辦公信息化實例教程 課件 第2章 辦公中文檔的基本操作

辦公信息化第2章辦公中文檔的基本操作目錄2.1辦公中文檔處理的基本流程2.2簡單文檔制作實例2.3圖文混排文檔制作實例2.1辦公中文檔處理的基本流程文檔錄入格式排版頁面設(shè)置打印預覽打印輸出文本編輯2.1.1文檔錄入文檔錄入是文字處理工作的第一步，它包括文字錄入、符號錄入以及圖片、聲音等多媒體對象的導入。文字錄入包括中文和英文的錄入，符號錄入包括標點符號、特殊符號的錄入，它們主要通過鍵盤、鼠標錄入，而圖片、聲音等多媒體對象的獲取需要依靠素材庫或者通過專門的設(shè)備導入。2.1.2文本編輯文檔內(nèi)容錄入完成后，出于排查錯誤、提高效率或者其他目的，必須對文檔內(nèi)容進行編輯。對于文字內(nèi)容來說，它主要包括選取、復制、移動、添加、修改、刪除、查找、替換、定位、校對等。對于多媒體對象，還將有專門的編輯方法。2.1.3格式排版文檔經(jīng)編輯后，如果內(nèi)容無誤，進入排版環(huán)節(jié)。包括：字體、段落格式設(shè)置，分頁、分節(jié)、分欄排版，邊框和底紋設(shè)置，文字方向，首字下沉，圖文混排設(shè)置，多媒體對象排版等。2.1.4頁面設(shè)置文檔排版完成后，在正式打印之前必須根據(jù)將來的打印需要進行頁面設(shè)置，主要包括：紙張大小設(shè)置，頁面邊界設(shè)置，裝訂線位置以及寬度設(shè)置，每頁行數(shù)、每行字數(shù)設(shè)置，頁眉頁腳設(shè)置等。2.1.5打印預覽文檔正式打印之前，最好先進行打印預覽操作，在屏幕上模擬文檔打印后的顯示效果。如果效果符合要求，就可以進行打印操作；如果感覺某些方面不合適，可以回到編輯狀態(tài)重新進行編輯或者通過有關(guān)設(shè)置在預覽狀態(tài)下直接編輯。2.1.6打印輸出利用文字處理軟件制作的文檔最終輸出有兩個方向：一個是打印到紙張上，形成紙質(zhì)文檔進行傳遞或存檔；另一個是制作網(wǎng)頁或電子文檔用來通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布。如果是前一目的，必須進行打印操作這一環(huán)節(jié)。它主要包括：打印機選擇、打印范圍確定、打印份數(shù)設(shè)置以及文檔的縮放打印設(shè)置等。謝謝辦公信息化河南司法警官職業(yè)學院信息技術(shù)系在線開放課程第2章辦公中文檔的基本操作目錄2.1辦公中文檔處理的基本流程2.2簡單文檔制作實例2.3圖文混排文檔制作實例2.2.1簡單文檔制作實例——要求2.2.1

新建和保存文檔新建空白文檔。打開WPSOffice軟件，單擊“新建”按鈕，在新窗口中單擊“文字”選項卡

“新建空白文字”保存。單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕，在打開的“另存文件”對話框的“文件名”文本框中輸入“通知”，單擊“保存”按鈕即新建了一個文檔名為“通知.docx”的文檔。自動保存。WPS可以自動保存文件。單擊“文件”菜單

