會(huì)務(wù)場(chǎng)地管理制度VIP

會(huì)務(wù)場(chǎng)地管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)務(wù)場(chǎng)地的使用與管理，確保會(huì)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高場(chǎng)地使用效率，保障場(chǎng)地設(shè)施的正常運(yùn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會(huì)務(wù)場(chǎng)地的使用、維護(hù)及相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：會(huì)務(wù)場(chǎng)地由公司行政部門統(tǒng)一規(guī)劃、調(diào)配和管理。2.合理使用原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，合理申請(qǐng)使用會(huì)務(wù)場(chǎng)地，避免資源浪費(fèi)。3.安全第一原則：確保會(huì)務(wù)場(chǎng)地及相關(guān)設(shè)施的安全使用，保障人員生命財(cái)產(chǎn)安全。4.維護(hù)保養(yǎng)原則：定期對(duì)會(huì)務(wù)場(chǎng)地及設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，使其處于良好運(yùn)行狀態(tài)。二、會(huì)務(wù)場(chǎng)地分類及設(shè)施配備（一）會(huì)議室分類1.大型會(huì)議室：可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電子白板等設(shè)備，適用于公司全體會(huì)議、大型培訓(xùn)、重要客戶接待等活動(dòng)。2.中型會(huì)議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響、麥克風(fēng)等基本設(shè)備，常用于部門會(huì)議、小型培訓(xùn)、項(xiàng)目討論等。3.小型會(huì)議室：可容納[X][X]人，配備簡(jiǎn)單的會(huì)議桌椅，滿足日常小型會(huì)議、一對(duì)一溝通等需求。（二）設(shè)施配備標(biāo)準(zhǔn)1.桌椅：根據(jù)會(huì)議室規(guī)模配備相應(yīng)數(shù)量和規(guī)格的會(huì)議桌椅，確保舒適、整齊。2.照明設(shè)備：提供充足、柔和的照明，滿足不同會(huì)議場(chǎng)景需求。3.空調(diào)設(shè)備：保證會(huì)議室溫度適宜，夏季溫度控制在[X][X]攝氏度，冬季溫度控制在[X][X]攝氏度。4.投影設(shè)備：配備高清投影儀，確保圖像清晰、穩(wěn)定，投影幕布尺寸合適。5.音響設(shè)備：包括音響、麥克風(fēng)等，保證聲音清晰、無(wú)雜音，滿足會(huì)議發(fā)言和播放資料需求。6.電子設(shè)備：配備電腦、網(wǎng)絡(luò)接口，方便會(huì)議中使用電子資料和進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)溝通。7.其他設(shè)備：根據(jù)實(shí)際需要配備白板、筆、紙、綠植等輔助設(shè)備。三、會(huì)務(wù)場(chǎng)地使用申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：各部門如需使用會(huì)務(wù)場(chǎng)地，需提前填寫《會(huì)務(wù)場(chǎng)地使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、活動(dòng)內(nèi)容、參與人數(shù)等信息。2.提交申請(qǐng)：將申請(qǐng)表提交至公司行政部門。行政部門負(fù)責(zé)接收、登記申請(qǐng)信息，并對(duì)申請(qǐng)的合理性進(jìn)行初步審核。3.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)行政部門初步審核后，提交至申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性和可行性進(jìn)行評(píng)估，并簽署審批意見。4.行政部門統(tǒng)籌安排：行政部門根據(jù)各部門的申請(qǐng)情況和場(chǎng)地使用計(jì)劃，進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確定最終的場(chǎng)地使用安排，并及時(shí)通知申請(qǐng)部門。（二）審批權(quán)限1.小型會(huì)議室使用：由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后報(bào)行政部門備案。2.中型會(huì)議室使用：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審批后，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后由行政部門安排場(chǎng)地。3.大型會(huì)議室使用：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司總經(jīng)理審批，審批通過后方可使用。（三）特殊情況申請(qǐng)如遇緊急會(huì)議或特殊情況需要臨時(shí)使用會(huì)務(wù)場(chǎng)地，申請(qǐng)部門應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通，說明情況。行政部門在確保場(chǎng)地可用的前提下，可先安排使用，但事后申請(qǐng)部門需按正常流程補(bǔ)辦申請(qǐng)和審批手續(xù)。四、會(huì)務(wù)場(chǎng)地使用規(guī)范（一）使用時(shí)間1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)批準(zhǔn)的時(shí)間使用會(huì)務(wù)場(chǎng)地，不得提前或推遲。如需調(diào)整使用時(shí)間，應(yīng)提前[X]小時(shí)通知行政部門，經(jīng)同意后方可變更。2.如因特殊情況需要延長(zhǎng)使用時(shí)間，使用部門應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自延長(zhǎng)使用時(shí)間的，將按規(guī)定進(jìn)行處罰。（二）使用人數(shù)使用人數(shù)應(yīng)與申請(qǐng)人數(shù)相符，不得超員使用。如因特殊原因需要增加人數(shù)，使用部門應(yīng)提前向行政部門說明情況，經(jīng)同意后方可增加。超員使用可能影響場(chǎng)地設(shè)施安全及會(huì)議效果，由此產(chǎn)生的一切后果由使用部門承擔(dān)。（三）環(huán)境衛(wèi)生1.使用部門應(yīng)保持會(huì)務(wù)場(chǎng)地的環(huán)境衛(wèi)生，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理場(chǎng)地內(nèi)的垃圾、雜物等，將桌椅擺放整齊。2.禁止在會(huì)務(wù)場(chǎng)地內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔果皮紙屑等，不得在場(chǎng)地墻壁、桌椅上隨意涂寫、刻畫。