公司打印功能區(qū)管理制度VIP

公司打印功能區(qū)管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司打印功能區(qū)的使用，提高辦公效率，節(jié)約辦公資源，確保打印設(shè)備的正常運(yùn)行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則遵循節(jié)約、高效、規(guī)范的原則，倡導(dǎo)員工合理使用打印功能區(qū)資源，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。打印設(shè)備管理1.設(shè)備配置根據(jù)公司辦公需求，合理配置打印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。設(shè)備的選型應(yīng)綜合考慮性能、價(jià)格、耗材成本等因素。2.設(shè)備采購(gòu)由行政部門負(fù)責(zé)打印設(shè)備的采購(gòu)工作。采購(gòu)前應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、性價(jià)比高的產(chǎn)品。采購(gòu)?fù)瓿珊螅瑧?yīng)及時(shí)辦理設(shè)備驗(yàn)收手續(xù)，確保設(shè)備符合要求。3.設(shè)備登記行政部門應(yīng)對(duì)每臺(tái)打印設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，包括設(shè)備型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門、維護(hù)記錄等信息。建立設(shè)備檔案，便于管理和查詢。4.設(shè)備維護(hù)定期對(duì)打印設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。維護(hù)內(nèi)容包括清潔設(shè)備、更換耗材、檢查設(shè)備性能等。設(shè)立設(shè)備維護(hù)責(zé)任人，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)和簡(jiǎn)單故障排除。對(duì)于復(fù)雜故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。建立設(shè)備維修記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備故障原因、維修時(shí)間、維修內(nèi)容等信息。打印耗材管理1.耗材采購(gòu)行政部門負(fù)責(zé)打印耗材的統(tǒng)一采購(gòu)工作。采購(gòu)前應(yīng)根據(jù)設(shè)備使用情況和庫(kù)存情況，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的耗材供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立耗材采購(gòu)臺(tái)賬，記錄耗材的采購(gòu)日期、供應(yīng)商名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等信息。2.耗材庫(kù)存管理設(shè)立專門的耗材倉(cāng)庫(kù)，對(duì)采購(gòu)回來(lái)的耗材進(jìn)行分類存放。建立耗材庫(kù)存臺(tái)賬，記錄耗材的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息。定期對(duì)耗材庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于庫(kù)存不足的耗材，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員進(jìn)行補(bǔ)貨。3.耗材領(lǐng)用員工因工作需要領(lǐng)用打印耗材時(shí)，應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取。行政部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表發(fā)放耗材，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況。嚴(yán)格控制耗材的領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的耗材，如硒鼓、墨盒等，鼓勵(lì)員工進(jìn)行回收再利用。打印使用規(guī)范1.打印申請(qǐng)員工需要打印文件時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行必要的排版和校對(duì)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤后，再提交打印申請(qǐng)。填寫《打印申請(qǐng)表》，注明打印文件的名稱、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、打印要求等信息。對(duì)于緊急文件，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明“緊急”字樣。將填寫好的申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，合理控制打印份數(shù)。2.打印流程員工將審批通過(guò)的《打印申請(qǐng)表》交給行政部門打印人員。打印人員根據(jù)申請(qǐng)表上的要求進(jìn)行打印，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。打印完成后，打印人員應(yīng)及時(shí)通知員工領(lǐng)取文件。員工領(lǐng)取文件時(shí)，應(yīng)在《打印申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。對(duì)于多聯(lián)打印的文件，打印人員應(yīng)按照要求進(jìn)行套打，確保各聯(lián)內(nèi)容一致。3.雙面打印提倡員工采用雙面打印方式，以節(jié)約紙張資源。在打印申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明“雙面打印”字樣。打印人員在打印時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容合理安排排版，確保雙面打印效果良好。4.彩色打印嚴(yán)格控制彩色打印的使用。