企業(yè)證章管理制度VIP

企業(yè)證章管理制度一、總則（一）目的為加強公司證章管理，維護公司證章的嚴肅性和權(quán)威性，確保證章的安全使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的所有證章管理。（三）證章定義本制度所指證章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、部門章、業(yè)務專用章、個人名章以及其他具有法律效力或代表公司形象的印章。二、證章的刻制（一）申請1.因工作需要刻制證章的部門或個人，應填寫《證章刻制申請表》，詳細說明證章名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.申請表提交至行政部門，行政部門根據(jù)實際情況進行初步審核。（二）審批1.行政部門將審核后的申請表提交公司分管領(lǐng)導審批，重大證章的刻制需經(jīng)總經(jīng)理批準。2.審批通過后，行政部門負責聯(lián)系具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。（三）備案證章刻制完成后，行政部門應及時將新刻制證章的印模、啟用時間等信息進行備案，并留存一份印模作為檔案保存。三、證章的領(lǐng)取與發(fā)放（一）領(lǐng)取1.證章刻制完成后，由行政部門通知申請部門或個人領(lǐng)取。2.領(lǐng)取人需攜帶有效身份證件，在《證章領(lǐng)取登記表》上簽字確認。（二）發(fā)放1.對于部門章、業(yè)務專用章等，行政部門應根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的流程發(fā)放給相關(guān)部門負責人，并做好發(fā)放記錄。2.對于個人名章，行政部門應根據(jù)人事部門提供的人員信息，發(fā)放給本人，并要求本人簽字確認。四、證章的使用（一）使用原則1.證章必須嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得擅自更改使用范圍。2.使用證章應建立審批制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自使用。3.證章使用應確保真實、合法、有效，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。（二）使用審批1.公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章等重要證章的使用，需填寫《證章使用審批表》，經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導審核簽字后，報總經(jīng)理批準。2.部門章、業(yè)務專用章等一般證章的使用，由部門負責人審批。3.個人名章的使用，由本人填寫《證章使用審批表》，經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報行政部門備案。（三）使用登記1.證章使用人應在《證章使用登記表》上詳細記錄證章使用日期、事由、批準人等信息。2.登記表應妥善保存，以備查詢和核對。（四）使用要求1.證章使用時應確保蓋章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。2.證章應加蓋在文件、合同等規(guī)定的位置上，不得隨意加蓋。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋證章。五、證章的保管（一）保管責任1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章等重要證章由行政部門指定專人保管。2.部門章、業(yè)務專用章等由各部門負責人指定專人保管。3.個人名章由本人妥善保管。（二）保管要求1.證章保管人員應妥善保管證章，確保證章安全，防止證章丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。2.證章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.證章保管人員不得擅自將證章轉(zhuǎn)借他人使用，如需臨時交接，應辦理交接手續(xù)。（三）定期檢查1.行政部門應定期對證章保管情況進行檢查，確保證章保管安全。2.檢查內(nèi)容包括證章存放位置、保管人員交接記錄、證章使用登記等。3.如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理，并報告公司領(lǐng)導。六、證章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務終止等原因，證章需要停用的，由行政部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后辦理停用手續(xù)。2.停用的證章應及時收回，并交行政部門統(tǒng)一保管。（二）銷毀1.對于已停用且不再使用的證章，行政部門應填寫《證章銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后進行銷毀。2.證章銷毀應采用適當?shù)姆绞?，如粉碎、熔化等，確保證章無法恢復使用。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由行政部門留存相關(guān)資料。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對證章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.證章的刻制、領(lǐng)取、發(fā)放、使用、保管、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.證章使用審批手續(xù)是否齊全，使用登記是否規(guī)范。3.證章保管是否安全，有無丟失、被盜、損壞等情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反證章管理制度的行為，行政部門應及時進行調(diào)查，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處理。2.情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令改正等處理；情節(jié)嚴重的，給予警告、罰款、辭退等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。八、附則（一）解釋權(quán)本制