備份與恢復

備份中心

本地備份設(shè)置

定時備份，設(shè)置時間間隔即可。文檔保護。在保存文檔時可以設(shè)置密碼以避免文檔被隨意修改。單擊“文件”菜單

文檔加密

密碼加密，設(shè)置打開和編輯密碼即可。2.2.1錄入和編輯文本選擇輸入法。Windows10自帶了拼音輸入法，我們可以在輸入前使用快捷鍵shift切換中英文模式。如果安裝了第三方輸入法，可以使用快捷鍵win+空格切換。文檔中有一個閃爍的光標，這是輸入文字的位置。錄入文本內(nèi)容和特殊符號。編輯文本選擇文本修改文本復制、移動、刪除文本撤銷和恢復操作2.2.1注意事項——不要濫用回車和空格不要用空格鍵進行字間距的調(diào)整以及標題居中、段落首行縮進的設(shè)置。不要用回車鍵進行段落間距的排版，當一個段落結(jié)束時，才按回車鍵。不要用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法進行內(nèi)容分頁的設(shè)置。2.2.1樣本謝謝辦公信息化河南司法警官職業(yè)學院信息技術(shù)系在線開放課程第2章辦公中文檔的基本操作目錄2.1辦公中文檔處理的基本流程2.2簡單文檔制作實例2.3圖文混排文檔制作實例2.2.2設(shè)置字體和段落文檔中字體格式主要包括字體、字號、字型、文字效果、字間距等的設(shè)置；選中待設(shè)置的文字，單擊“開始”選項卡中的“字體”，在字體對話框中設(shè)置；段落格式主要包括段落對齊、縮進、段間距、段前距、段后距等的設(shè)置。將光標置于待設(shè)置的段落中，單擊“開始”選項卡中的“段落”，在段落對話框中設(shè)置?！案袷剿ⅰ惫ぞ呖梢砸砸言O(shè)置的文檔部分為模板快速設(shè)置未設(shè)置的文檔部分。2.2.2項目符號和編號項目符號和編號可以凸顯有聯(lián)系的多條信息，增加可讀性項目符號多為圖案，用于標注不強調(diào)順序的多條信息編號多為字符，用于標注強調(diào)順序的多條信息我們可以先錄入內(nèi)容，選中，設(shè)置項目符號和編號也可以先設(shè)置好項目符號和編號，再錄入內(nèi)容謝謝辦公信息化河南司法警官職業(yè)學院信息技術(shù)系在線開放課程第2章辦公中文檔的基本操作目錄2.1辦公中文檔處理的基本流程2.2簡單文檔制作實例2.3圖文混排文檔制作實例2.2.3拼寫和語法文本錄入完成后，有時會出現(xiàn)一些不同顏色的波浪線，這是因為WPS文字具有聯(lián)機校對的功能，可以發(fā)現(xiàn)一些常見的單詞、短語或語法錯誤。2.2.3查找和替換查找和替換是一種常用的編輯方法，可以將需要查找或者要替換的文字進行快速而準確的操作，從而提高編輯的效率。查找文本。單擊“開始”選項卡中的“查找替換”命令，打開“查找和替換”對話框，在查找內(nèi)容中輸入關(guān)鍵字，重復單擊“查找下一處”按鈕即可定位到每一處關(guān)鍵字出現(xiàn)的地方。替換文本。手動替換文稿中的特定詞句效率低下而且容易出錯。替換功能可以進行自動替換。打開“查找和替換”對話框，在查找內(nèi)容中輸入關(guān)鍵字，在替換內(nèi)容中輸入替換詞，單擊“全部替換”，就會對文檔中所有出現(xiàn)的關(guān)鍵字進行替換。2.2.3制表位通常情況下，用段落可以設(shè)置文本的對齊方式，但在某些特殊的文檔中，有時候需要在一行中有多種對齊方式，WPS文字中的制表位就是可以在一行內(nèi)實現(xiàn)多種對齊方式的工具。制表位的設(shè)置通常有標尺法和精確設(shè)置兩種方法。2.2.3標尺法以將選擇題答案排列整齊為例：選擇“視圖”選項卡，選中“標尺”復選框，在頁面中出現(xiàn)標尺選中所有的答案行，先將其設(shè)定為首行縮進2個字符，當標尺最左端出現(xiàn)左對齊制作符時，在標尺10、20和30字符處分別單擊鼠標，這時會在標尺上出現(xiàn)三個左對齊的符號在答案的B、C和D符號前面分別按TAB鍵就可以對齊了2.2.3精確設(shè)置在標尺上設(shè)置制表位的缺點是不能精確的設(shè)置制表位的位置選中所有的答案行，單擊“開始”選項卡/“段落”功能組右下角的啟動按鈕，彈出“段落”對話框，單擊左下角的“制表位”按鈕，彈出“制表位”對話框在“制表位位置”中分別輸入2、10、20、30字符，對齊方式都選擇“左對齊”，前導符都為“無”，每輸入一個都要單擊一下“設(shè)置”按鈕單擊“確定”按鈕。使用tab鍵即可調(diào)整選項位置。2.2.3刪除制表位若想取消制表位，可以直接在標尺上把對齊符號拖曳下來，也可以打開“制表位”對話框，選擇需要刪除的制作位符號，單擊“全部清除”按鈕確定即可。2.2.3頁面設(shè)置在文檔打印輸出之前，必須進行頁面設(shè)置，這樣打印出來的文檔才能正確美觀。選擇“頁面布局”選項卡，在“頁面設(shè)置”功能區(qū)可設(shè)置“頁邊距”、“紙張方向”、“紙張大小”等功能。2.3.3預覽和打印預覽。單擊快捷工具欄上的“打印預覽”按鈕，或使用快捷鍵Ctrl+P，即可進入預覽界面。單擊“返回”按鈕退出打印預覽。打印設(shè)置。可以選擇打印機、紙張類型、份數(shù)等。設(shè)置完畢后單擊“直接打印”即可開始打印。謝謝辦公信息化河南司法警官職業(yè)學院信息技術(shù)系在線開放課程第2章辦公中文檔的基本操作目錄2.1辦公中文檔處理的基本流程2.2簡單文檔制作實例2.3圖文混排文檔制作實例2.3.1任務(wù)介紹制作圖文并茂的《荷塘月色》2.3.1待解決的問題為段落設(shè)置首字下沉、分欄、邊框和底紋插入圖片和藝術(shù)字，設(shè)置圖片格式將圖片襯于文字下方與文本混排，設(shè)置藝術(shù)字格式和為藝術(shù)字設(shè)置陰影等插入文本框，并為文本框內(nèi)的文字添加項目符號設(shè)置頁面邊框設(shè)置頁眉頁腳，修改頁眉的下邊線2.3.2錄入文檔新建文稿保存錄入文字2.3.2簡單排版修改字體。為每段設(shè)置首行縮進兩個字符，將正文的字體設(shè)置為楷體、字號為4號，將作者一行字體設(shè)置為黑體、小四號字、居中對齊首字下沉。為正文的第一段設(shè)置首字下沉，將光標定位在第一段中，單擊“插入”選項卡