因工作需要確需進(jìn)行彩色打印的，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明“彩色打印”字樣，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)。彩色打印的文件應(yīng)盡量控制在必要的范圍內(nèi)，避免不必要的彩色打印。5.打印文件的保存員工打印的文件應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱和使用。對(duì)于重要文件，應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔保存。禁止隨意丟棄打印文件，對(duì)于不再使用的文件，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。復(fù)印機(jī)使用規(guī)范1.復(fù)印申請(qǐng)員工需要復(fù)印文件時(shí)，應(yīng)填寫《復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印文件的名稱、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、復(fù)印要求等信息。將申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審核，合理控制復(fù)印份數(shù)。2.復(fù)印流程員工將審批通過(guò)的申請(qǐng)表交給行政部門復(fù)印人員。復(fù)印人員按照申請(qǐng)表上的要求進(jìn)行復(fù)印，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。復(fù)印完成后，復(fù)印人員應(yīng)及時(shí)通知員工領(lǐng)取復(fù)印件。員工領(lǐng)取復(fù)印件時(shí)，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.多份復(fù)印對(duì)于需要復(fù)印多份的文件，復(fù)印人員應(yīng)采用連續(xù)復(fù)印方式，提高工作效率。在復(fù)印過(guò)程中，應(yīng)注意檢查復(fù)印件的質(zhì)量，確保復(fù)印件清晰可讀。4.特殊復(fù)印要求如需進(jìn)行縮放、拼接、雙面復(fù)印等特殊復(fù)印操作，員工應(yīng)在申請(qǐng)表上注明具體要求。復(fù)印人員應(yīng)按照要求進(jìn)行操作，確保復(fù)印效果符合要求。傳真機(jī)使用規(guī)范1.傳真申請(qǐng)員工需要發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)填寫《傳真申請(qǐng)表》，注明傳真接收方的號(hào)碼、傳真內(nèi)容、傳真頁(yè)數(shù)等信息。將申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審核，確保傳真內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.傳真流程員工將審批通過(guò)的申請(qǐng)表和傳真文件交給行政部門傳真人員。傳真人員按照申請(qǐng)表上的要求進(jìn)行傳真操作，并在申請(qǐng)表上記錄傳真發(fā)送時(shí)間、傳真結(jié)果等信息。在傳真過(guò)程中，應(yīng)注意檢查傳真信號(hào)是否正常，確保傳真文件能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地發(fā)送到接收方。3.接收傳真?zhèn)髡嫒藛T收到傳真后，應(yīng)及時(shí)通知收件人領(lǐng)取傳真文件。收件人領(lǐng)取傳真文件時(shí)，應(yīng)在《傳真登記表》上簽字確認(rèn)。對(duì)于重要的傳真文件，應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔保存。打印功能區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理1.日常清潔員工應(yīng)保持打印功能區(qū)內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，不得在打印設(shè)備上堆放雜物。每天下班前，打印人員應(yīng)對(duì)打印功能區(qū)進(jìn)行清潔，包括清理紙張、擦拭設(shè)備、打掃地面等。2.定期消毒行政部門應(yīng)定期對(duì)打印功能區(qū)進(jìn)行消毒，預(yù)防疾病傳播。消毒工作可委托專業(yè)的清潔公司進(jìn)行，也可由行政部門自行安排人員進(jìn)行。消毒頻率應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，一般每周至少進(jìn)行一次消毒。違規(guī)處理1.浪費(fèi)行為對(duì)于故意浪費(fèi)打印紙張、耗材等資源的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。對(duì)于浪費(fèi)行為嚴(yán)重的員工，將在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并取消其當(dāng)年的評(píng)優(yōu)評(píng)先資格。2.違規(guī)使用未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用打印設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、傳真機(jī)等進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的打印、復(fù)印、傳真操作的，將給予批評(píng)教育，并責(zé)令其改正。對(duì)于多次違規(guī)使用的員工，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。3.設(shè)備損壞因員工操作不當(dāng)導(dǎo)致打印設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、傳真機(jī)等損壞的，員工應(yīng)照價(jià)賠償。對(duì)于故意損壞設(shè)備的行為，將給予嚴(yán)肅處理，除要求賠償設(shè)備損失外，還將視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。監(jiān)督與檢查1.行政部門監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司打印功能區(qū)的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。2.定期檢查公司將定期對(duì)打印功能區(qū)的使用情況進(jìn)行檢查，檢