公司行政部證照管理制度VIP

公司行政部證照管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照管理，規(guī)范證照的申請(qǐng)、審批、保管、使用、年檢、變更、注銷等流程，保障公司證照的安全與正常使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部負(fù)責(zé)保管和使用的各類證照，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、許可證、榮譽(yù)證書等。（三）職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)公司證照的統(tǒng)一管理，建立證照管理臺(tái)賬，記錄證照的基本信息、領(lǐng)取時(shí)間、有效期、年檢情況等。按照規(guī)定的流程辦理證照的申請(qǐng)、審批、領(lǐng)取、保管、使用、年檢、變更、注銷等事項(xiàng)。定期對(duì)證照進(jìn)行盤點(diǎn)，確保證照的安全與完整。協(xié)助其他部門辦理與證照相關(guān)的業(yè)務(wù)。2.相關(guān)部門負(fù)責(zé)提供辦理證照所需的資料和信息，并對(duì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。按照規(guī)定的流程使用證照，并在使用后及時(shí)歸還行政部。配合行政部做好證照的年檢、變更、注銷等工作。二、證照的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)1.各部門因工作需要申請(qǐng)辦理證照時(shí)，應(yīng)填寫《證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)證照的名稱、用途、所需資料等信息，并提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。2.申請(qǐng)資料應(yīng)包括但不限于：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、申請(qǐng)書、相關(guān)證明材料等。（二）審批1.《證照申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部審核。2.行政部對(duì)申請(qǐng)資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后由行政部負(fù)責(zé)辦理證照申請(qǐng)手續(xù)。三、證照的領(lǐng)取與保管（一）領(lǐng)取1.行政部負(fù)責(zé)證照的領(lǐng)取工作，領(lǐng)取時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)證照的名稱、號(hào)碼、有效期等信息，確保證照的準(zhǔn)確性。2.領(lǐng)取證照后，行政部應(yīng)及時(shí)在證照管理臺(tái)賬上登記領(lǐng)取時(shí)間、有效期等信息，并將證照妥善保管。（二）保管1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的證照保管柜，將證照分類存放，確保證照的安全與完整。2.證照保管柜應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如門鎖、密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備等，防止證照被盜、丟失或損壞。3.行政部應(yīng)定期對(duì)證照進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)證照丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、證照的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部因工作需要使用證照時(shí)，應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息，并提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。2.證照的使用范圍包括但不限于：對(duì)外簽訂合同、辦理業(yè)務(wù)、參加會(huì)議、招投標(biāo)等。（二）審批1.《證照使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部審核。2.行政部對(duì)申請(qǐng)資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后由行政部負(fù)責(zé)提供證照，并做好使用登記。（三）使用登記1.行政部應(yīng)建立證照使用登記臺(tái)賬，記錄證照的使用時(shí)間、用途、使用人、歸還時(shí)間等信息。2.使用人在使用證照后，應(yīng)及時(shí)歸還行政部，并在登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。3.行政部應(yīng)定期對(duì)證照使用登記臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。（四）使用要求1.使用人應(yīng)妥善保管證照，不得轉(zhuǎn)借、出租、抵押或擅自涂改證照。2.使用人在使用證照過程中，如發(fā)現(xiàn)證照有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.使用人在使用證照后，應(yīng)及時(shí)將證照歸還行政部，不得擅自留存。五、證照的年檢、變更與注銷（一）年檢1.行政部應(yīng)定期關(guān)注證照的年檢信息，提前做好年檢準(zhǔn)備工作。2.各部門應(yīng)按照行政部的要求，及時(shí)提供年檢所需的資料和信息。3.行政部負(fù)責(zé)辦理證照的年檢手續(xù)，確保證照在有效期內(nèi)使用。（二）變更1.當(dāng)公司的名稱、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍、地址等信息發(fā)生變更時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)辦理證照的變更手續(xù)。2.變更手續(xù)辦理前，行政部應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)、審批，并準(zhǔn)備好相關(guān)的變更資料。3.行政部負(fù)責(zé)辦理證照的變更手續(xù)，確保變更后的證照信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）注銷1.當(dāng)公司不再需要使用某類證照時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)辦理證照的注銷手續(xù)。2.注銷手續(xù)辦理前，行政部應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)、審批，并準(zhǔn)備好相關(guān)的注銷資料。3.行政部負(fù)責(zé)辦理證照的注銷手續(xù)，確保注銷后的證照不再被使用。六、證照的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，使用人應(yīng)立即報(bào)告行政部，并提供相關(guān)的證明材料。2.行政部應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門掛失，并按照規(guī)定的流程辦理補(bǔ)辦手續(xù)。（二）補(bǔ)辦1.行政部負(fù)責(zé)收集補(bǔ)辦證照所需的資料和信息，并填寫《證照補(bǔ)辦申請(qǐng)表》。2.《證照補(bǔ)辦申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部負(fù)責(zé)辦理補(bǔ)辦手續(xù)。3.補(bǔ)辦證照所需的費(fèi)用由公司承擔(dān)。七、證照的保密管理（一）保密責(zé)任1.公司所有員工都有保守公司證照秘密的義務(wù)，不得向任何無(wú)關(guān)人員泄露證照的相關(guān)信息。2.行政部負(fù)責(zé)對(duì)證照的保密工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保證照信息的安全。（二）保密措施1.行政部應(yīng)將證照存放在安全保密的場(chǎng)所，限制無(wú)關(guān)人員的接觸。2.在使用證照過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人傳遞等。3.如因工作需要對(duì)外提供證照信息，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，并簽訂保密協(xié)議。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)證照管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。2.行政部負(fù)責(zé)對(duì)各部門證照使用情況進(jìn)行定期檢查。（二）檢查內(nèi)容1.證照的申請(qǐng)、審批、領(lǐng)取、保管、使用、年檢、變更、注銷等流程是否符合規(guī)定。2.證照的使用登記臺(tái)賬是否真實(shí)、完整。3.證照的保管是否安全、妥善。（三）問題處理1.如發(fā)現(xiàn)證照管理制度執(zhí)行過程中