mén)及全體員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的后勤保障服務(wù)。2.規(guī)范原則：各項(xiàng)工作流程和操作規(guī)范明確，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.節(jié)約原則：合理利用公司資源，降低運(yùn)營(yíng)成本，杜絕浪費(fèi)。4.創(chuàng)新原則：不斷探索創(chuàng)新管理方法和服務(wù)模式，提高行政后勤工作水平。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政后勤科組織架構(gòu)行政后勤科設(shè)科長(zhǎng)一名，副科長(zhǎng)一名，下設(shè)行政組、后勤組、采購(gòu)組等。（二）各崗位職責(zé)1.科長(zhǎng)職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政后勤科的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)與公司其他部門(mén)的關(guān)系，確保行政后勤工作與公司整體工作的銜接順暢。審核行政后勤科各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制成本。負(fù)責(zé)行政后勤科人員的考核、培訓(xùn)和團(tuán)隊(duì)建設(shè)。2.副科長(zhǎng)職責(zé)協(xié)助科長(zhǎng)開(kāi)展工作，在科長(zhǎng)不在時(shí)履行科長(zhǎng)職責(zé)。負(fù)責(zé)行政組或后勤組等具體業(yè)務(wù)板塊的管理和指導(dǎo)，確保工作任務(wù)按時(shí)完成。參與制定行政后勤相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。3.行政組職責(zé)負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。安排公司會(huì)議，做好會(huì)議記錄，跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況。管理公司印章，嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和管理。接待來(lái)訪客人，安排公司車輛的調(diào)度和使用。4.后勤組職責(zé)負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)，包括公共區(qū)域的清潔、綠化等。管理公司的水電、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)行，及時(shí)處理設(shè)施設(shè)備故障。負(fù)責(zé)公司食堂的管理，保障員工飲食安全和質(zhì)量。做好公司宿舍的管理工作，為員工提供良好的住宿條件。5.采購(gòu)組職責(zé)負(fù)責(zé)公司各類物資的采購(gòu)工作，包括辦公用品、設(shè)備、原材料等。尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期評(píng)估供應(yīng)商。審核采購(gòu)申請(qǐng)，控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和及時(shí)性。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行和結(jié)算工作。三、行政工作管理（一）文件管理1.公司文件分為外來(lái)文件和內(nèi)部文件。外來(lái)文件由行政組負(fù)責(zé)接收、登記，并及時(shí)呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。內(nèi)部文件由各部門(mén)起草，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后交行政組編號(hào)、印發(fā)。2.文件傳閱應(yīng)遵循高效、及時(shí)的原則，確保相關(guān)人員及時(shí)了解文件內(nèi)容。傳閱文件時(shí)，應(yīng)在《文件傳閱登記表》上簽字，注明傳閱時(shí)間。3.文件歸檔應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保文件的完整性和可查閱性。歸檔文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。（二）會(huì)議管理1.公司會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括周例會(huì)、月總結(jié)會(huì)等，由行政組負(fù)責(zé)通知和組織。臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要由相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起，行政組協(xié)助安排。2.會(huì)議前，行政組應(yīng)做好會(huì)議場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。會(huì)議過(guò)程中，應(yīng)做好會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。3.會(huì)議結(jié)束后，行政組應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送給參會(huì)人員，并跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況。（三）印章管理1.公司印章分為公章、合同章、財(cái)務(wù)章等，由行政組專人負(fù)責(zé)保管。2.使用印章應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用部門(mén)、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。3.印章使用過(guò)程中，保管人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督，確保印章使用符合規(guī)定，不得擅自將印章交他人使用。4.印章使用完畢后，應(yīng)及時(shí)登記蓋章時(shí)間、蓋章文件名稱等信息，并將印章妥善保管。（四）辦公用品管理1.行政組應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，定期采購(gòu)辦公用品。2.辦公用品采購(gòu)應(yīng)遵循性價(jià)比高、質(zhì)量可靠的原則，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。3.辦公用品入庫(kù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保數(shù)量、質(zhì)量與采購(gòu)訂單一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并登記入庫(kù)臺(tái)賬。4.各部門(mén)根據(jù)工作需要到行政組領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)取時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息。5.行政組應(yīng)定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，合理控制辦公用品的消耗，避免浪費(fèi)。（五）車輛管理1.公司車輛由行政組統(tǒng)一調(diào)度和管理，車輛使用應(yīng)遵循先急后緩、合理安排的原則。2.員工因工作需要使用車輛，應(yīng)提前填寫(xiě)《車輛使用申請(qǐng)表》，注明使用時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政組審批后，方可使用車輛。3.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。出車前，應(yīng)對(duì)車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好。4.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛清洗干凈，停放在指定位置，并將車輛鑰匙交回行政組。5.行政組應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。車輛維修應(yīng)填寫(xiě)《車輛維修申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后到指定維修廠進(jìn)行維修。維修費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供維修清單和發(fā)票。四、后勤工作管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.后勤組應(yīng)制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各區(qū)域的清潔標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人。2.每日定時(shí)對(duì)公共區(qū)域進(jìn)行清掃，包括走廊、樓梯、衛(wèi)生間等，保持環(huán)境整潔。3.定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行消毒，預(yù)防疾病傳播。特別是在傳染病高發(fā)季節(jié)，應(yīng)增加消毒頻次。4.加強(qiáng)對(duì)綠化區(qū)域的管理，定期澆水、施肥、修剪，保持綠化美觀。5.