培訓機構(gòu)電子文件管理制度VIP

培訓機構(gòu)電子文件管理制度一、總則（一）目的為加強培訓機構(gòu)電子文件的管理，確保電子文件的真實、完整、有效和安全，提高工作效率，結(jié)合本培訓機構(gòu)實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓機構(gòu)各部門在工作中形成的電子文件的管理。（三）定義1.電子文件：指各部門在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.電子檔案：具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：電子文件的管理工作由培訓機構(gòu)綜合管理部門統(tǒng)一負責，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則：對電子文件從形成、處理、傳輸、存儲到利用的全過程進行管理，確保電子文件的完整性和有效性。3.便于利用原則：充分考慮電子文件的特點，建立科學合理的分類體系和檢索工具，方便用戶查詢和利用電子文件。4.安全保密原則：采取有效的安全保密措施，確保電子文件的信息安全，防止電子文件的丟失、損壞和泄密。二、電子文件的形成與收集（一）形成要求1.各部門應按照工作流程和規(guī)范，及時形成電子文件。電子文件應內(nèi)容真實、表述準確、格式規(guī)范，符合國家有關(guān)標準和本培訓機構(gòu)的實際情況。2.電子文件的形成應遵循紙質(zhì)文件與電子文件同步生成的原則，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（二）收集范圍1.反映培訓機構(gòu)各項工作活動的文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復、合同、協(xié)議等。2.各類培訓資料，如教學大綱、教案、課件、學員名單等。3.財務(wù)文件，如預算、決算、報表等。4.人事文件，如員工檔案、考勤記錄、績效考核等。5.其他具有保存價值的電子文件。（三）收集職責1.各部門負責本部門電子文件的收集工作，指定專人負責定期將本部門形成的電子文件收集齊全，并進行初步整理。2.對于跨部門形成的電子文件，由主辦部門負責收集，并及時通知相關(guān)部門提供電子文件。三、電子文件的整理與分類（一）整理要求1.收集后的電子文件應進行及時整理，確保文件的完整性和準確性。2.對電子文件的文件名、文件格式、文件大小、文件日期等信息進行核對和修正，使其符合規(guī)范要求。3.去除電子文件中的重復信息和無用信息，提高文件的質(zhì)量。（二）分類方法1.按照培訓機構(gòu)的職能部門進行分類，如教學部門、行政部門、財務(wù)部門、人事部門等。2.在每個職能部門下，再按照文件的類型進行細分，如教學文件、行政文件、財務(wù)文件、人事文件等。3.對于一些重要的項目文件或?qū)ｍ椆ぷ魑募?，可以單獨設(shè)立類別進行管理。（三）編號規(guī)則1.電子文件的編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識別和管理。2.編號由部門代碼、年份、月份、流水號等組成，具體格式為：[部門代碼][年份][月份][流水號]。3.部門代碼由綜合管理部門統(tǒng)一規(guī)定，如教學部門為“JX”，行政部門為“XZ”，財務(wù)部門為“CW”，人事部門為“RS”等。四、電子文件的存儲與保管（一）存儲方式1.電子文件應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等。2.對于重要的電子文件，應進行備份存儲，備份存儲設(shè)備應與主存儲設(shè)備分開存放，并定期進行數(shù)據(jù)校驗，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.存儲設(shè)備應定期進行維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行，防止因設(shè)備故障導致電子文件丟失或損壞。（二）保管環(huán)境1.電子文件的保管環(huán)境應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合設(shè)備要求。2.應采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保電子文件的安全。3.對于存儲電子文件的服務(wù)器等設(shè)備，應設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）保管期限1.電子文件的保管期限應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本培訓機構(gòu)的實際情況確定，一般分為永久、長期和短期。2.永久保管的電子文件包括培訓機構(gòu)的重要規(guī)章制度、歷史檔案、重大項目文件等。3.長期保管的電子文件包括培訓機構(gòu)的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的電子文件包括培訓機構(gòu)的臨時性文件、日常工作文件等，保管期限一般為1年至5年。（四）鑒定與銷毀1.綜合管理部門應定期對電子文件進行鑒定，確定文件的保管期限和價值。2.對于已超過保管期限且無保存價值的電子文件，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.銷毀電子文件時，應采用安全可靠的方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀文件清單等。五、電子文件的利用與共享（一）利用權(quán)限1.各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可以查閱和利用本部門及相關(guān)部門的電子文件。2.對于涉及培訓機構(gòu)機密的電子文件，應嚴格按照保密制度進行管理，限制查閱和利用范圍。3.查閱和利用電子文件時，應遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、刪除或傳播電子文件。（二）共享方式1.建立電子文件共享平臺，各部門可以將本部門的電子文件上傳至共享平臺，供其他部門查閱和利用。2.對于一些需要共享的電子文件，可以通過電子郵件、即時通訊工具等方式進行傳輸，但應確保文件的安全和保密。3.在共享電子文件時，應明確文件的共享范圍和使用權(quán)限，避免文件的濫用和泄密。（三）利用記錄1.對電子文件的利用情況應進行記錄，包括利用時間、利用部門、利用人員、利用內(nèi)容等。2.利用記錄應保存一定期限，以便于查詢和統(tǒng)計分析。六、電子文件的安全與保密（一）安全措施1.建立健全電子文件安全管理制度，加強對電子文件存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等的安全管理。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對電子文件的訪問進行權(quán)限控制，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作電子文件。4.定期對電子文件進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在異地，以防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保密要求1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和本培訓機構(gòu)的保密制度，加強對電子文件的保密管理。2.對涉及培訓機構(gòu)機密的電子文件，應進行加密存儲和傳輸，并采取嚴格的訪問控制措施。3.在處理和利用電子文件時，應注意保護文件的保密性，不得擅自泄露文件內(nèi)容。4.對于離崗人員，應及時收回其訪問電子文件的權(quán)限，并對其使用過的電子文件進行清理和檢查，防止文件泄密。七、電子文件管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.綜合管理部門負責對本培訓機構(gòu)電子文件管理工作進行監(jiān)督和檢查，確保電子文件管理制度的有效執(zhí)行。2.各部門應配合綜合管理部門的監(jiān)督檢查工作，及時提供相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.電子文件的形成、收集、整理、存儲、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求。2.電子文件的安全保密措施是否落實到位，是否存在安全隱患和泄密風險。3.電子文件管理工作的執(zhí)行情況和效果，是否存在問題和不足之處。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年定期對各部門的電子文件管理工作進行檢查，檢查結(jié)果進行通報。2.不定期抽查：綜合管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門的電子文件管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對電子文件管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，