“首字下沉”命令，在“首字下沉”對話框中選擇“下沉”，“下沉行數(shù)”為“2行”，單擊“確定”按鈕，并將下沉字選中，設(shè)置為藍色字體、加字符底紋2.3.2設(shè)置邊框和底紋選中第二段，單擊“開始”選項卡，“邊框”命令右側(cè)的下拉箭頭，在此處有下框線、上框線、左框線、右框線等單擊下拉列表中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框在“邊框”選項卡中，先在設(shè)置區(qū)選擇“方框”、然后在顏色中選擇“藍色”、在線型中選擇“波浪線”在“底紋”選項卡中的“填充”區(qū)選擇“淺綠”，單擊“確定”按鈕2.3.2插入橫線將光標定位在文本“作者：朱自清”后，選中第二段，單擊“頁面布局”選項卡

“頁面邊框”命令彈出“邊框和底紋”對話框，選擇對話框中的“邊框”選項卡在“設(shè)置”中選擇“自定義”命令，選擇其中的一條橫線單擊“確定”即可插入一條橫線2.3.2設(shè)置頁面邊框選中第二段，單擊“頁面布局”選項卡

“頁面邊框”命令，彈出“邊框和底紋”對話框選擇“頁面邊框”選項卡，在“藝術(shù)型”下拉列表框中，選擇某一種圖形單擊“確定”按鈕完成設(shè)置謝謝辦公信息化河南司法警官職業(yè)學院信息技術(shù)系在線開放課程第2章辦公中文檔的基本操作目錄2.1辦公中文檔處理的基本流程2.2簡單文檔制作實例2.3圖文混排文檔制作實例2.3.2段落分欄選中第三段文字，單擊“頁面布局”選項卡

“分欄”右側(cè)的下拉箭頭，在下拉列表中選擇“更多分欄”命令打開“分欄”對話框選擇“兩欄”，將“分隔線”前面的復選框選中單擊“確定”按鈕2.3.2插入圖片將光標定位在第四段文本的前面單擊“插入”選項卡→“圖片”命令，彈出“插入圖片”對話框查找到需要的圖片，單擊“打開”按鈕，插入圖片單擊該圖片，單擊“圖片工具”選項卡→“環(huán)繞”下拉列表中的“襯于文字下方”命令用鼠標拖動圖片進行大小和位置的調(diào)整，2.3.2插入藝術(shù)字定位光標，單擊“插入”選項卡→“藝術(shù)字”命令在下拉藝術(shù)字樣式中選擇一種藝術(shù)字樣式在文本框中輸入內(nèi)容設(shè)置文字環(huán)繞設(shè)置藝術(shù)字格式2.3.2插入豎排文本框插入文本框輸入文字內(nèi)容添加項目符號設(shè)置邊框和底紋2.3.2設(shè)置頁眉、頁碼頁眉和頁腳是文檔中每個頁面的頂部和底部區(qū)域。可以在頁眉和頁腳中插入文本或圖形，其中包括頁碼、日期、圖標等。這些信息一般顯示在文檔每頁的頂部或底部。插入頁眉。單擊“插入”選項卡/“頁眉頁腳”命令，在頁眉區(qū)輸入“美文欣賞：荷塘月色”幾個字，并將其居中，設(shè)置為隸書、四號字插入頁碼。單擊“插入”選項卡/“頁碼”命令，在“預設(shè)樣式”中單擊“頁碼”命令，彈出“頁碼”對話框，在下拉列表中選擇“樣式”和“位置”謝謝辦公信息化河南司法警官職業(yè)學院信息技術(shù)系在線開放課程第2章辦公中文檔的基本操作目錄2.1辦公中文檔處理的基本流程2.2簡單文檔制作實例2.3圖文混排文檔制作實例2.3.3調(diào)整圖片格式裁剪設(shè)置圖片的高度和寬度。調(diào)整圖片的背景、清晰度、色彩設(shè)置圖片輪廓和填充圖片。亮度、對比度、顏色、飽和度、藝術(shù)效果，壓縮圖片、更改圖片和重設(shè)圖片，位置、文字環(huán)繞、對齊、組合、旋轉(zhuǎn)屬性對話框2.3.3藝術(shù)字編輯藝術(shù)字的形狀、大