鼓勵(lì)全體員工共同維護(hù)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，對(duì)破壞環(huán)境衛(wèi)生的行為進(jìn)行制止和糾正。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.建立公司設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)施設(shè)備的名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)等信息。2.后勤組應(yīng)定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障和安全隱患。3.設(shè)施設(shè)備維修應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)施設(shè)備維修申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后安排維修人員進(jìn)行維修。維修完成后，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.對(duì)于重要設(shè)施設(shè)備，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生故障或突發(fā)事件，能夠迅速采取措施，減少損失。5.定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，降低維修成本。維護(hù)保養(yǎng)記錄應(yīng)及時(shí)歸檔。（三）食堂管理1.食堂應(yīng)嚴(yán)格遵守食品安全法律法規(guī)，確保食品安全。食堂工作人員應(yīng)持健康證上崗，定期進(jìn)行健康檢查。2.制定食堂菜譜，合理搭配營(yíng)養(yǎng)，滿足員工不同口味需求。菜譜應(yīng)提前公布，接受員工監(jiān)督。3.加強(qiáng)食堂環(huán)境衛(wèi)生管理，每日對(duì)食堂進(jìn)行清潔消毒，餐具應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行清洗、消毒。4.控制食堂成本，合理采購(gòu)食材，降低浪費(fèi)。定期對(duì)食堂收支情況進(jìn)行核算，向員工公布。5.收集員工對(duì)食堂的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)食堂服務(wù)質(zhì)量。（四）宿舍管理1.制定宿舍管理制度，明確宿舍入住標(biāo)準(zhǔn)、作息時(shí)間、衛(wèi)生要求等。2.為員工提供必要的住宿設(shè)施，如床鋪、桌椅、衣柜等，并定期進(jìn)行檢查和維修。3.加強(qiáng)宿舍安全管理，禁止在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等行為。定期對(duì)宿舍進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。4.督促員工保持宿舍衛(wèi)生，定期進(jìn)行檢查評(píng)比，對(duì)衛(wèi)生良好的宿舍進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。5.協(xié)調(diào)解決員工在宿舍生活中遇到的問(wèn)題，為員工提供良好的住宿環(huán)境。五、采購(gòu)工作管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)組應(yīng)定期收集各部門(mén)的采購(gòu)需求，結(jié)合公司庫(kù)存情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，合理安排采購(gòu)進(jìn)度，確保物資按時(shí)供應(yīng)，不影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。（二）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，確保供應(yīng)商具備持續(xù)供應(yīng)能力和質(zhì)量保證能力。3.與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，共同維護(hù)良好的合作關(guān)系。4.對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)價(jià)，及時(shí)處理供應(yīng)商出現(xiàn)的問(wèn)題，如質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)工作需要填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、申請(qǐng)理由等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)組。2.采購(gòu)審批：采購(gòu)組收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)必要性和預(yù)算合理性。審核通過(guò)后，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購(gòu)物資的特點(diǎn)和要求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)或招標(biāo)。4.采購(gòu)合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。5.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)組按照采購(gòu)合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。6.驗(yàn)收付款：物資到貨后，由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購(gòu)組辦理付款手續(xù)，按照合同約定支付貨款。（四）采購(gòu)成本控制1.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，通過(guò)詢價(jià)、比價(jià)、招標(biāo)等方式，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商和物資，降低采購(gòu)成本。2.合理控制采購(gòu)批量，避免因采購(gòu)過(guò)多導(dǎo)致庫(kù)存積壓，增加資金占用成本；同時(shí)也要避免采購(gòu)過(guò)少，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。3.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督和管理，防止采購(gòu)過(guò)程中的腐敗行為，確保采購(gòu)成本真實(shí)、合理。六、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核原則1.公平、公正、公開(kāi)原則：考核過(guò)程和結(jié)果應(yīng)客觀公正，接受全體員工監(jiān)督。2.定量與定性相結(jié)合原則：考核指標(biāo)應(yīng)既有定量指標(biāo)，又有定性指標(biāo)，全面評(píng)價(jià)員工工作表現(xiàn)。3.激勵(lì)與約束相結(jié)合原則：通過(guò)考核，激勵(lì)員工積極工作，同時(shí)對(duì)工作不力的員工進(jìn)行約束和改進(jìn)。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績(jī)：包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等方面。2.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)合作精神等方面。3.工作能力：包括專業(yè)技能、溝通能力、協(xié)調(diào)能力等方面。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度進(jìn)行一次定期考核，由行政后勤科科長(zhǎng)組織，對(duì)本科室員工進(jìn)行全面考核。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對(duì)員工進(jìn)行不定期考核，重點(diǎn)考核員工在某項(xiàng)工作任務(wù)中的表現(xiàn)。3.自我考核與上級(jí)考核相結(jié)合：?jiǎn)T工先進(jìn)行自我考核，然后由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行評(píng)價(jià)，綜合得出考核結(jié)果。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效獎(jiǎng)金發(fā)放：根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)金。考核優(yōu)秀的員工，績(jī)效獎(jiǎng)金適當(dāng)上??；考核不稱職的員工，績(jī)效獎(jiǎng)金適當(dāng)下浮或扣發(fā)。2.崗位晉升：考核結(jié)果作為員工崗位晉升的重要依據(jù)之一。連續(xù)多次考核優(yōu)秀的員工，在崗位晉升時(shí)優(yōu)先考慮。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)現(xiàn)員工的不足之處，有針對(duì)性地安排培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，幫助員工提升工作能力。4.誡勉談話：對(duì)考核不稱職的員工，進(jìn)行誡勉談話，指出問(wèn)題，提出改進(jìn)要求，并跟蹤改進(jìn)情況。如