公司五個印章管理制度

公司五個印章管理制度總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司行政章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、業(yè)務(wù)專用章（以下統(tǒng)稱“五個印章”）的管理。印章定義1.行政章：用于公司各類文件、通知、報告、證明等行政事務(wù)的蓋章。2.合同專用章：專門用于簽訂公司各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：代表公司法定代表人的個人印鑒，用于特定的財務(wù)和法律文件簽署。5.業(yè)務(wù)專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件蓋章，如銷售業(yè)務(wù)章、采購業(yè)務(wù)章等。印章的刻制與啟用印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，統(tǒng)一安排到公安機關(guān)指定的正規(guī)刻章單位進行刻制?？陶聠挝槐仨毦邆浜戏ㄙY質(zhì)，確保印章質(zhì)量和安全性。3.刻制完成的印章，由行政部門負責領(lǐng)取，并進行登記備案。登記內(nèi)容包括印章名稱、規(guī)格、編號、刻制日期、領(lǐng)取人等信息。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門需填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、啟用范圍等內(nèi)容，并附上印章印模。2.《印章啟用申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，行政部門負責將印章啟用信息通知相關(guān)部門和人員。3.印章啟用后，原印章如有需要廢止，由行政部門填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因和日期，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，將廢止印章交行政部門封存保管。印章的保管保管原則1.實行專人專管制度，確保印章安全存放，防止丟失、被盜用或濫用。2.印章保管人員必須具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規(guī)定。保管職責1.行政章保管：由行政部門指定專人負責保管。保管人員應(yīng)妥善保管行政章，確保其存放安全，并按照規(guī)定的使用流程進行蓋章操作。2.合同專用章保管：由公司法務(wù)部門或合同管理部門指定專人保管。保管人員負責審核合同文件的合法性和完整性，在確認無誤后加蓋合同專用章。3.財務(wù)專用章保管：由公司財務(wù)部門指定專人保管。保管人員嚴格按照財務(wù)制度使用財務(wù)專用章，確保財務(wù)資金收付的準確性和安全性。4.法人章保管：由公司法定代表人或其授權(quán)的專人保管。法人章的使用必須經(jīng)過嚴格的審批程序，確保用于合法合規(guī)的業(yè)務(wù)。5.業(yè)務(wù)專用章保管：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。保管人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用業(yè)務(wù)專用章，并做好使用記錄。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，鑰匙由保管人員專人負責保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。2.印章保管場所應(yīng)保持清潔、干燥，防止印章受潮、生銹或損壞。3.如遇節(jié)假日或特殊情況，印章保管人員需將印章交上級領(lǐng)導或指定的臨時保管人員代為保管，并辦理交接手續(xù)。印章的使用使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用部門或個人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、蓋章份數(shù)、使用日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.審核：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和審批權(quán)限，分別提交相關(guān)領(lǐng)導進行審核。一般性行政事務(wù)用印，由行政部門負責人審核。涉及合同簽訂、財務(wù)收支等重要事項用印，需經(jīng)法務(wù)部門、財務(wù)部門審核，并報公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。涉及公司重大決策、對外投資、融資等事項用印，需經(jīng)公司董事會或股東會審議通過。3.蓋章：印章保管人員在審核通過后，按照《印章使用申請表》上的內(nèi)容進行蓋章操作。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。4.登記：印章使用后，保管人員應(yīng)及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印事項、文件名稱、文號、蓋章份數(shù)、使用部門或個人、審核人、蓋章人等信息。使用范圍1.行政章使用范圍：公司各類文件、通知、報告、證明等行政事務(wù)。以公司名義對外發(fā)送的信函、郵件、傳真等。公司內(nèi)部會議紀要、工作匯報等文件。其他需要加蓋行政章的事項。2.合同專用章使用范圍：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等具有法律效力的文件。經(jīng)公司授權(quán)代表簽訂的對外經(jīng)濟合同。其他涉及公司合同業(yè)務(wù)的文件。3.財務(wù)專用章使用范圍：公司財務(wù)結(jié)算票據(jù)，如支票、匯票、本票等。財務(wù)報表、財務(wù)審計報告等財務(wù)文件。與財務(wù)收支相關(guān)的各類憑證、單據(jù)等。其他財務(wù)制度規(guī)定需要加蓋財務(wù)專用章的事項。4.法人章使用范圍：公司法定代表人簽署的重要文件、合同、協(xié)議等。財務(wù)票據(jù)上法定代表人的簽章。其他需要法定代表人簽字或蓋章的法律文件。5.業(yè)務(wù)專用章使用范圍：銷售業(yè)務(wù)章用于銷售合同、銷售訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等銷售業(yè)務(wù)文件。采購業(yè)務(wù)章用于采購合同、采購訂單、收貨單等采購業(yè)務(wù)文件。其他特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件蓋章，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定。使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如有特殊情況需要提前蓋章，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并在蓋章后對文件內(nèi)容進行嚴格審核。2.印章使用必須嚴格按照規(guī)定的使用范圍和審批流程進行，不得擅自擴大使用范圍或超越審批權(quán)限蓋章。3.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時委托他人蓋章，必須經(jīng)印章保管人員同意，并在現(xiàn)場監(jiān)督蓋章過程。印章的停用與銷毀停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，說明停用原因和日期，并附上印章印模。2.《印章停用申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，行政部門負責將印章停用信息通知相關(guān)部門和人員，并收回停用印章。銷毀1.對于停用的印章，由行政部門負責組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導審批。2.印章銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。3.銷毀后的印章應(yīng)妥善保存相關(guān)記錄，以備查閱。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負責定期對印章管理情況進行檢查和監(jiān)督，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組有權(quán)對印章保管、使用情況進行抽查，查閱相關(guān)文件和記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，是否按照規(guī)定存放在保險柜或保管箱內(nèi)。2.印章使用流程是否規(guī)范，是否按照規(guī)定填寫《印章使用申請表》，并經(jīng)審核批準后蓋章。3.印章使用范圍是否符合規(guī)定，有無擅自擴大使用范圍或違規(guī)蓋章的情況。4.《印章使用登記簿》記錄是否完整、準確，是否與實際用印情況一致。5.印章停用與銷毀是否按照規(guī)定程序進行，相關(guān)記錄是否妥善保存。違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因印章保管不