3.如需使用一次性水杯、餐具等，使用后應(yīng)分類放置在指定垃圾桶內(nèi)，不得隨意丟棄。（四）設(shè)備使用1.使用部門應(yīng)愛護(hù)會(huì)務(wù)場(chǎng)地內(nèi)的設(shè)備設(shè)施，按照操作規(guī)程正確使用投影儀、音響、麥克風(fēng)、電子白板等設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修人員進(jìn)行維修，并做好記錄。2.禁止私自拆卸、改裝設(shè)備設(shè)施，不得擅自更換設(shè)備配件。因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞的，使用部門應(yīng)照價(jià)賠償。3.在使用電子設(shè)備時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)數(shù)據(jù)安全，不得隨意刪除、更改或傳播與會(huì)議無(wú)關(guān)的文件資料。（五）安全管理1.使用部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)務(wù)場(chǎng)地的安全管理，確保人員和設(shè)備的安全。會(huì)議期間，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)，防止發(fā)生擁擠、踩踏等事故。2.嚴(yán)禁在會(huì)務(wù)場(chǎng)地內(nèi)使用明火、大功率電器等可能引發(fā)火災(zāi)的設(shè)備。如需使用電器設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并由專業(yè)人員進(jìn)行操作。3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備等，確保場(chǎng)地安全。五、會(huì)務(wù)場(chǎng)地維護(hù)與保養(yǎng)（一）定期檢查1.行政部門定期對(duì)會(huì)務(wù)場(chǎng)地及設(shè)施進(jìn)行檢查，包括桌椅、照明、空調(diào)、投影、音響等設(shè)備的運(yùn)行情況，以及場(chǎng)地的環(huán)境衛(wèi)生狀況等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，填寫《會(huì)務(wù)場(chǎng)地檢查記錄表》，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)記錄并安排維修或整改。（二）日常維護(hù)1.保潔人員負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)場(chǎng)地的日常清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，保持場(chǎng)地整潔衛(wèi)生。2.維修人員定期對(duì)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，如檢查投影儀燈泡壽命、音響設(shè)備調(diào)試、電子白板校準(zhǔn)等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)于易損部件，如投影儀燈泡、麥克風(fēng)電池等，應(yīng)提前做好儲(chǔ)備，及時(shí)更換，避免因部件損壞影響會(huì)議使用。（三）設(shè)施維修1.當(dāng)會(huì)務(wù)場(chǎng)地設(shè)施出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修人員。行政部門接到通知后，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)安排維修人員進(jìn)行維修。2.維修人員應(yīng)在維修完成后填寫《會(huì)務(wù)場(chǎng)地維修記錄單》，詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、維修過程及更換的零部件等信息。3.對(duì)于因自然老化、正常使用損耗等原因?qū)е碌脑O(shè)施損壞，由公司承擔(dān)維修費(fèi)用；因使用不當(dāng)、人為損壞等原因?qū)е碌脑O(shè)施損壞，由責(zé)任部門或個(gè)人承擔(dān)維修費(fèi)用。六、費(fèi)用管理（一）場(chǎng)地使用費(fèi)用1.公司內(nèi)部各部門使用會(huì)務(wù)場(chǎng)地，原則上不收取費(fèi)用。但對(duì)于因特殊情況外租場(chǎng)地或舉辦商業(yè)活動(dòng)等產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.外租場(chǎng)地費(fèi)用根據(jù)場(chǎng)地類型、使用時(shí)間、服務(wù)內(nèi)容等因素確定，具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由行政部門制定并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）設(shè)備租賃費(fèi)用1.如需租賃額外的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響、電子白板等，使用部門應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政部門統(tǒng)一安排租賃。2.設(shè)備租賃費(fèi)用按照市場(chǎng)價(jià)格收取，租賃費(fèi)用由使用部門承擔(dān)，并在申請(qǐng)使用時(shí)一并提交費(fèi)用預(yù)算。（三）費(fèi)用結(jié)算1.對(duì)于外租場(chǎng)地及設(shè)備租賃等產(chǎn)生的費(fèi)用，行政部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)的發(fā)票、合同等憑證，經(jīng)審核無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款。2.各部門在使用會(huì)務(wù)場(chǎng)地過程中產(chǎn)生的費(fèi)用，如水電費(fèi)、清潔費(fèi)等，由公司統(tǒng)一承擔(dān)，納入公司運(yùn)營(yíng)成本核算。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定申請(qǐng)、審批使用會(huì)務(wù)場(chǎng)地的。2.擅自改變場(chǎng)地使用用途的。3.超員使用、提前或推遲使用場(chǎng)地，且未按規(guī)定辦理變更手續(xù)的。4.損壞會(huì)務(wù)場(chǎng)地設(shè)施設(shè)備，未照價(jià)賠償?shù)摹?.未保持場(chǎng)地環(huán)境衛(wèi)生，違反場(chǎng)地使用規(guī)范的。6.其他違反會(huì)務(wù)場(chǎng)地管理制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并責(zé)令其立即整改。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，行政部門將視情況給予書面警告、通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰，并限制其在一定期限內(nèi)使