社工室物資管理制度

社工室物資管理制度一、總則（一）目的為加強社工室物資管理，規(guī)范物資采購、使用、保管等行為，確保物資合理配置與有效利用，保障社工室各項工作順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社工室所有物資的管理，包括但不限于辦公設備、辦公用品、活動物資、專業(yè)工具等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)工作實際需求，合理安排物資采購，避免浪費。2.勤儉節(jié)約原則：倡導節(jié)約使用物資，降低成本，提高物資使用效率。3.規(guī)范管理原則：建立健全物資管理制度，明確各環(huán)節(jié)職責，確保物資管理工作規(guī)范有序。4.責任追究原則：對物資管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關人員責任。二、物資采購管理（一）采購計劃1.各部門應于每月末根據(jù)下月工作安排，制定物資需求計劃，詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至社工室負責人審核。2.社工室負責人結(jié)合各部門需求及實際庫存情況，綜合平衡后編制月度物資采購計劃。對于臨時性、緊急性物資需求，可隨時提交采購申請，但需說明原因及預計使用時間。（二）采購流程1.采購申請：各部門按照審批通過的采購計劃，填寫《物資采購申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、申請理由等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人簽字后提交至社工室負責人審批。2.審批：社工室負責人對采購申請進行審核，重點審核采購必要性、預算合理性等。對于金額較大或重要物資的采購申請，需提交至上級領導審批。3.采購實施：經(jīng)審批通過的采購申請，由指定的采購人員負責實施采購。采購人員應通過多種渠道進行詢價、比價，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商進行采購。在采購過程中，應嚴格按照采購合同約定執(zhí)行，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。4.驗收：物資到貨后，采購人員應及時通知相關部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同及相關標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行仔細核對。對于驗收合格的物資，填寫《物資驗收單》；對于驗收不合格的物資，應及時與供應商溝通協(xié)商退換貨事宜，并做好記錄。（三）采購權(quán)限1.日常辦公用品、小額物資采購，由社工室負責人審批后，采購人員自行采購。2.金額在[X]元以上至[X]元的物資采購，需經(jīng)社工室負責人審核，上級領導審批后實施采購。3.金額在[X]元以上的重大物資采購，應通過招標、競爭性談判等方式進行，并報上級領導批準。（四）采購合同管理1.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務、物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購合同簽訂后，采購人員應及時將合同副本提交至社工室負責人及財務部門備案。3.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生變更或解除合同的情況，采購人員應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關補充協(xié)議或解除合同協(xié)議，同時將變更或解除情況告知社工室負責人及財務部門。三、物資使用管理（一）領用制度1.各部門設立物資管理員，負責本部門物資的領用、發(fā)放及登記工作。2.物資領用人員應填寫《物資領用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字后到物資管理員處領取物資。3.物資管理員根據(jù)審批后的《物資領用申請表》發(fā)放物資，并做好詳細記錄，包括領用時間、領用人、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等。4.對于貴重物資、限量物資的領用，應嚴格控制，經(jīng)特殊審批后方可領用。（二）使用規(guī)范1.物資使用人員應按照物資使用說明及操作規(guī)程正確使用物資，不得擅自改變物資用途或違規(guī)操作。2.在物資使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物資損壞或出現(xiàn)故障，應及時報告物資管理員，并填寫《物資維修申請表》。物資管理員核實情況后，聯(lián)系相關維修人員進行維修。3.對于因使用不當造成物資損壞的，由使用人員照價賠償。（三）借用管理1.