公司財(cái)務(wù)部用章管理制度

公司財(cái)務(wù)部用章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)部印章的管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財(cái)務(wù)部各類印章的刻制、保管、使用、廢止等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.明確責(zé)任原則：印章管理實(shí)行“誰(shuí)保管、誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，確保印章使用的安全性和可追溯性。2.規(guī)范流程原則：嚴(yán)格規(guī)范印章使用的申請(qǐng)、審批、登記等流程，防止印章濫用。3.安全保密原則：加強(qiáng)印章保管的安全措施，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或私自攜帶外出。二、印章種類及用途（一）財(cái)務(wù)專用章1.用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算票據(jù)（如支票、匯票等）的簽章。2.在與銀行等金融機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)時(shí)，作為財(cái)務(wù)事項(xiàng)確認(rèn)的有效印鑒。（二）發(fā)票專用章用于公司開具各類發(fā)票時(shí)的蓋章確認(rèn)，是發(fā)票有效的重要標(biāo)識(shí)。（三）法人章1.在辦理重要財(cái)務(wù)文件、合同等需要法定代表人簽字確認(rèn)的事項(xiàng)時(shí)，作為法定代表人的個(gè)人印鑒使用。2.配合財(cái)務(wù)專用章用于銀行預(yù)留印鑒，保障資金收付安全。三、印章的刻制（一）申請(qǐng)1.因工作需要刻制印章時(shí)，由財(cái)務(wù)部提出書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明印章名稱、用途、樣式等內(nèi)容。2.申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。（二）刻制1.經(jīng)批準(zhǔn)后，由公司行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.刻制過程中，財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，確保印章樣式符合公司要求，且刻制質(zhì)量合格。（三）備案印章刻制完成后，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)將印章的樣式、啟用時(shí)間等信息報(bào)公司行政部門備案，并留存印章印模。同時(shí)，將印章印模交公司檔案室一份，以備查閱。四、印章的保管（一）保管人員1.財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部指定專人保管，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)經(jīng)理或其授權(quán)的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)。2.發(fā)票專用章由負(fù)責(zé)發(fā)票開具與管理的財(cái)務(wù)人員保管。3.法人章由公司法定代表人或其授權(quán)的專人保管，一般情況下由法定代表人自行保管，特殊情況需授權(quán)他人保管時(shí)，應(yīng)辦理書面授權(quán)手續(xù)。（二）保管要求1.印章保管人員應(yīng)配備專用的保險(xiǎn)柜或保管箱，將印章存放于安全、保密的位置，確保印章存放環(huán)境安全，防止印章被盜用、丟失或私自攜帶外出。2.印章保管人員不得將印章隨意放置或交予他人代管，因特殊原因需要臨時(shí)交接時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并在交接記錄上注明交接時(shí)間、交接事項(xiàng)、交接雙方等信息。3.印章保管人員應(yīng)定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、印章的使用（一）使用范圍1.財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算票據(jù)、財(cái)務(wù)文件、與銀行等金融機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)往來等相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)的簽章。2.發(fā)票專用章僅用于公司開具各類發(fā)票時(shí)的蓋章確認(rèn)。3.法人章用于辦理需要法定代表人簽字確認(rèn)的重要財(cái)務(wù)文件、合同等事項(xiàng)。（二）使用流程1.申請(qǐng)印章使用人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、用章內(nèi)容、用章時(shí)間、用章份數(shù)等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)用章事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性。2.審批《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于涉及重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)或金額較大的用章申請(qǐng)，還需報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.登記印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用章日期、用章內(nèi)容、用章人、審批人等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。4.用章印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《印章使用申請(qǐng)表》上的內(nèi)容進(jìn)行用章操作，確保用章位置準(zhǔn)確、清晰。用章過程中，印章保管人員不得擅自更改用章內(nèi)容或擴(kuò)大用章范圍。5.蓋章后處理用章完成后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)將印章歸位保管，并在《印章使用申請(qǐng)表》上加蓋“已用章”戳記。對(duì)于涉及多份文件的用章事項(xiàng)，應(yīng)確保每份文件都加蓋清晰、完整的印章。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況（如銀行票據(jù)到期需立即蓋章等）無法按正常流程審批時(shí)，印章使用人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用章，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于異地辦理業(yè)務(wù)需要使用印章的情況，應(yīng)通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式將印章送至指定地點(diǎn)，并確保印章在傳遞過程中的安全。同時(shí)，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括郵寄單號(hào)、送達(dá)時(shí)間等信息。六、印章的廢止（一）廢止情形1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原印章不再使用的。2.印章?lián)p壞無法正常使用的。3.其他需要廢止印章的情形。（二）廢止流程1.由財(cái)務(wù)部提出印章廢止申請(qǐng)，詳細(xì)說明廢止原因、廢止印章名稱等內(nèi)容。2.申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)廢止的印章，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一封存保管，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章廢止公告。4.印章廢止后，應(yīng)及時(shí)將廢止印章的印模交公司檔案室存檔，并在公司行政部門備案。（三）廢止印章處理1.對(duì)于廢止的印章，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如切割、粉碎等，確保印章無法再被使用。2.銷毀過程應(yīng)由財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。銷毀記錄應(yīng)留存?zhèn)洳?。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)部印章的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，包括印章的保管、使用、廢止等環(huán)節(jié)，確保印章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。（二）日常檢查財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)印章保管人員的工作進(jìn)行檢查，查看印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因違規(guī)用章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償