幼兒園集團(tuán)檔案管理制度VIP

幼兒園集團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園集團(tuán)總部及下屬各幼兒園、分園。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園集團(tuán)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園集團(tuán)檔案由集團(tuán)總部檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各下屬單位應(yīng)積極配合，確保檔案的完整與安全。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映幼兒園集團(tuán)的各項(xiàng)工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理幼兒園集團(tuán)在不同階段、不同領(lǐng)域形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門幼兒園集團(tuán)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理集團(tuán)檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善幼兒園集團(tuán)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、歸還等服務(wù)工作，做好相關(guān)記錄。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。7.對(duì)下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期將整理好的檔案移交至集團(tuán)檔案管理部門。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、積累，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門文件材料進(jìn)行初步分類、整理，編制簡易目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交至集團(tuán)檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助集團(tuán)檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.幼兒園集團(tuán)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.各部門的工作文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教案、教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生檔案等。4.幼兒園的招生、教學(xué)、科研、師資隊(duì)伍建設(shè)、后勤管理等方面的文件材料。5.幼兒園舉辦的各類活動(dòng)的方案、總結(jié)、照片、視頻等資料。6.幼兒園與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。7.教職工的個(gè)人檔案，包括入職材料、考核材料、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集上來。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、后勤管理類、教師業(yè)務(wù)類、特殊載體類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映幼兒園集團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映幼兒園集團(tuán)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（三）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列，不同類檔案之間應(yīng)保持一定的間隔。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.幼兒園集團(tuán)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意（如需集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，還需報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.幼兒園集團(tuán)內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門借閱。2.借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位借閱檔案，一般不予辦理。如因特殊情況確需借閱的，需持有單位介紹信，并經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意（如需集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，還需報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。3.檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱時(shí)間、借閱期限、借閱人姓名、所在部門、檔案名稱及編號(hào)等內(nèi)容。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。4.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、特殊載體檔案管理（一）聲像檔案管理1.聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行收集、整理、編目和保管。2.照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息；錄音帶、錄像帶應(yīng)注明錄制內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。3.聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，防止磁帶變形、發(fā)霉等情況發(fā)生。4.聲像檔案的查閱、借閱等管理與紙質(zhì)檔案相同。（二）電子檔案管理1.電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的文件材料，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。2.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.建立電子檔案