因工作需要借用物資的，借用人員應填寫《物資借用申請表》，注明借用物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用時間、借用理由等信息，經(jīng)部門負責人簽字后到物資管理員處辦理借用手續(xù)。2.物資管理員應對借用申請進行審核，對于符合借用條件的，辦理借用登記，并告知借用人員借用期限及歸還要求。3.借用人員應在規(guī)定時間內(nèi)歸還借用物資，如因特殊原因需要延長借用期限的，應提前向物資管理員申請并經(jīng)批準。4.借用人員在借用期間應妥善保管借用物資，如有損壞或丟失，應照價賠償。四、物資保管管理（一）倉庫管理1.社工室設立物資倉庫，指定專人負責倉庫管理工作。倉庫管理人員應具備物資管理相關知識和技能，熟悉物資保管要求。2.倉庫應保持整潔、通風良好，物資應分類存放，標識清晰，便于查找和盤點。3.倉庫管理人員應建立物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫時間、領用人、采購人等信息。物資臺賬應定期與財務賬目進行核對，確保賬物相符。4.倉庫管理人員應定期對物資進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點結(jié)束后，編制《物資盤點表》，對盤點結(jié)果進行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因并進行處理。（二）庫存控制1.倉庫管理人員應根據(jù)物資庫存情況及采購周期，合理控制物資庫存數(shù)量，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象發(fā)生。2.對于長期積壓、閑置或已損壞無法使用的物資，倉庫管理人員應及時清理，并填寫《物資報廢申請表》，經(jīng)相關部門審核批準后進行報廢處理。3.報廢物資處理應遵循相關規(guī)定，可采用變賣、捐贈等方式進行處理，處理收入應及時上繳財務部門。五、物資盤點管理（一）盤點計劃1.社工室應制定年度物資盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等內(nèi)容。盤點計劃應提前通知各部門，以便做好準備工作。2.盤點計劃應根據(jù)實際情況進行調(diào)整，如遇機構(gòu)變動、物資管理政策變化等情況，應及時組織盤點。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃，對物資進行逐一清點、核對。盤點過程中，應認真記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，如賬物不符、物資損壞等，應及時查明原因，并填寫《物資盤點差異表》。（三）盤點結(jié)果處理1.盤點結(jié)束后，盤點人員應根據(jù)盤點結(jié)果編制《物資盤點報告》，詳細說明盤點情況、差異原因及處理建議。2.對于賬物不符的情況，應按照以下原則進行處理：如為盤盈，應查明原因，經(jīng)批準后調(diào)整賬目。如為盤虧，應查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準后核銷；屬于人為原因造成的，由責任人照價賠償。3.物資盤點報告經(jīng)審核批準后，作為調(diào)整物資賬目及追究相關人員責任的依據(jù)。六、物資報廢管理（一）報廢條件1.已超過使用年限且無法正常使用的物資。2.因技術(shù)更新、設備升級等原因，已被淘汰或不再適用的物資。3.因自然災害、意外事故等原因造成損壞且無法修復的物資。4.其他符合報廢條件的物資。（二）報廢申請1.物資使用部門或倉庫管理人員發(fā)現(xiàn)物資符合報廢條件時，應填寫《物資報廢申請表》，詳細說明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交至社工室負責人審核。2.社工室負責人對報廢申請進行審核，重點審核報廢原因是否合理、物資是否確實無法使用等。對于金額較大或重要物資的報廢申請，需提交至上級領導審批。（三）報廢審批1.經(jīng)審核通過的報廢申請，由社工室負責人簽署意見后提交至上級領導審批。上級領導應根據(jù)實際情況進行審批，對于符合報廢條件的物資予以批準。2.報廢申請經(jīng)批準后，方可進行報廢處理。（四）報廢處理1.物資報廢處理應遵循相關規(guī)定，可采用變賣、捐贈等方式進行處理。對于有環(huán)保要求的物資，應按照環(huán)保規(guī)定進行處理。2.報廢物資處理過程中，應做好記錄，包括處理時間、處理方式、處理收入等信息。處理收入應及時上繳財務部門，納入單位統(tǒng)一核算。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.社工室應定期對物資管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、物資使用情況、倉庫管理情況、盤點情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立物資管理考核評價機制，對各部門及物資管理人員的物資管理工作進行考核評價。考核評價指標包括物資采購及時性、物資使用合理性、物資保